档案数字化数据统计不准确怎么办 试试这些实用解决方法

做档案数字化的朋友，谁没栽过统计不准确的坑啊？辛辛苦苦扫了几个月的档案，最后一对数，要么缺页少档，要么数量对不上，报给领导的时候脸都发烫，这不纯纯出力不讨好嘛？

先找病根：统计不准大多出在这几个环节

• 扫描前整理环节就埋了坑

  很多人图快，整理原件的时候就没数清楚，一堆档案混在一起，扫完直接批量录系统，源头数就错了，后面统计怎么可能对？这就像你打包快递的时候就数错了件，快递站点再怎么统计也对不上啊。

• 批量录入的时候漏了或者重复了

  现在大多用批量扫描自动命名，遇到装订松散、缺页跳页的情况，系统很容易把一页当成一份，或者好几份拼成一份，自动识别出来的数据没人工复核，统计偏差能差出去好几十份，太常见了。

• 统计规则没对齐，各算各的数

  比如说你按“件”统计，别人按“卷”统计，你把卷内目录也算成数据项，对方只算实体档案数，口径不一样，拿到的数怎么可能一致？说白了就是事前没说清规则，最后全是糊涂账。

不用返工重扫，这几步就能把数调准

别一看到数不准就喊着全部重新理重新扫，太费时间了，其实大部分情况补调整就行。

• 先做源头核对，抽核比例别瞎定
  拿原件的整理台账和系统导出的统计数据做比对，不用全核，按批次抽20%，如果偏差率超过5%，那这个批次全核，要是在偏差范围内，只需要调整差异项就行。这就像查错题，不用整张卷子重写，找到错的改了就完事儿。

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  用交叉校验法把漏件重件筛出来
  怎么交叉？其实就是拿三个维度的数对碰：实体档案的盒号数量、扫描文件的个数、目录录入的条目数，哪个对不上就查哪个。比如一盒标注15份的档案，系统里只有14个PDF，那肯定就是漏扫漏录了，直接找出来补上就行，比你瞎找效率高太多。

• 统一统计口径，把规则写进前置要求里
  以后再做项目，开工前就把统计规则说死：是按卷统计还是按件统计，目录页算不算，破损补扫的档案算不算进总数，都写清楚，所有人按同一个规则来，就不会出现各说各话数对不上的情况了。

提前做好这两点，从根上避免统计错

其实真要想少出这事儿，别等做完了才改，前期多花一点功夫，后期省好多事。

整理完一批就点清一批数，签字确认，别攒到全部扫完再一起统计，攒的越多，错的越多，到时候找都找不到哪儿错了。

有条件的，扫完一批就用系统做一次三方对账，软件自动比对标，人工只需要处理差异就行，别嫌麻烦，这一步花10分钟，比你最后花几天翻档案强多了。

说白了，档案数字化统计准不准，就是看你细不细心，别图快跳环节，错了也不用慌，按步骤捋，很快就能调对，不用上来就犯愁啦。