档案整理收费标准按数字化程度

你有没有遇过这种事？公司堆了十几年的旧档案要整理，找了两家服务商报价，明明数量差不多，报价差出好几万。问对方为啥差这么多，对方说来说去你也听不懂，就只知道让你加钱。

我上个月帮创业朋友问了三家报价，才搞明白，现在业内都是按数字化程度定收费，不同档位价格差得远。今天就给你说透每个档位多少钱，怎么避坑砍价，你看完直接照着用。

1 不同数字化程度对应的收费档位

说白了，数字化程度就是你需要对方把档案做成啥样，越方便你用，价格越贵，一共分三档。

1.1 仅整理纸质不数字化：最便宜档

就是你只需要对方帮你理清楚乱堆的纸质档案。把没用的剔出去，按年份或者部门分类，装订好放进档案盒。不需要转成电子档。

目前市场收费一般是：按卷算5-15元一卷，按件算1-3元一件。一份单独的合同就是一件，一盒子整理好的档案就是一卷。

避坑提醒：报价里有没有包含上门搬运、档案盒钱？很多低价报价都不含这些，最后收尾的时候再加收几千块，防不胜防。

1.2 基础数字化：中等收费档

就是理好纸质之后，帮你把所有档案扫成电子档，存进U盘或者硬盘给你。但不会帮你录入信息分类，你得自己导去公司系统整理。

收费一般是：普通A4纸0.3-0.8元一页，A3以上的图纸5-20元一张。纸张越旧、字迹越模糊，价格会稍微涨一点。

避坑提醒：一定要提前问扫描分辨率，要300DPI才够后续打印搜索，很多商家偷工减料扫150DPI，放大就模糊，价格还收一样的。

1.3 全流程数字化：最贵档

就是从整理纸质、扫描、录入所有信息，到分类导入你公司的档案系统，全部对方做好。你拿到手直接就能搜索调用，点开就能用。

收费一般是：按件算8-20元一件，文件超过10页的，每页再加0.5-1元。如果需要做加密存储，还要再加10%-20%的费用。

举个例子，你公司有5000份员工人事档案要全数字化，总价大概在4万到10万之间，具体看你要不要额外的加密服务。

2 砍价的时候要抓住这两个关键点

知道了档位，怎么砍价不被坑？记住这两点就够了。

2.1 先明确需求，别盲目选高档位

很多商家会忽悠你“全数字化方便以后用”，劝你选最贵的全流程档，其实很多时候根本没必要。

比如你整理的是十年前的旧项目档案，一年也查不了一两次，选基础数字化存个底就够了，能省三分之二的钱。

记住：只有你经常要调阅搜索的档案，才需要选全流程数字化档。

2.2 量大直接砍，有现成电子档提前说

如果你只有几百份档案，商家的报价本来就接近成本，砍不了多少。但如果你有几千甚至几万份，直接要8-8.5折，大部分商家都会同意。

如果你本来就有扫好的电子档，只需要帮你整理分类录入，一定要提前说，至少能省一半的扫描费用，别傻傻按全流程给钱。

我那个朋友一万份档案里，有三千份已经扫过了，提前说清楚直接省了一万多。

3 签合同前一定要做这两件事

谈好价格，别着急签，先做完这两件事再给钱。

3.1 拿10份你自己的档案试做

别信商家给你看的样片，你挑10份不同类型的档案，比如薄的文件、厚的册子、手写的材料、大图纸，让对方按说好的数字化要求试做。

试完你满意了再开工，不满意你也没损失，直接换一家就行。

3.2 把数字化要求写进合同

所有说好的要求，别口头约定，全部写进合同里。比如分辨率要300DPI，信息录入错误要免费修改，要可搜索的PDF格式，这些都要写。

我之前听过一个例子，一家公司口头说好要可搜索PDF，结果对方给的都是图片版，搜不了关键词，合同没写，最后只能再加八千重做，吃了哑巴亏。

其实说白了，收费差多少，核心就是看你要把档案做到多方便用，你要的数字化程度越高，钱就花得越多。

要是你最近刚好有档案整理的需求，现在就可以翻一遍你要整理的档案，分清楚哪部分要什么档位，再去找商家问价。照着今天说的内容核对报价，踩坑的概率能降九成，别嫌麻烦，省下来的都是真金白银。