三明档案数字化怎么弄？本地从业者整理的实用干货指南

很多三明本地单位做档案数字化，上来就踩坑

你有没有发现，很多人找档案数字化服务，上来第一句就问多少钱一页，结果做完才发现一堆烂摊子，擦屁股都擦不及。

三明这边不少单位，不管是机关、国企还是本地中小企，老档案堆在旧仓库，潮的潮发霉的发霉，有的还是几十年前的老文书、招工档案、工程图纸，着急用的时候翻一下午找不着，才慌慌张张想着做数字化。

这几个坑，我见过太多人掉进去了

• 不提前分类整理，上来就乱扫一通

  说白了，你自己都没说清楚哪些是哪一年哪一类的，扫描完之后文件名乱七八糟，找的时候和没做数字化一样，白花了几万块冤枉钱。这不就像你把衣柜里所有衣服一股脑塞洗衣机，洗完拿出来还是乱堆，想找出门穿的还是找不到。

• 贪便宜找小作坊，分辨率不达标

  我见过太多小工作室报价比正规队低一半，结果扫出来分辨率才200dpi，行业要求进馆的档案得300dpi起步啊，以后移交三明市或者区县档案馆，人家根本不收，你还得重新花钱扫一遍，花两份钱干一件事，这不纯纯冤大头吗？

• 不做多份数据备份，丢了哭都没地方哭

  之前碰过一个三明郊区的乡镇单位，找了个个人接活，做完数据存一个U盘就交差了，结果没半个月U盘坏了，数据全没了，原来的纸质档案都拆了装订，全打乱了，折腾了小半年才理顺，想想都头疼。

其实在三明做档案数字化，流程真的不复杂

不用搞得多高大上，你找服务商之前，自己先把底理清，比啥都强。

先摸清楚自己的核心需求

你是做了自己单位内部用，还是要移交档案馆？是不是涉密档案？不同要求的标准和价格差很多。要是要移交，提前打个电话问下当地档案馆的接收要求，别闷头做完不符合要求，再返工太折腾。这不就像你去办事提前问清楚要带啥材料，别空跑一趟对吧？

选服务商别只盯着报价砍

很多人都栽在报价上，其实你多问三句话不吃亏：有没有做过三明本地同类型的案例？能不能上门整理扫描，不用我自己拉来拉去？数据给留几份备份？

三明本地做了五六年以上的正规队，其实报价也没比小作坊贵多少，靠谱不是一点半点，毕竟人家要做本地口碑，不会砸自己招牌。

验收别嫌麻烦随便签字

一定要抽个三五盒随机抽查，看看页码对不对，扫描清楚不清楚，命名对不对，搜内容能不能搜得到，都没问题再签字收尾。别图省事，对方说做完了就直接给钱，后期出问题找不到人，哭都来不及。

最后给本地朋友提个醒

这事儿吧，真的不用赶鸭子上架，别等着上级检查了才急着赶工，赶工最容易出问题。要是你的档案量不大，也就几百份，其实也可以自己买个扫描器慢慢扫，记得一定要按规则分类命名，数据备份到云盘和本地硬盘两份，别把鸡蛋放一个篮子里。

对了，要是涉密档案，一定要找有正规涉密资质的服务商，别图省事找个人接活，这是红线，碰不得，别给自己惹麻烦。