轻工工程档案管理软件本地部署与日常归档实操全指南

前期准备

工具与安装包准备

零门槛本地部署，个人PC即可运行，所有工具直接下载使用，地址如下：

• 环境集成工具：phpStudy，下载地址：https://www.xp.cn/download.html
• 开源档案管理程序包：OpenDocMan，下载地址：https://github.com/opendocman/opendocman/releases，选择最新1.4.4版本压缩包下载即可

基础配置要求

最低配置：双核CPU、4G内存、100G可用存储空间，支持Windows7及以上系统，下文以Windows本地部署为例操作。

分步部署操作

第一步：环境与项目初始化

• 安装phpStudy，运行下载好的安装包，一路默认点击下一步完成安装，安装完成后打开phpStudy控制面板
• 点击控制面板的「创建网站」，按以下参数填写，无特殊需求不要修改：
  • 域名：localhost
  • 端口：80
  • PHP版本：选择7.3.10，无兼容问题
  • 数据库：勾选「创建数据库」，数据库名填写lightindoc，设置密码为123456（可自行修改，后续需要用到）
• 点击确认创建，打开创建好的网站根目录，删除目录内默认所有文件，将下载好的OpenDocMan压缩包解压，把所有文件复制到该根目录

第二步：Web向导完成安装

打开浏览器，地址栏输入http://localhost进入安装向导，按步骤操作：

• 勾选同意许可协议，点击下一步
• 环境检查所有项都会显示通过，直接点击下一步
• 数据库配置按以下内容填写，不要修改其他默认参数：
  数据库主机：localhost
  数据库名称：lightindoc
  数据库用户名：root（phpStudy默认用户名，修改过则填修改后的）
  数据库密码：123456（创建数据库时设置的密码）
• 设置管理员账号，用户名填admin，设置密码后记录下来，点击下一步等待安装完成，点击登录即可进入后台

第三步：配置轻工工程专属档案分类

删除默认通用分类，替换为轻工工程标准分类，操作步骤：

• 登录后台后，点击左侧菜单栏的分类管理，选中默认分类点击删除
• 依次添加以下5个一级分类，每个一级分类下可按项目编号添加二级子分类：
  • 项目前期档案：存储可行性报告、环评批复、立项文件等
  • 施工技术档案：存储施工图纸、技术交底、设计变更记录等
  • 物资设备档案：存储采购合同、设备说明书、进场检测报告等
  • 竣工验收档案：存储验收报告、竣工图纸、结算审计资料等
  • 运维改造档案：存储运维记录、改造方案、更新图纸等

第四步：配置角色权限

根据轻工工程参建方需求配置对应权限，操作：

• 点击左侧菜单栏的用户权限 - 角色管理，依次添加4个角色：
  • 档案管理员：开通所有权限，负责档案审核、入库管理
  • 项目施工人员：开通本项目档案上传、查看权限，关闭删除、修改他人档案权限
  • 监理单位：仅开通竣工验收档案查看权限，关闭所有修改权限
  • 外部访客：仅开通公开公示档案查看权限
• 添加人员账号后，给每个账号分配对应角色，配置完成

日常归档实操步骤

单份档案上传

• 登录账号，进入对应项目的档案分类，点击页面上方的上传文档
• 填写必填元数据：项目编号、档案编号、编制单位、编制日期、责任人，所有项必须填写，方便后续检索
• 选择要上传的文件，支持CAD(dwg/dxf)、PDF、Word、Excel所有常用格式，单文件默认最大100M，若需上传更大文件，修改方法：打开phpStudy控制面板，点击当前网站的「php.ini」配置，搜索upload_max_filesize，将默认值修改为需要的大小（如200M），同时修改post_max_size为相同数值，保存后重启PHP服务即可生效
• 点击提交，普通员工上传的档案会自动进入档案管理员审核队列，审核通过后正式入库

批量档案导入

项目竣工验收后批量归档，按以下步骤操作：

• 提前将所有档案按规则重命名：命名格式为「档案编号_文件名.后缀」，整理好后打包
• 解压压缩包，通过phpStudy的文件管理，将所有文件上传到网站根目录下的upload/batch文件夹
• 后台点击工具 - 批量导入，下载系统提供的元数据模板，按要求填写所有档案的元数据，上传模板后，系统会自动匹配文件名与元数据，一键完成导入，自动生成档案台账

常见问题排查

• 上传CAD文件提示格式不允许：登录后台，点击「系统设置 - 文件类型设置」，添加dwg、dxf两种格式，MIME类型填写application/acad，保存后即可正常上传
• 搜索不到已上传的档案：登录后台，点击「工具 - 重建全文索引」，等待系统完成索引重建，1000份档案大约1分钟即可完成，完成后即可正常检索
• 数据备份操作：打开phpStudy控制面板，点击对应网站的「备份」按钮，设置自动备份周期为每周，将备份存储路径修改为非系统盘（如D盘备份文件夹），即可自动完成备份，需要恢复时直接点击恢复即可