郴州档案数字化基础实操：新手3小时完成电子归档全流程指南

前置准备：15分钟搞定工具与素材

本指南适配郴州档案局2024版《文书类电子文件归档与电子档案管理规范（试行）》中的扫描、命名、分类环节，无需特殊硬件，普通办公室电脑即可操作。

工具准备

• 通用扫描仪驱动：直接去扫描仪品牌官网（如佳能：https://www.canon.com.cn/support/consumer/products/scanners.html，惠普：https://support.hp.com/cn-zh/drivers/printers）按型号下载安装
• 批量PDF压缩工具：7-Zip（免费开源，下载地址：https://7-zip.org/download.html，选择.exe格式的32/64位安装包）
• 郴州本地归档目录模板：访问郴州市档案馆官网首页「下载中心」→「档案业务」→「文书电子归档目录模板2024」直接下载.xlsx文件

素材整理要求

• 纸质文件：先按年度-机构-问题-保管期限（永久/30年/10年）四层分类码齐，每摞最上面贴手写编号条（格式：2024-CZ01-ZC-001，CZ01代表郴州市某区局，ZC代表综合类，可替换为规范简称）
• 电子原生文件：Word/Excel/WPS直接导出为PDF/A-1b格式（郴州规范强制要求，防止乱码和篡改），图片类提前批量重命名为编号+页码格式

第一步：纸质档案扫描与格式转换（45分钟）

基础扫描参数配置（通用扫描仪通用）

打开扫描仪驱动软件，找到「自定义扫描」或「高级模式」，逐项调整以下郴州档案局指定参数，调整后保存为「郴州文书归档」预设：

• 分辨率：300dpi（黑白/灰度文字）、600dpi（彩色照片/公章清晰文件）
• 色彩模式：黑白文字选「灰度8位」或「黑白二值」，带彩色公章/插图选「彩色24位」
• 文件格式：TIFF（G4压缩，黑白二值专用）或PDF/A-1b（灰度/彩色直接一步到位）
• 尺寸对齐：选「自动裁剪边框」+「自动纠偏90度」
• 单面/双面：根据文件页数选「单面扫描」或「双面连续扫描」

扫描操作流程

1. 将码齐的单摞纸质文件（编号条朝下，先扫正文最后扫附件）放入扫描仪进纸器，注意不要超过进纸器标注的最大页数
2. 选中「郴州文书归档」预设，点击「预览」确认无漏页、严重歪页后，点击「扫描」
3. 扫描完成后，直接在驱动软件中按编号条内容+附件序号重命名，格式：2024-CZ01-ZC-001-001.pdf（最后两位001代表正文第一页，附件从101开始，比如附件第一页是2024-CZ01-ZC-001-101.pdf）

第二步：批量合并PDF与压缩（30分钟）

单份档案PDF合并

单份档案的正文、附件PDF需合并为一个完整文件，推荐用免费的PDF24 Tools在线合并工具（无需安装，国内可访问）：

1. 访问地址：https://tools.pdf24.org/zh/merge-pdf.php
2. 将单份档案的所有PDF（按正文、附件1、附件2的顺序）拖入上传框
3. 点击「合并」，等待10-30秒（文件越大越慢），点击「下载」，重命名为编号+保管期限简称：2024-CZ01-ZC-001-永.pdf

批量压缩PDF（控制单个文件≤50MB，郴州要求）

用7-Zip批量压缩合并后的PDF，步骤如下：

1. 选中所有合并后的PDF，右键点击「7-Zip」→「添加到压缩包」
2. 在弹出的窗口中逐项配置：
   • 压缩格式：ZIP（通用格式，档案局接收无问题）
   • 压缩级别：极限压缩
   • 压缩方法：PPMd（针对PDF文档压缩率最高）
   • 字典大小：128MB（64位电脑选，32位选64MB）
   • 单词大小：32
3. 点击「确定」，压缩完成后生成「归档PDF.zip」

第三步：填写郴州归档目录模板（40分钟）

打开提前下载的「文书电子归档目录模板2024.xlsx」，不要修改表头顺序和格式，逐项填写每一行（每一行对应一份合并后的PDF）：

必填字段（郴州档案局强制要求，漏填无效）

• 全宗号：向本单位档案管理员或当地档案馆查询（格式：CZ001开头代表郴州市直单位，CZ02开头代表北湖区，以此类推）
• 年度：4位数字，如2024
• 保管期限：填写「永久」「30年」「10年」，不要填简称
• 机构（问题）：填写规范简称，如「办公室」「业务一科」
• 件号：同合并前的编号（不含页码和保管期限），如2024-CZ01-ZC-001
• 责任者：文件的发文单位全称，如「郴州市XX局办公室」
• 文号：文件右上角的发文字号，如「郴XX办〔2024〕1号」，没有文号填「无」
• 题名：文件的完整标题，不要简化，如「关于印发《郴州市XX局2024年度工作计划》的通知」
• 日期：文件落款日期，8位数字，如20240101
• 页数：合并后的PDF总页数（可右键PDF→「属性」→「详细信息」查看）
• 归档号：同件号
• 备注：有特殊情况（如缺页、复印件代替原件）填，无特殊情况填「无」

第四步：最终打包与自检（30分钟）

最终打包结构（郴州档案局要求，必须严格遵守）

新建一个文件夹，命名为全宗号-年度-机构（问题）-保管期限-提交单位，比如「CZ001-2024-办公室-永久-郴州市XX局」，文件夹内放：

• 子文件夹「PDF文件」：放所有合并后的单份PDF（不要压缩包，刚才的压缩包只是为了传输方便，解压后放这里）
• 文件「文书电子归档目录2024.xlsx」：填写完成的模板文件

自检清单（提交前必查，防止返工）

• 扫描参数是否符合300/600dpi要求？
• 所有PDF是否都是PDF/A-1b格式？（右键PDF→「属性」→「详细信息」→「PDF版本」查看）
• PDF命名是否符合规范？
• 目录必填字段是否漏填？
• 最终打包结构是否正确？