手把手讲清档案整理装订要求 新手也能一次做对不返工

说句实在话，我之前在行政岗摸爬滚打五六年，前前后后整理过不下一千本档案，刚入门的时候哪懂什么规矩，抱着一堆文件瞎钉，连着三次被档案室退休返聘的王大爷打回来，脸都被说红了。踩了无数坑之后，我才算把档案整理装订要求摸得门儿清，今天就把我踩坑踩出来的干货甩给你，保证你新手也能一次过，不用像我一样来回返工遭白眼。

整理第一步：清杂物修纸，这是档案整理装订要求的基础

我一开始哪懂这个，拿到文件就想着赶紧装订完交差，回形针、订书钉都留在里面就往上钉，结果被王大爷骂：“你这是给档案藏暗器呢？过两年钉子生锈，把纸烂出洞，这档案就算废了，你说你费这劲图啥？”

档案整理装订要求第一条死规矩：所有金属物品必须全部清走，一个都不能留，回形针、大头针、订书钉、燕尾夹，哪怕是一点点金属边都得弄掉，这个坑我替你踩过，真的别偷懒。

清完金属，就得给文件“整容”了：太大的纸要折，折的时候要留出装订的位置，别把字折进去；太小的纸条票据，得粘在标准A4衬纸上，别让它乱跑；破了的纸得补好，缺角的地方补整齐，就像你给人拍证件照，不能歪脖子破相对不对？这都是写死在档案整理装订要求里的细节，我一开始嫌麻烦跳了步骤，结果白忙活一下午，全打水漂。

排序不能乱：档案整理装订要求的“排辈分”规矩

整理档案就像给一大家子办户口本，你总不能把刚生的重孙放爷爷前面吧？顺序错了，整本档案都不合格，还得拆了重排，太折腾。我就吃过这个亏，当年把底稿放正文前面了，结果又被退回来，你说冤不冤？

给你说最通用的规矩，记好：正文在前，底稿在后；批复在前，请示在后；原件在前，复印件在后，按形成的时间顺序顺着排，同一事项的文件放一块，别东一个西一个像赶大集。排完之后一定要顺着翻一遍，别搞错了顺序，这步花不了两分钟，却能帮你避开大麻烦，谁排错谁知道，返工真的累死人。这也是档案整理装订要求里最容易被忽略的点，好多新手栽在这。

排完就得对齐：档案整理装订要求的“站军姿”考验

顺序对了，接下来就是站军姿了，你见过哪个证件照里一群人歪歪扭扭的？档案也一样，必须站得整整齐齐才行。档案整理装订要求明确说了，左侧对齐、下侧对齐，误差不能超过2毫米，别跟我说差不多就行，差个几毫米拿在手里坑坑洼洼，一看就不合格，档案馆的老师一眼就能看出来，打回来重理太正常了。

我当初就图快，对齐大概齐就完了，结果拿过去，王大爷翻了翻就给我扔回来了，说“你这是路边摊卖书呢？边都不齐也好意思拿过来？”我那脸啊，红得跟熟透的西红柿似的，回去蹲那理了一晚上才理好，从那之后我每次对齐都对着桌子边比三遍，就怕差一点。你说说，早按档案整理装订要求来，哪用遭这个罪？

正式装订：核心档案整理装订要求记好这三点

都准备好了，终于到装订这一步了，别着急，按着要求来，一次就能成，我给你把重点列出来：

• 选对装订方式，符合档案整理装订要求才耐用

  如果是需要永久保存的档案，必须用线装，别图省事用订书钉或者普通胶装，时间长了胶会开，钉会锈，用不了几十年就坏了。如果是短期保存的档案，可以用胶装，但也不能用金属钉，记住这个规矩准没错。就像你存一辈子的东西，肯定得用结实的材料，你说对不对？

• 装订位置不能错，这是档案整理装订要求的硬指标

  一般都是左边留1.5厘米左右的装订边，打三个孔，上下两个孔距离上下边大概1.5厘米，中间一个在正中间，孔别打得太偏，更不能打到字或者公章上！我之前就犯过这个错，把一份文件的公章打穿了，那份文件找了好久才找到原件，差点把我工作搞没，这个血的教训你一定要记牢！

• 装订完必须检查，收尾别掉链子

  订完之后别着急装盒交差，翻一遍看看：有没有掉页？有没有歪？有没有打到字？金属都清干净了吗？顺序对不对？就像你考试交卷前检查一遍，能把错误都找出来，省得后来返工。我之前省了这一步，结果有一本漏了一页，又拆了重订，花了双倍时间，所以说，这步真不能省，也是档案整理装订要求里要求的收尾工作，别嫌麻烦。

其实说来说去，档案整理装订要求说难真不难，说白了就是个细心活，你把每本档案都当成给文件办永久户口本，每个步骤都按着要求来，就肯定不会错。我一个当年连装订都钉歪的新手，现在都能给新人培训了，你照着我给你说的这些踩过坑的经验来，绝对一次过。

最后说句土味实在话：干活按要求来，你偷懒它给你找麻烦，你用心它给你省时间，只要记牢档案整理装订要求，细心点，新手也能一次做对，早点干完早点摸鱼，这不比来回返工香吗？