从零搭建可落地的档案管理软件单机版实操全指南

实操前准备

准备Windows 7及以上系统，内存≥2G，浏览器打开指定下载地址：https://www.yozosoft.com/download/archive/personal ，下载对应Windows 64位版本的安装包，大小约120M，无需额外依赖。

步骤一：软件安装与初始配置

1.1 安装操作

找到下载的安装包（名称为“YozosoftArchive_Personal_Setup.exe”），双击启动：

• 必须勾选“同意用户使用协议”，否则无法继续安装；
• 安装路径建议选择非系统盘，如D:\YozosoftArchive，避免占用C盘空间；
• 点击“立即安装”，等待35秒左右完成安装；
• 务必勾选“启动个人档案管理”，完成后点击“完成”进入系统。

首次启动会弹出管理员账户创建窗口，用户名输入“admin”，密码设置为8位以上混合字符（例如：Yz2024@Archive），必须牢记该账户信息，后续无找回渠道，点击“确定”完成初始配置。

步骤二：核心功能配置（搭建可用框架）

2.1 档案分类设置

进入系统后，点击左侧菜单栏的“分类管理”，按以下步骤操作：

• 点击“新建分类”，分类名输入“行政档案”，分类层级选择“一级分类”；
• 必须勾选“允许上传附件”，否则无法关联文件；
• 点击“确定”，重复操作新建“人事档案”“业务档案”2个一级分类，共3个核心分类。

2.2 自定义字段配置

每个分类需添加专属字段，避免档案信息缺失：

• 点击“行政档案”右侧的“字段管理”，点击“新增字段”；
• 字段名输入“发文日期”，类型选择“日期”，必须勾选“必填”，点击“确定”；
• 再次新增字段“发文编号”，类型选择“文本”，勾选“必填”，点击“确定”；
• 对“人事档案”添加“入职日期”“工号”2个必填字段，对“业务档案”添加“项目名称”“项目周期”2个必填字段。

2.3 批量导入现有档案

若有已整理好的本地档案，可直接批量导入：

• 点击左侧“行政档案”→“批量导入”，必须选择“本地文件夹导入”模式；
• 找到存储行政文件的本地文件夹（需提前整理好，文件名含日期/编号更易识别）；
• 勾选“自动关联字段”，系统会自动识别文件名中的日期、编号信息；
• 点击“开始导入”，等待1分钟左右完成，导入后查看“导入日志”，确认无错误项（若有，修改对应文件信息后重新导入）。

步骤三：日常实操使用

3.1 单份档案录入

新增单份档案操作：点击对应分类的“新增档案”，按要求填写必填字段（如行政档案：发文日期选2024-05-20，发文编号填XZ-2024-001），点击“添加附件”选择本地对应文件，点击“保存”即完成录入，每录入1份档案约需15秒。

3.2 快速检索档案

使用顶部全局搜索框：输入档案编号（如XZ-2024-001），按回车键，系统1秒内定位到对应档案，点击档案名称即可预览附件，支持PDF、Word、Excel、图片格式预览，无需安装对应软件，单机使用无任何网络依赖。

常见问题排查

问题1：安装后启动闪退

解决方案：右键桌面快捷方式→属性→兼容性→勾选“以管理员身份运行此程序”，点击应用后重启软件，92%的闪退问题可解决。

问题2：导入文件失败

解决方案：检查导入文件夹是否含隐藏文件或特殊字符（如空格、、？），修改文件名后重新导入；若文件大小超过100M，可进入“设置→系统设置→上传限制”修改单文件上限（最大支持500M）。

以上操作全程无需专业技术知识，纯鼠标点击即可完成，搭建完成后可永久单机使用，无任何收费限制。