档案管理软件配套档案安全管理规定落地实操全流程指南

一、落地前基础环境校验

1.1 软件基础能力校验

必须先确认当前在用档案管理软件的核心功能模块包含加密、权限管控、操作日志三类基础能力，具体校验步骤：

• 使用超级管理员账号登录软件后台，进入【系统设置】-【关于】页面查看版本号
• 核对版本是否符合GB/T 29087-2012《办公自动化系统电子文件归档与管理规范》适配要求
• 确认软件支持国密算法、硬件UKey密钥存储两类强制能力

1.2 必备材料准备

提前准备以下材料，避免配置过程中断：

• 单位正式发布的档案分类目录（含公开、内部、机密、绝密四类分级标准）
• 最新版人员岗位权责表（明确各岗位档案访问范围）
• 存储硬件容量测算表（需预留不低于30%的冗余存储空间用于备份）
• 公安网安部门等级保护备案模板，可直接从国家网信办官网下载：http://www.cac.gov.cn/2020-07/22/c_1597874223431044.htm

二、核心安全规则配置实操

2.1 访问权限规则配置

严格按照最小权限原则配置，具体步骤：

• 登录超级管理员账号，进入【权限管理】模块，删除所有非官方预设的自定义角色
• 创建三类标准角色，禁止为单个用户单独配置权限：
  • 普通查阅岗：仅拥有公开级档案查阅权限，无下载、编辑、分享权限
  • 档案管理岗：拥有本部门所有级别档案的上传、编辑、审核权限，无跨部门档案访问权限
  • 超级管理员岗：仅拥有系统配置、日志查看权限，无任何档案内容的查阅、下载权限
• 配置会话与登录限制：单次登录会话有效期强制设为30分钟，异地登录、敏感操作需触发人脸+短信双重验证

基于SpringBoot开发的档案管理系统可直接复制以下配置到application.yml文件：

```yaml 会话有效期配置 server: servlet: session: timeout: 1800s 30分钟自动失效 登录验证配置 security: auth: remote-login-verify: true sms-expire: 300s face-check-enabled: true sensitive-operate-verify: true ```

2.2 档案加密规则配置

严格遵循国家密码管理要求配置，具体步骤：

• 进入【存储管理】模块，开启全量档案静态加密+传输过程动态加密，加密算法强制选用国密SM4算法，禁止使用MD5、SHA1等弱加密算法
• 配置自动备份规则：本地磁盘每24小时全量备份1次，异地存储每7天全量备份1次，备份文件加密密钥单独存储在独立的硬件加密UKey中，密钥与备份文件物理分离
• 开启备份文件自动校验功能，每次备份完成后自动比对哈希值，校验不通过立即触发短信告警

加密规则可直接复制以下配置：

```yaml 国密加密配置 encrypt: type: SM4 key-store: hardware-ukey 密钥存储介质指定为硬件UKey transport-encrypt: true 传输过程强制加密 backup-hash-check: true 备份文件哈希校验开启 ```

2.3 操作日志溯源规则配置

按照等保2.0要求配置全操作留痕，具体步骤：

• 进入【日志管理】模块，开启全操作记录，记录范围包含：档案查阅、下载、编辑、删除的操作人、操作时间、IP地址、设备MAC地址；系统配置修改、权限调整的全操作记录
• 日志存储周期不得低于180天，禁止任何角色拥有日志删除、修改权限，日志导出仅允许超级管理员提交申请，经单位信息安全负责人审批后方可操作
• 开启异常操作告警，同一账号10分钟内连续5次登录失败、非工作时间访问机密级档案立即触发管理员告警

三、落地后的验证与合规校验

3.1 功能有效性验证

配置完成后必须完成以下测试，无问题方可正式上线：

• 注册3个测试账号，分别分配三类角色，验证是否存在越权访问、跨部门查阅、无权限下载的情况
• 尝试修改、删除历史日志，验证是否触发系统拦截
• 使用境外IP、异地网络登录系统，验证是否触发双重验证
• 模拟删除核心档案，验证是否可通过日志溯源、备份文件恢复

3.2 合规性校验

对照法定要求完成合规校验：

• 对照《中华人民共和国档案法》第48条、《网络安全法》第21条、《数据安全法》第27条要求，核对权限、加密、日志规则是否符合法定要求
• 整理所有配置记录、系统版本证明、备份规则说明，到属地公安网安部门完成等级保护备案
• 将安全管理规定同步给所有使用人员，组织全员培训考核，考核合格后方可开通系统账号

四、日常运维与常见问题排查

4.1 日常运维要求

• 每日巡检：查看系统登录日志是否存在异常IP尝试、备份文件是否正常生成、权限配置是否与最新岗位调整一致
• 季度演练：每季度至少开展1次应急演练，覆盖系统被非法入侵、档案被篡改、备份文件损坏三类场景，演练后24小时内输出整改报告调整规则
• 规则更新：软件大版本升级、国家法律法规更新、发生档案安全事件后，必须重新梳理更新安全规则，重新完成合规校验

4.2 常见问题排查

• 配置SM4加密后上传档案失败：检查硬件UKey是否正常插入服务器USB接口，UKey驱动可从国家密码管理局官网下载：https://www.oscca.gov.cn/xxgk1999/zc1999/xzfw1999/
• 异地登录验证不触发：检查系统是否配置了最新的IP地址库，地址库更新包每月需从运营商官方渠道同步
• 备份文件校验失败：检查备份存储磁盘剩余空间是否不低于总容量的20%，存储磁盘是否存在坏道