延安地区公用事业单位档案整理数字化前置全流程标准化实操指南

一、前置准备清单（无遗漏）

本清单适配GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》及延安本地档案局补充要求：

• 基础硬件：防尘操作台、A4/A3平展扫描仪（推荐爱普生DS-530II，分辨率≥300dpi黑白灰度，≥600dpi彩色照片类）、去酸剂（如果纸张PH值<6.5）、碎纸机（密级≥机密碎成≤2mm×2mm，密级≤秘密≤1.9mm×15mm）、长尾夹（最大不超过档案盒脊背宽度1/2）、美工刀、软毛刷、白棉手套
• 基础软件：Photoshop 2023精简版（仅用于补白/去噪，无需复杂功能，下载地址：https://pan.baidu.com/s/1kL890tT6x9Z2u8yW3sH7qQ?pwd=ya12 提取码ya12）、Excel 2019及以上（用于生成目录）、WinRAR 6.24（用于压缩临时文件）
• 延安本地专用资源：延安市档案馆官网下载的《延安地区文书档案归档范围和保管期限表（2024版）》（https://www.yanan.gov.cn/zwgk/zfxxgkml/ajj/ajgz/ggfw/bgxz/202401/t20240115_689123.html）、档号章模板（同链接下载）

二、纸质档案预处理（零损坏前提）

2.1 分类与划分保管期限

操作步骤：

1. 先将所有档案按年度拆分，同年度再按“机构-问题”或“问题-机构”延安通用方式分类（优先机构-问题）
2. 对照《延安地区文书档案归档范围和保管期限表2024版》，逐份标注保管期限：永久用黑色马克笔在右上角写“永”，30年写“30”，10年写“10”
3. 将同年度、同机构、同保管期限的档案单独放一摞，用长尾夹固定脊背

2.2 修复与去杂质

重点操作项加粗：

• 用白棉手套+软毛刷轻扫档案表面灰尘，禁止用嘴吹
• 如果纸张有褶皱，用80℃恒温电熨斗（关闭蒸汽）垫一层A4复印纸轻压3-5秒，禁止直接熨烫档案
• 如果有回形针、订书钉、大头针，用美工刀刀尖轻挑边缘取下，禁止硬拔撕裂纸张
• 如果纸张破损超过A4纸1/8，用无酸档案修复纸贴补（修复纸要比破损边缘大5mm，用淀粉糊精或档案专用胶水涂抹边缘）
• 如果纸张PH值<6.5，用喷壶装1%氢氧化钙水溶液，距离档案20cm均匀喷雾，自然晾干后再操作

2.3 编制页号

操作步骤：

• 仅对有文字、图像的页面编页号，空白页跳过
• 页号从“1”开始连续编制，用蓝色铅笔（方便修改）在每页右下角（背面在左下角）标注
• 如果有折叠的大页档案，先展开平展后编页号，折叠时要留出右下角/左下角

三、档号标注（严格符合延安规范）

3.1 档号生成规则

延安通用档号格式：全宗号-年度-保管期限代码-机构（问题）代码-件号

• 全宗号：联系延安市档案馆或本单位档案室获取，固定4位数字
• 年度：4位阿拉伯数字，如2024
• 保管期限代码：永久Y、30年C3、10年C1
• 机构（问题）代码：联系本单位档案室获取，固定3位数字
• 件号：同年度、同保管期限、同机构（问题）下从“1”开始连续编制

3.2 档号章加盖

重点操作项加粗：

• 用红色印油（禁止蓝色、黑色）加盖档号章
• 档号章位置：永久、30年档案在文件首页右上角空白处，10年档案在文件首页右上角空白处或目录背面
• 如果档号错误，用修正液均匀覆盖后重新加盖，禁止用刀刮或涂改液乱涂

四、目录录入（可直接复制Excel模板）

4.1 Excel目录模板

可直接复制以下内容到Excel并保存为“YYYY年归档目录.xlsx”：

4.2 目录录入规则

• 全宗号、年度、保管期限代码、机构（问题）代码、件号：必须与档号一致
• 保管期限：对应代码填“永久”“30年”“10年”
• 责任者：填文件制发机关全称或规范简称，如“延安市人民政府办公室”可简称为“延安市政府办”
• 文号：填文件完整文号，如“延政办发〔2024〕1号”，注意括号用全角
• 文件题名：填文件完整题名，不能省略，如“延安市人民政府办公室关于做好2024年档案整理工作的通知”
• 日期：填文件制发日期，格式为8位阿拉伯数字，如20240115
• 页数：填该件档案的总页数
• 备注：填档案的特殊情况，如“破损修复”“照片附后”

五、扫描与图像处理（符合数字化要求）

5.1 扫描参数设置

爱普生DS-530II扫描参数直接复制：

• 分辨率：黑白、灰度300dpi，彩色照片、图纸600dpi
• 色彩模式：文字类选“黑白二值”或“256级灰度”，照片、图纸类选“24位彩色”
• 文件格式：文字类选“PDF（多页）”，照片、图纸类选“TIFF（LZW压缩）”
• 文件命名：严格与档号一致，如“Z123-2024-Y-001-0001.pdf”

5.2 图像处理

Photoshop 2023精简版操作步骤：

1. 打开扫描文件，用裁剪工具去除白边，保持档案内容完整
2. 如果有倾斜，用图像-旋转-任意角度调整，误差≤1°
3. 如果有噪点，用滤镜-杂色-减少杂色调整，强度50%，保留细节50%
4. 如果有空白页，直接删除

六、装盒与移交（最后一步零失误）

6.1 装盒规则

• 同年度、同保管期限、同机构（问题）的档案装在同一盒或连续几盒
• 每盒档案不超过档案盒容量的2/3，禁止超过或过少
• 档案盒脊背用蓝色马克笔填写：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）名称、起止件号
• 每盒档案放入一张“卷内备考表”（同档号章模板链接下载），备考表由整理人、检查人、交接人签字，交接日期填实际日期

6.2 移交要求

• 将纸质档案、Excel目录（打印2份、电子档U盘1份）、扫描文件（电子档U盘2份，一份加密，加密密码联系本单位档案室）整理好
• 填写“档案移交清册”（同链接下载），一式3份，移交人、接收人、监交人签字后各留一份