开展档案制度建设普查 摸清底数筑牢单位档案管理根基

为啥说做档案管理的，千万别跳过这步普查？

这事儿吧，我见过太多单位吃暗亏。档案管理就像家里的储物柜，平时不用从来不翻，真要找出生证明、房产证的时候，才发现里面堆得乱七八糟，啥规则都没有。档案制度建设就是储物柜的分层隔板，普查就是你动手整理前，先把所有东西翻出来捋一遍，看看哪缺板、哪漏缝，哪儿塞了没用的垃圾。

档案制度建设普查，到底要查哪几件事？

先查现有制度覆盖全不全

别上来就忙着写新制度改新规则，先把你单位现存所有和档案相关的制度全拉出来。从档案收集、整理、归档，到借阅、保密、销毁、移交，全流程过一遍。

很多单位现在还只有十年前定的一份笼统的管理办法，电子档案普及快十年了，连个电子档案归档、备份的规则都没有，这不就是明摆着留大坑吗？一定要列个全流程清单，一项一项打勾，缺环节直接标红记下来，别藏着掖着当没看见。

再查现有制度好用不好用

不是摆个文件在那就算有制度了。我见过太多单位的制度都是网上抄的，全是正确的废话，实际根本没法落地。

比如借阅制度写着“经相关领导审批”，哪个是相关领导？普通档案和涉密档案审批权限一样吗？借期多久？啥档案不能外带？啥都没说，真出了问题全靠互相甩锅，这种制度跟没有有啥区别？普查一定要找天天碰档案的管理员、各个部门的资料员唠，问问他们这制度卡不卡脖子、好不好用，不好用的直接记下来。

最后查制度真的执行了吗

这是最扎心的一点，太多单位制度挂在墙上、躺在文件夹里，实际该乱还是乱。该归档的项目材料全在业务员工电脑里躺着，人一离职连文件存在哪都找不到；该销毁的过期档案堆在闲置仓库，年年交物业费占地方，这不纯纯浪费钱吗？

别光听部门负责人说“我们都按制度执行了”，抽个三五年的档案流程记录核对一下，真假一查就出来。

普查完不是结束，得落到实处改

缺的赶紧补，错的抓紧改

缺哪个环节的制度就补哪个，不符合现在要求的就改。现在电子发票、电子合同都普及了，就得把电子档案的存储、备份、移交规则加上，别等审计要档案找不出来，才想起补窟窿。

没用的直接删，卡流程的赶紧优化

那些抄来的官话废话条款，直接删掉就行。原来借个档案要找三个领导签字的，该下放权限就下放，流程太复杂没人愿意遵守，定了制度也是白定。

留好问题清单，别查完就忘

这次普查出来的问题、定好的改进计划，都存好档，过个半年一年再核对一次，看看改没改到位。别年年普查，年年都是那几个老问题。

说白了，档案制度建设普查就是给单位档案管理做一次免费全身体检，别嫌麻烦。真哪天碰上审计、检查，需要调档出证明，你能轻轻松松拿出来不出错，就知道这活干得有多值了。