龙岩档案管理软件选对了，行政岗每年能少加3个月班

上周有个新罗区做行政的粉丝找我吐槽。说年底查党建档案，3个铁皮柜翻了3天。还丢了2份离职员工的用工档案，直接被扣了500块绩效。我看她发的照片，桌面上堆的全是纸质档案，手都翻黑了。其实很多龙岩的朋友管档案都这样，要么用本子记借阅记录，要么随便存在云盘里，找的时候全靠运气。这篇文章就给龙岩本地要选档案管理工具的朋友，讲得明明白白，看完你就知道怎么挑、怎么用，省下来的时间摸鱼喝客家汤不好吗？

1 龙岩的朋友选档案管理软件，先卡这2个硬标准

很多人选软件第一看价格，其实这是错的。先卡这两个标准，能帮你避开90%的坑。

1.1 必须能适配本地的档案归档要求

龙岩这边不同行业的归档要求，和外地不一样。比如事业单位的党建档案、国企的人事档案，还有建筑公司的项目档案，本地档案局都有统一的目录要求。

举个例子，之前长汀有个做建材的工厂，买了个外地的网红软件。导出的档案目录不符合龙岩的要求，最后全公司行政加班3天手动改，白花了几千块软件费。

避坑提醒：买之前先拿本地最新的归档要求，让销售给你演示导出效果，完全符合再掏钱。

1.2 必须支持上门培训，售后能随时找到人

很多外地软件的客服都是全国统一的，你遇到问题找他，半天都回不了消息。要是你在永定、上杭这些县城，来回寄资料调试都要一周。

之前武平有个乡镇小学，管学籍档案的阿姨不会操作。找本地服务商，下午就上门教了2小时，阿姨马上就能上手。要是找外地的，只能给你发十几条操作视频，看3天都摸不清门道。

2 龙岩档案管理软件的3个核心功能，必须要有

不用追花里胡哨的功能，这三个是刚需，少一个都别买。

2.1 批量扫码录入功能

你之前手动录一份档案，要填十几项信息，最少要5分钟。有批量扫码功能的话，你把档案二维码贴好，100份档案只要10分钟就能录完。

比如你是龙岩的建筑公司，一个项目就有几百份档案。扫完码系统自动归类到对应目录，不用你手动输名字，省一半的时间。

操作提醒：录入前先把档案按年份分好堆，扫完自动归到对应目录，效率还能再翻一倍。

2.2 权限分级功能

不同的档案对应不同的查看权限，这个功能能帮你省很多麻烦。比如人事档案只有HR能看，财务档案只有财务负责人能调，普通员工看不到敏感内容。

之前连城有个做生鲜贸易的公司，之前用普通云盘存档案。行政不小心把全员的工资表发到了工作大群，闹了好几天的矛盾，还有3个老员工因为薪资不平衡辞了职。用权限分级功能，完全不会出现这种问题。

2.3 借阅留痕功能

之前很多人管借阅，都是拿个本子登记，要么忘登要么写错。有借阅留痕功能，谁调了档案、什么时候借的、什么时候还的，系统自动记下来，不用你手动写。

之前漳平有个国企，丢了一份重要的项目招标档案，查了半个月都找不到是谁借的，最后单位被罚了好几万。要是用这个功能，搜一下档案名字，所有的借阅记录一清二楚。

3 买完软件怎么用？给龙岩朋友的2个落地步骤

很多人买完软件就放着落灰，其实按这两个步骤来，当天就能用上。

3.1 先录常用的存量档案，不用追求一次录完

不用一上来就把十年的老档案全录完，那样你搞半个月都搞不完。先录近2年常用的档案，比如人事的近2年用工档案，行政的近2年资质档案，剩下的慢慢抽时间补就行。

之前新罗区有个做餐饮连锁的公司，12家门店的档案堆了一整个储物间。他们先录最近1年的常用档案，3天就录完了，当天就能用软件查档案，不用再翻柜子。

3.2 每个部门定1个兼职档案员

不用让全公司的人都学软件操作，每个部门找个细心的人，培训1小时就能上手。以后部门的档案都由他来录入上传，你作为总管理员只要定期检查就行，不用你一个人扛所有的活。

其实选龙岩档案管理软件真的没那么复杂，不用追贵的，也不用追功能多的，符合你所在行业的归档要求，售后能找到人就行。今天下班前你花5分钟捋捋，你现在管档案最头疼的是啥？是录入慢还是找不到，还是怕丢？对应着找服务商要免费演示，试用个3天再决定。要是拿不准适配性的，也可以给我留个言，我给你发我用了3年的那款的适配清单，你直接对照着看就行，省得你瞎跑浪费时间。