企事业单位档案员必学档案软件适配的数字化批量上传标注培训

第一步：确认档案软件元数据字段规范（前置关键准备）

元数据不匹配是档案数字化批量操作最容易卡壳的环节，必须先从系统导出完整空模板，不能凭经验填。以主流通用开源档案软件“档案大师Lite”为例（闭源软件操作逻辑一致，导出路径略有调整），操作如下：

• 登录档案大师Lite管理后台：http://localhost:8080/dms（本地部署地址，闭源软件用分配的企业公网/内网地址），权限选“档案整理岗”
• 点击左侧菜单栏「档案库」→「要整理的库名」（比如“2024年文书档案库”）→「批量导入」→「下载标准元数据Excel模板」
• 打开模板后，先查看“必填说明”隐藏列（选中第一行上方，右键取消隐藏），明确哪些字段必须填、填什么格式（比如日期必须是YYYY-MM-DD，保管期限只能选“永久/30年/10年”）

第二步：纸质档案数字化前期批量标准化处理

扫描仪扫出来的文件直接上传档案软件，90%会出现命名乱、格式不兼容、缺页缺角的问题，必须先用工具预处理。

（1）批量重命名电子文件

用Windows自带PowerShell一键按“档号-保管期限-页数”命名，档号可从后续元数据模板复制。操作步骤：

1. 将所有扫描件放在同一个文件夹，命名为「待命名文书档案」
2. 右键该文件夹空白处，选择「在终端中打开」（Win10/11选「PowerShell」）
3. 复制粘贴以下代码并回车，按提示输入模板里第一个档号、保管期限： ```powershell $path = ".\待命名文书档案" $files = Get-ChildItem $path -Filter ".pdf" -File | Sort-Object Name $firstCode = Read-Host "请输入第一个电子文件对应的档号（比如：WS2024-WS001）" $term = Read-Host "请输入保管期限（永久/30年/10年）" $pageNum = 1 foreach ($file in $files) { $newName = "$firstCode-$term-第${pageNum}页.pdf" Rename-Item -Path $file.FullName -NewName $newName $pageNum++ } ```
4. 如果是多页合并成一个PDF对应一条元数据的，代码改为： ```powershell $path = ".\待命名文书档案" $files = Get-ChildItem $path -Filter ".pdf" -File | Sort-Object Name $firstCode = Read-Host "请输入第一个电子文件对应的档号（比如：WS2024-WS001）" $term = Read-Host "请输入保管期限（永久/30年/10年）" $index = 1 foreach ($file in $files) { $newName = "$firstCode-$term.pdf" Rename-Item -Path $file.FullName -NewName $newName $index++ } ```

（2）批量格式统一与压缩

档案软件通常要求PDF/A-1b格式（长期保存标准），扫描件超过10MB会影响上传速度，用「PDF Shaper Free」处理，下载地址：https://www.pdfshaper.com/download-free.html。操作步骤：

• 安装后打开，点击左侧「转换」→「PDF转PDF/A」
• 点击「添加文件」选中所有重命名后的PDF，点击「输出文件夹」设置为「标准化文书档案」
• 点击「选项」→勾选「PDF/A-1b」、「压缩图像」（彩色DPI设为150，黑白设为300，质量设为70%，不影响阅读又能大幅缩小），点击「确定」→「转换」

第三步：元数据Excel模板批量填充

元数据重复字段用Excel公式自动填充，不重复的手动补全，填完后必须删除所有隐藏列、空行、空列，否则批量导入会报错。

（1）重复字段批量填充

比如“年度”“机构/问题”“保管期限”，操作如下：

• 年度列（假设A列，A1是表头）：A2填「2024」，选中A2单元格右下角填充柄，按住左键向下拉到底即可
• 下拉选择式字段（比如C列保管期限）：选中C2:C1000，点击「数据」→「数据验证」→「允许」选「序列」→「来源」填「永久,30年,10年」（逗号用英文），点击「确定」，之后每个单元格直接下拉选就行
• 档号自动递增（假设B列，档号格式为WS2024-WS001）：B2填「WS2024-WS001」，B3填公式「=LEFT(B2,9)&TEXT(RIGHT(B2,3)+1,"000")」，选中B3填充柄向下拉到底

（2）电子文件名批量关联到模板

以通用开源为例，模板里「电子文件路径」填「./标准化文书档案/电子文件名.pdf」，操作步骤：

• 打开「标准化文书档案」文件夹，全选所有PDF，按住Shift键右键，选择「复制为路径」
• 回到Excel模板，「电子文件名」列（假设E列）先粘贴，然后选中E列所有路径，点击「查找和选择」→「替换」，查找内容填「你标准化文书档案的完整本地路径\」（比如「D:\档案整理\标准化文书档案\」），替换为「./」，点击「全部替换」

第四步：档案软件批量上传与OCR自动标注

以主流通用开源“档案大师Lite”为例，闭源软件用「批量导入」功能配合插件即可。

（1）批量导入元数据与电子文件

• 登录管理后台，回到「批量导入」页面
• 点击「上传文件」，选中填好的Excel模板和「标准化文书档案」文件夹（必须压缩成ZIP格式，压缩时选择「存储」模式，否则解压慢）
• 点击「预览」，检查所有必填字段是否有红色报错（红色表示格式错误或未填），修改后重新上传
• 检查无误后，点击「确认导入」

（2）开启OCR自动提取关键词

关键词手动填效率太低，开启系统自带Tesseract OCR即可（闭源软件需单独购买OCR插件），操作步骤：

• 点击左侧菜单栏「系统设置」→「OCR设置」
• 勾选「导入自动OCR识别」→「识别关键词」→「关键词数量限制为5个」
• 下载中文语言包：https://github.com/tesseract-ocr/tessdata/raw/main/chi_sim.traineddata，放到「D:\Program Files\档案大师Lite\tessdata」文件夹（本地部署路径按实际调整）
• 重启系统，回到「档案库」→「已导入未审核」，点击「全选」→「批量OCR识别」，1000份文件约需15-30分钟

第五步：档案数字化成果批量审核与归档

最后一步确保万无一失，审核后就正式进入档案库了。

• 点击左侧菜单栏「档案库」→「已导入未审核」
• 点击右侧「筛选」→「关键词为空」，查看并手动补全这些文件的关键词
• 随机抽查10%的文件，检查档号、保管期限、电子文件是否对应
• 检查无误后，点击「全选」→「批量审核通过」→「批量归档」