干了10年行政攒的干货：档案制度建设目标确定实战经验

上周开电商公司的发小找我吐槽，说前阵走了个核心运营，把手里的高价值客户全撬走了。想翻当初签的保密协议追责，仨人在资料柜翻了三天，连合同影子都没见着。

他急了让行政一周内补好档案制度，结果行政直接抄了个大厂模板，要求全公司所有工作文档每周一统一上交归档，还要走三层审批。现在全公司怨声载道，销售说天天在外跑客户根本没时间整理，运营说文档交了自己要用还得申请，根本推不动。

很多人做档案制度第一步就错了，上来就抄模板凑内容，根本没先搞清楚目标该怎么定。今天给你唠点实打实的经验，看完你做的档案制度，既能满足老板需求，还不会遭员工骂。

1. 先搞清楚制度给谁用，别上来就对标大厂

档案制度不是用来摆着给外人看的，是要真真切切用的。定目标之前，你得先把使用的人摸清楚，不然做出来的东西全是空中楼阁。

• 先列三类核心使用人的需求

  第一类是老板/管理层，他们要的是“要用的时候能立刻找着”。比如要投标找资质证照，要打官司找合同，要发年终奖找绩效记录，这些是硬需求。举个例子，我之前待的公司，老板每年要申请政府补贴，每次要找近三年的财务报表、社保缴纳记录，我定目标的时候就把这两项单独列出来，专门放在一个固定的文件夹，找的时候10分钟就能给到。

  第二类是普通员工，他们要的是“用档案的时候别太麻烦”。比如开在职证明、查年假剩余天数、找自己的劳动合同，你别搞的开个证明要找三个领导签字，员工肯定烦。

  第三类是你自己（行政/人事），要的是“好整理好维护，不给自己加活”。别为了看起来专业，搞十几类档案分类，最后你自己整理的时候都分不清该放哪。

• 筛掉所有非必需的要求

  把三类人的需求列出来之后，把“想要但没用”的全部砍掉。比如你公司总共才20个人，就别学大厂搞什么档案数字化系统，花几万块钱买了，一年也用不了两次，纯属浪费钱。再比如普通员工的日常工作周报，根本没必要归档，除了占地方没有任何用，直接砍掉就行。

  避坑提醒：别为了显得你工作认真，加一堆没用的要求，最后执行不下去，挨骂的还是你。

2. 目标要写可落地的内容，别喊空口号

很多人定目标的时候，最爱写“提升档案管理效率”“实现档案规范化管理”这种屁用没有的空话，别说员工不知道啥意思，你自己看了都不知道该咋干。

• 所有目标都要写可量化的具体指标

  

  别写“做好劳动合同管理”，要写“所有在职、离职员工劳动合同100%归档，找任意一份不超过1分钟”。别写“做好资质证照管理”，要写“公司所有资质证照放在加密文件柜，取用必须登记，丢失追责”。

  我之前给朋友的小公司定档案目标，就3条：第一离职员工的工作交接单必须存档，丢了罚对接人事50块；第二涉密客户合同单独锁，只有老板和行政主管能拿；第三员工开证明线上填个表，24小时内出。就这三条，全公司没人有意见，执行得特别好。

• 目标要和实际奖惩挂钩

  没有奖惩的目标就是一张废纸。比如你定了“各部门业务档案每月5号之前上交”，就得同时写清楚，晚交一天扣部门负责人20块全勤奖，交的全的季度给部门发500块团建基金。不用多，有奖惩大家才会当回事。

  避坑提醒：奖惩别搞太夸张，比如晚交一次扣几百，大家会抵触，意思到了就行。

3. 目标要留调整空间，别定死了改不了

公司是一直发展的，你不能今年定的目标，明年公司规模翻了三倍还在用，肯定不适用。

• 第一次定目标要留3个月试用期

  刚推的时候别直接说“这是公司规定，必须执行”，要先说“咱们先试3个月，有啥问题随时提，能改的咱都改”。比如你刚开始要求销售每周交客户档案，跑了一个月发现销售天天在外跑，根本没时间整理，就可以改成每季度交一次核心的结项客户档案就行，不用交全部的。

  避坑提醒：别一上来就把话说死，说什么“违反就开除”，最后执行不下去，打自己的脸。

• 每半年复盘一次目标，跟着公司发展变

  公司10个人的时候，你的目标可以是“别丢劳动合同就行”。等公司做到100人要融资了，你就得加“所有财务凭证、社保记录100%可查”的目标，不然投资人尽调的时候你拿不出东西，钱都融不到。等公司做到500人要上市了，你再去搞档案数字化、涉密档案分级管理这些东西，完全来得及。

说了这么多，其实核心就一句话：档案制度的目标，从来不是越全越好，而是越好用越好。

你要是现在正要做档案制度，别着急去搜模板。今天下班前花10分钟，拿个笔列三个问题：第一老板最近要找啥档案找不到？第二员工之前吐槽过档案相关的啥问题？第三你自己整理档案最烦啥？把这三个问题的答案列出来，你的制度目标就成了80%，比你抄3天模板有用多了。

就从今天开始做，真的不难。