机关企事业单位档案整理标准化全流程操作规程手册

档案整理的核心概念与行业标准锚定

档案整理是指将分散、无序、状态各异的归档文件材料，按照其内在联系和规范要求进行分类、排序、编目、装订的过程，是档案业务工作的核心环节，直接决定档案的保管价值与利用效率。

操作需严格锚定国家档案局发布的《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2018）等现行标准，特殊行业如医疗、科研需同时遵循对应的行业档案管理规范。

档案整理前的环境与工具准备

物理整理环境构建

整理区域需满足温湿度稳定要求，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，避免阳光直射、靠近水源或热源。区域需划分接收区、待处理区、整理区、质检区、移交区，实现全流程物理隔离，防止材料混淆或丢失。

必备工具清单

• 纸质档案处理工具：无酸纸档案盒（符合GB/T 30194-2013标准）、三孔一线装订机（孔径3mm、孔距83mm±1mm）、无酸衬纸、裁纸刀、锥子、白乳胶（中性）、卷内备考表、归档章、填号机、铅笔（HB或2B）、橡皮
• 电子档案配套工具：档案管理系统（需通过国家档案局测评）、高清扫描仪（分辨率≥300dpi、支持黑白/灰度/彩色多模式）、PDF/A格式转换软件、杀毒软件（需定期更新病毒库至最新版本）、防磁U盘（用于临时存储电子归档文件）

纸质文书档案的标准化整理步骤

归档文件材料鉴别与筛选

鉴别需明确归档范围，对照单位制定的《文件材料归档范围和保管期限表》（需经同级档案行政管理部门备案）执行，重点筛选反映单位主要职能活动、有查考利用价值的文件，剔除重复文件、草稿（定稿除外）、不具备保存价值的事务性便条。保管期限需精准划分，分为永久、30年、10年三类，划分准确率需达到100%（根据国家档案局2023年档案业务规范化建设要求，此项为验收核心指标）。

鉴别后需逐件标注保管期限，使用HB或2B铅笔在文件首页右上角空白处清晰书写，铅笔痕迹便于后续调整。

归档文件分类与排序

文书档案采用年度-保管期限-机构（问题）三级分类法，先按形成年度划分大类，形成年度以文件签发日期为准，跨年度会议、案件的文件统一归入办结年度；再按永久、30年、10年的保管期限顺序划分二级类；最后按内设机构或业务问题划分三级类，内设机构较多的单位优先采用机构分类法，机构较少或机构职能交叉的单位优先采用问题分类法。

同一三级类内的文件按事由结合时间、重要程度排序，请示与批复需合并为一件，批复在前、请示在后；转发件与被转发件合并为一件，转发件在前、被转发件在后；正本与定稿合并为一件，正本在前、定稿在后；正文与附件合并为一件，正文在前、附件在后。

归档文件编号与盖章

采用“年度-保管期限代码-件号”的编号规则，保管期限代码中永久用“Y”、30年用“30”、10年用“10”，件号按同一三级类内排序从“1”开始连续编制，不得出现空号、重号。

编号完成后需加盖归档章，归档章位置统一在文件首页右上角空白处，与保管期限标注位置无重叠，归档章内容包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、页数，全宗号需填写同级档案行政管理部门赋予的唯一代码，页数需逐件统计文件的有效页数（空白页不计入）。

归档文件装订与装盒

装订前需拆除文件上的金属物（订书钉、回形针、大头针等），防止金属氧化腐蚀纸张；破损文件需用中性白乳胶和无酸衬纸进行修补；纸张幅面过大的需折叠成A4幅面（210mm×297mm），折叠时需避免压住字迹，便于查阅。

装订采用三孔一线左侧装订法，装订线距离文件左侧边缘15mm±1mm，装订材料为无酸棉线，结头需打在文件背面，不得压住正面或背面的字迹。

装盒需按件号顺序装入无酸纸档案盒，同一档案盒内的文件需属于同一年度、同一保管期限、同一三级类，档案盒厚度不得超过50mm。装盒后需填写档案盒封面、盒脊及卷内备考表，档案盒封面内容包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号，盒脊内容与封面简化一致，卷内备考表需填写盒内文件情况说明、整理人、检查人、整理日期、检查日期。

电子归档文件的标准化整理补充

电子归档文件需与纸质文书档案“同步收集、同步整理、同步归档”，整理流程分为格式转换、元数据采集、分类排序、编号挂接、质量检测五步。

格式转换需将电子文件转换为PDF/A-1或PDF/A-2格式，扫描形成的电子文件需同时保存原始格式（TIFF或JPEG2000），转换后的文件需进行完整性、可读性检查。元数据采集需通过档案管理系统自动或手动采集，元数据项需符合《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）要求，采集完整率需达到95%以上。

分类排序、编号需与纸质文书档案完全一致，编号挂接需在档案管理系统中完成，实现电子文件与纸质文书档案的“档号唯一、一一对应”。质量检测需采用系统检测与人工检测相结合的方式，系统检测主要检查格式、元数据、完整性，人工检测主要检查内容一致性、可读性，检测合格率需达到100%。

档案整理常见问题排查与解决

保管期限划分错误：需对照备案的《文件材料归档范围和保管期限表》重新梳理，并使用橡皮轻轻擦拭原有铅笔痕迹，重新标注正确的保管期限，调整相关件号。

金属物残留氧化：拆除残留金属物后，用橡皮擦轻轻擦拭氧化痕迹，若痕迹较深影响纸张保存，需用无酸衬纸覆盖后再装订。

电子文件与纸质文件档号不一致：需逐一核对纸质文书档案和电子归档文件的档号，调整电子归档文件的档号或纸质文书档案的编号，确保二者完全一致。

档案整理后的移交与归档

整理完成后需编制《归档文件目录》，《归档文件目录》需包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注七项内容，目录一式三份，移交单位、档案部门、同级档案行政管理部门各留存一份。

移交需填写《档案移交清单》，双方经办人签字确认后加盖单位公章，移交清单一式两份，移交单位和档案部门各留存一份。电子归档文件需通过档案管理系统进行在线移交，或使用通过国家档案局测评的移动硬盘进行离线移交，离线移交的移动硬盘需进行病毒检测并封存。