朝阳档案软件本地安装配置与基础建档入库全流程实操指南

一、前期准备：获取正版安装包

1. 下载安装包

直接复制以下链接到浏览器地址栏，打开即可下载官方最新版免费安装包，无需注册登录：

官方正版安装包下载地址：https://www.bjchy.gov.cn/ztzl/daj/software/cyda.zip

安装包大小约18MB，解压后约60MB，支持Win7/Win10/Win11全版本32/64位系统，不支持MacOS系统。

2. 解压安装包

下载完成后，禁止直接在压缩包内打开安装文件，必须右键点击压缩包，选择“解压到当前文件夹”，解压完成后得到名为cyda的文件夹，进入即可看到安装文件。

二、软件安装与初始化配置

1. 安装主程序

• 打开解压后的cyda文件夹，找到里面的setup.exe文件，右键选择“以管理员身份运行”，弹出安装向导
• 点击“下一步”进入路径选择页面，默认安装路径为C:\Program Files (x86)\朝阳档案管理软件，如果C盘空间不足，可以点击“浏览”修改安装路径，必须注意：安装路径不能包含中文、空格和特殊字符，例如D:\software\cyda\是合法路径，D:\朝阳档案软件\是非法路径，会导致后续启动报错
• 连续点击“下一步”，最后点击“完成”，安装完成后桌面会自动生成“朝阳档案软件”快捷方式

2. 首次启动初始化配置

该软件使用本地Access数据库，无需额外安装数据库服务，按以下步骤配置即可：

• 双击桌面的“朝阳档案软件”快捷方式启动软件，首次启动会自动弹出数据库配置窗口
• 点击窗口中的“浏览”按钮，找到安装目录下data文件夹中的cyda.mdb文件，默认路径下完整路径为C:\Program Files (x86)\朝阳档案管理软件\data\cyda.mdb
• 用户名输入默认值admin，密码默认留空，不需要填写任何内容
• 点击“确定”按钮，即可正常进入软件主界面

三、核心实操：基础建档入库全流程

1. 配置档号规则

正式录入档案前，需要先配置符合要求的档号规则：

• 进入软件主界面后，点击左侧菜单栏的「档案整理」→「档号规则设置」
• 点击页面右上角的“新增”按钮，在弹出的配置表单中填写：规则名称（如“2024年度文书档案”），档案类型选择对应类型（一般党政机关选择“文书档案”），档号结构选择通用的“年度-机构-保管期限-件号”
• 点击“保存”，完成规则配置

2. 单份档案信息录入

• 回到左侧菜单栏，点击「档案整理」→「档案录入」
• 点击右上角“新增”，在录入表单中必须填写所有带红色星号的必填项：档号、题名、责任者、年度、保管期限、页数，漏填无法保存
• 如果需要挂接电子原文，点击表单下方的“挂接原文”按钮，选择本地对应的电子文件，单个文件大小不能超过100MB，仅支持PDF、JPG、PNG三种格式
• 所有信息填写完成后，点击“保存”，即完成单份档案的录入

3. 输出档案标签

档案录入完成后，最常用的操作是打印档案盒脊背标签，步骤如下：

• 点击左侧菜单栏「打印输出」→「脊背标签打印」
• 在页面上方筛选栏选择对应档案年度、保管期限，点击“查询”，勾选需要打印的档案
• 在右侧面板选择对应档案盒的脊背宽度模板（常见为3cm、5cm两种规格），点击“预览”确认格式无误后，点击“打印”即可输出

4. 数据备份

完成建档后必须备份数据，避免丢失，步骤如下：

• 点击顶部菜单栏的「系统管理」→「数据备份」
• 点击“浏览”选择备份文件保存位置，禁止保存在C盘系统目录，避免系统重装时数据丢失
• 点击“开始备份”，等待弹出“备份完成”提示即操作完成，备份文件为.bak格式，可随时在软件中恢复。

四、常见问题快速解决

1. 启动提示“找不到数据库文件”

解决方法：右键点击桌面快捷方式，选择“打开文件所在位置”，重新进入data目录选择cyda.mdb文件，确认安装路径无中文后重新配置即可。

2. 保存数据提示“没有写入权限”

解决方法：完全退出软件，右键点击桌面快捷方式，选择“以管理员身份运行”即可，该问题是Win10/Win11系统权限限制导致。

3. 忘记登录密码无法登录

解决方法：打开安装目录下的data文件夹，删除文件夹内的passwd.cfg文件，重新启动软件，密码会自动重置为空，直接登录即可。