档案主管实操培训：主流档案管理软件全流程落地操作指南

前期准备：环境部署与基础权限配置

1. 软件安装包获取与一键部署

本次培训采用开源可免费商用的档管家V1.2.0版本，无需额外付费，直接获取对应安装包即可部署：

• Windows端直接下载安装包：https://gitee.com/ranxue/dangguan/releases/download/v1.2.0/dangguan_setup_v1.2.0.exe，双击按照向导默认安装即可
• Linux服务端部署直接执行Docker命令： ``` docker run -d -p 8080:8080 --name dangguan \ -v /data/dangguan/data:/app/data \ -v /data/dangguan/conf:/app/conf \ registry.cn-hangzhou.aliyuncs.com/ranxue/dangguan:v1.2.0 ```

部署完成后访问http://你的服务器IP:8080即可进入登录页，初始管理员账号：admin，密码：dangguan2024，登录后第一时间进入【系统设置-账号安全】修改默认密码，避免数据泄露。

2. 档案主管专属权限配置

按照最小权限原则配置角色，避免越权操作，步骤如下：

1. 进入【系统管理-角色管理】，点击新增角色，命名为“档案主管”，勾选以下权限：档案全类目增删改查、档案借阅审批、用户权限分配、系统日志查看、数据备份恢复，其余权限全部取消勾选
2. 进入【用户管理】，找到你自己的账号，点击编辑，绑定“档案主管”角色，保存后退出重新登录即可生效
3. 普通员工角色默认仅勾选“档案查询、借阅申请、本人提交档案修改”权限，禁止给非档案管理岗位人员开通档案删除、审批权限

核心实操：档案管理软件全流程操作步骤

1. 档案类目初始化搭建

类目搭建遵循“三级分类、统一规则”原则，可直接复用以下结构，无需额外调整：

1. 进入【档案管理-类目设置】，新增一级类目：文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、特种载体档案
2. 每个一级类目下新增二级类目，按年份划分，比如“2024年、2023年、2022年”
3. 每个二级类目下新增三级类目，按部门划分，比如“行政部、研发部、财务部、销售部”
4. 进入【类目规则设置】，配置统一规则：单个文件大小上限500M，允许上传格式限定为pdf、doc、docx、jpg、png、mp4，自动编号规则为“类目编码+年份+4位流水号”，比如文书档案2024年第1份档案编号为WS20240001，系统自动生成无需手动录入

2. 档案入库操作规范

入库操作确保“电子档和纸质档完全一致”，步骤如下：

1. 纸质档案扫描：分辨率设置为300DPI，保存为单页PDF格式，扫描件命名和系统生成的档案编号完全一致
2. 单份入库：进入【档案管理-档案入库】，选择对应类目，上传扫描件，系统会自动识别档案标题、文号、生成日期等元数据，识别完成后必须人工核对元数据和纸质档案完全一致后，再点击提交入库
3. 批量入库：点击页面【模板下载】按钮获取标准Excel模板，按照模板要求填写所有档案元数据，批量上传扫描件后导入模板，单次最多支持2000份档案批量导入，系统自动校验格式，错误项会标红提示，修改后重新上传即可

3. 借阅审批与档案溯源操作

全流程可溯源，避免档案泄露，步骤如下：

1. 审批流配置：进入【系统设置-审批流程】，新增“档案借阅审批”流程，节点设置为：申请人提交→部门负责人审批→档案主管审批→系统自动开通权限，借阅期限默认设置为7天，到期自动收回权限，不可延期
2. 审批规范：收到申请后核对三个信息：借阅档案是否属于申请人可查看范围、借阅理由是否和工作相关、是否涉及机密档案，涉及人事、财务、核心技术的机密档案，必须额外上传单位负责人签字的纸质申请扫描件，才能审批通过
3. 溯源操作：进入【档案管理-操作日志】，可按档案编号、操作人、操作时间筛选，查看每份档案的查看、下载、修改、导出记录，出现数据泄露时可直接定位到具体操作人

风险防控：数据安全与日常运维操作

1. 定期数据备份操作

采用“本地+云”双备份策略，避免数据丢失：

1. 进入【系统设置-备份恢复】，设置自动备份周期为7天，备份文件存储路径选择非系统盘，同时配置阿里云OSS云备份，配置代码直接复制修改对应参数即可： ``` { "accessKeyId": "你的阿里云AccessKeyId", "accessKeySecret": "你的阿里云AccessKeySecret", "endpoint": "oss-cn-你所在区域.aliyuncs.com", "bucket": "你创建的备份Bucket名称" } ```
2. 每月1号手动触发一次全量备份，备份完成后下载到独立移动硬盘加密存储，备份文件密码单独记录，禁止和系统登录密码一致

2. 常见问题排查

• 登录提示账号密码错误：进入【用户管理】找到对应账号，点击重置密码，默认重置为Dg@123456，通知用户登录后立即修改
• 文件上传失败：检查文件大小是否超过500M、格式是否符合要求，超过500M的文件可分割为多个压缩包上传，备注清楚分卷序号
• 审批流不触发：进入【审批流程】检查流程是否启用，对应节点的审批人是否在职、是否有对应审批权限，若审批人离职及时更换审批节点人员

考核落地：员工操作能力验收标准

培训完成后，所有使用系统的员工必须通过以下三项实操考核，通过率100%后系统正式上线：

1. 1分钟内定位到指定类目下的目标档案
2. 独立完成1份档案的扫描、元数据填写、入库提交操作
3. 独立发起符合规范的档案借阅申请

档案主管负责考核验收，考核记录存档到系统行政类目下，作为员工岗位能力评估依据。