干货分享：适合中小机构的实用档案数字化技术方法

当初踩的那些大坑，全是没摸对档案数字化技术方法的锅

说起来我也是被旧档案整疯过的过来人，前几年单位突然派活，让把攒了二十多年的半屋子纸质档案全做成电子档，我当时拍胸脯就答应了——这不就是拿扫描仪扫吗？多大点事？结果干了俩月，熬了三个大夜，最后交活的时候被领导打回来全改，那叫一个憋屈。

当时那堆档案堆得跟我老家后院的旧柴火垛似的，落灰都落了半寸厚，我上来不管三七二十一抓着就扫，扫完随便往文件夹一丢，结果后来找一份九十年代的合同，翻了一下午都没找着，打开扫好的文件一看，OCR识别把“购销合同”认成“购消合周”，名字全错，搜根本搜不到，还有好几份顺序乱了、缺页漏页的，这不纯纯做无用功吗？

后来找了专业的老师请教才明白，档案数字化技术方法根本不是“拿起来扫就完了”，它是一整套顺顺当当的流程，就像你腌酸菜，不是把白菜扔缸里撒盐就完事，步骤错了，整缸菜全臭，白瞎了好白菜。

亲测好用的档案数字化技术方法，全是踩坑踩出来的干货

后来我从头再来，按着摸出来的规矩走，一千多份档案不到两周就搞定了，今天把这套档案数字化技术方法原原本本给你们唠明白，全是能直接用的：

第一步：提前理档分类，这是档案数字化技术方法的地基

我第一个坑就踩在这一步，嫌麻烦跳过去了，结果后面全乱套。说白了这步就像你整理换季衣柜，先把要留的要捐的分好，按春夏秋冬排好，再往柜子里放，不然你塞进去再找，不得把整个柜子翻乱？

具体操作也简单，先把档案的装订拆了，破了的纸补一补，皱得厉害的压平，然后按年份、部门、类别排序，编号，每一本对清楚页数，缺页直接记下来，确认没问题了再往下走。这步是所有档案数字化技术方法的前提，偷十分懒，后面要补一百分的坑，我用血泪教训担保，这话真没毛病。

第二步：按档选扫描方式，这是档案数字化技术方法的核心

很多新手跟我当初一样，觉得不就是扫描吗？单位那台老打印机就能凑活用，那可真错了。不同档案得用不同的法子，就像你穿衣服，大夏天不能穿貂，大冬天不能穿短袖，适配才是对的。

普通的A4纸质档案，用高速扫描仪批量扫，效率高还清晰；那种不能拆装订的老旧珍贵档案，就得用专用的不拆卷扫描仪，不会把档案弄坏；要是有工程图纸那种大幅面的，就得用专门的大幅面扫描仪，别瞎折了扫，折痕留着根本用不了。你看，这些都是档案数字化技术方法里的硬知识点，不知道就得走弯路。

第三步：校对整理备份，这是档案数字化技术方法的收尾重头戏

扫完就完事了？大错特错！OCR识别哪能百分百准啊，我之前扫完不校对，错字错得亲妈都认不出来，“1998年”能识别成全角乱码，“张建国”能变成“张健国”，你说以后搜怎么搜？

所以校对这步不能省，尤其是人名、日期、文号这些关键字，一定要对着原文改，改完了再按之前理好的分类给文件命名，别起那种“新建文件夹1”“扫描001”这种名，别人找得到才怪。一定要备份！本地存一份，云端再存一份，就像你把全家福存手机还得存U盘，怕丢了，这不也是档案数字化技术方法里必不可少的一步吗？之前听过有单位服务器坏了没备份，几年的活全白干，说多都是泪。

过来人最后唠几句掏心窝子的

我这不是卖设备也不是接外包，纯纯就是踩过坑，不想让新来的朋友再遭我当年那份罪，我跟你说，很多人一听到档案数字化技术方法就觉得很高深，要花好多钱买设备找外包，其实真不是，中小机构几千份档案，自己找对方法，慢慢做完全能搞定，省钱还放心。

说句土味的大实话，干任何活都是这个理：方法对了，事半功倍，方法错了，累死白干。这档案数字化技术方法说穿了就是个细心活，不用你会什么高大上的黑科技，只要你不跳步不偷懒，按着步骤来，谁都能做好。

我当初从连扫描仪都不会开的小白，到现在一千份档案一周搞定，不就是摸透了这套档案数字化技术方法吗？要是你现在正好接了这个活，头大得很，不妨按着我说的试试，保准比你之前瞎摸乱撞省好多事。

最后再给你们加个油：只要方法找得对，啥活都能干得顺，学好用好档案数字化技术方法，再也不用对着半屋子旧档案愁得掉头发啦！