搞档案制度建设宣传 得实打实增强全员档案意识

都是踩过的坑！为啥有些公司档案乱到头疼？

前几年我哥在一家做市政工程的私企当行政总监，那叫一个头大——公司攒了快八年的项目档案，就因为没把那套“组合拳”打透，差点把公司赔到关门。记得去年春天投标一个千万级的项目，甲方突然要五年前某个小工程的施工合同附件，这东西说重要也重要，说不重要也还行，但找不着的话直接取消投标资格。结果那一周，整个行政部加上几个离职的老员工，翻了仓库、翻了旧电脑、翻了好几个离职同事的旧车后备箱，最后在一位前项目经理的二手夹克口袋里掏出来，花了两万多的加急补章费，才赶上投标截止时间，你说悬不悬？

原来问题出在：没把“档案制度建设宣传增强意识”这套组合拳打透

我后来帮他们捋了才知道，之前他们真不是没搞过档案工作——最早的时候有个行政小妹写了一个《档案管理办法》，这算是“档案制度建设”了吧？算是，但就是个冷冰冰的文件，谁看啊？然后有人提过“搞点宣传”，就是在公司食堂贴了两张打印纸，上面写着“请按时归档”，这算是“宣传”了吧？算是，但连个漫画都没有，谁懂啊？最后问大家为啥乱，好多人说：“不知道啥该交，交了放哪，交了有啥用”——哦，原来缺的就是“增强意识”这一环，大家没把公司的档案当回事，以为是行政部的事，跟自己没关系。

啥是真的“档案制度建设宣传增强意识”？其实就是给档案找个“正经家”

我后来把这个事儿类比成咱们过年整理年货，你就懂了：档案制度建设就好比“年货收纳规则”——冻肉（长期项目档案）要放冷冻层，水果（短期报表）要放保鲜层，瓜子零食（往来函件）要放茶几筐，这个规则不能随便改，不然你过年找东西还是乱；宣传就好比把这些规则用大家听得懂的话喊出来——别把冻肉放零食筐，别把水果塞冷冻！别把瓜子塞冰箱！比如咱们把《档案管理办法》里的“归档范围包括本公司制作的各种文件材料”改成“凡是跟公司有关的：签的合同、开的发票、甲方给的函件，哪怕是微信上的重要截图，都得交”，把“归档时间为当月15日前”改成“每月15号之前，把你手里的公司材料送到行政部‘收纳箱’”，这才叫宣传；增强意识就好比给每个人发个“年货管理员”的小任务——项目经理交合同的时候多问一句“这个要放冷冻层吗？”，行政小姑娘整理快递单的时候记得留存半年，甚至搞个“每周档案小明星”，谁按时交档案就给个小奖励，这才叫真的增强意识。

过来人亲测：把这三个事儿绑在一起，比啥都管用

我帮我哥他们公司改的时候，特意没搞高大上的那一套：首先把原来的制度改成了大白话，打印成漫画小册子，每个项目组发一本；然后搞了个“档案知识抢答赢油米”的活动，问题都是“咱们公司档案收纳分几层？”“当月档案几号交？”，答对就给一桶食用油或者一袋大米，食堂门口贴满了“找档案就像找对象，得用心！”“你的档案别流浪！”的海报；最后定了每个项目组配一个档案小管家，专门收本项目的档案，谁没交就找项目组负责人，不是光找行政部。

别踩坑！这三个事儿拆开来干全白搭

很多单位就是犯这个错：搞档案制度建设的时候，觉得写个文件就完事了，宣传随便贴几张纸，增强意识就是开个会，结果啥用没有。我有个朋友开电商公司，去年搞了档案制度建设，但是没宣传，大家还是乱堆；今年补了宣传，还是没增强意识，还是有人忘交；上个月才把这三个事儿绑在一起，现在找个订单档案，最多两分钟，上个月税务查账，人家要的发票凭证，直接从系统里调出来，没耽误事儿，省了好几天的时间。

为啥这三个要绑一起？你想啊

档案制度建设是“规矩”，没有规矩，大家不知道咋做；宣传是“桥梁”，把规矩翻译成大家听得懂的话；增强意识是“动力”，让大家愿意遵守规矩。三者缺一不可，就像你过年整理年货，没有收纳规则，你不知道咋放；没人喊，你还是看不见；没人上心，你还是乱塞，所以必须把档案制度建设宣传增强意识当成一套组合拳，拳拳到肉，不能拆。

我现在帮几个朋友的公司搞档案工作，都是先给他们唠这个“年货收纳”的梗，大家一下子就懂了。说真的，别小看这事儿，我哥他们公司之前因为档案乱，被审计过一次，差点罚钱，现在搞好了，连投标的时候甲方都夸他们档案规整，这都是档案制度建设宣传增强意识的功劳。所以啊，听我的，别再把档案当废纸箱塞了，赶紧把这一套搞起来，不然哪天吃了亏，真的哭都来不及！