档案管理软件审计报告不详细怎么办

你有没有过这种糟心的经历？年底公司迎审计，你从档案管理软件导出审计报告。结果打开一看，缺东少西，哪批档案谁调走的没写，哪年归档的也没标。审计老师追着你要补，领导站旁边催你半小时出结果，你对着软件界面抓瞎，满头汗都湿了刘海。

这种情况真不是你能力不行，大多是没找对调整的方法。今天说的全是能直接上手的步骤，看完就能解决报告不详细的问题。

1. 先查软件导出设置，八成问题出在这

1.1 打开自定义字段，把没勾的项全勾上

很多人用档案管理软件，导出报告只会用默认模板。

默认模板为了看着简洁，自动藏了很多审计需要的字段。说白了就是你没勾，软件就不给你出内容。

举个例子，我之前帮国企的一个档案岗姐妹改报告，她默认导出只勾了档案名称和存放位置。审计要的借阅记录、归档人、密级全都没勾，所以报告看着空一片。

具体操作步骤：打开软件的报告导出页面，找到「自定义字段」按钮，把审计要求的所有项挨个勾上：档案编号、形成日期、归档人、借阅状态、归还日期、密级，一个都别落，再重新导出一次就好。

1.2 换审计专用模板，别一直用日常模板

现在正规点的档案管理软件，都自带审计专用报告模板。不是你找不到，是你从来没点开看过。

避坑提醒：别图省事一直用日常整理的模板，那个本来就不是给审计做的，缺信息太正常。

具体操作：在软件的模板中心搜「审计」，出来的专用模板直接用。大部分需要的字段都已经帮你勾好了，你只需要导出来就行，比你自己调省半小时。

2. 软件缺原始数据，按这个顺序补最省时间

2.1 先补核心必填项，别上来就乱补全

很多人一看见报告缺内容，就对着所有档案一条一条改，半天改不完，其实根本不需要。

审计要的报告，核心就那几样，你先补核心就行，其他边角信息根本不会查。

核心必补的只有三类：

• 遗漏的归档信息：补全归档日期和归档人
• 涉密档案信息：补全对应的密级项
• 外借档案信息：补全借阅人和审批记录

你把这三类填完，就算其他小项有点空，审计也不会说什么。

2.2 用批量导入补数据，别一条一条手动输

要是缺的信息很多，别傻坐着一条一条录，太浪费时间。

大部分档案管理软件都支持批量修改数据，用这个方法十分钟能搞定几百条。

具体操作：先把现有报告导出成Excel，把缺的信息批量填到Excel对应列，再导回软件重新生成报告就行。

举个例子，你有100份合同档案缺归档部门，你在Excel里直接批量填充，十分钟搞定，比一条一条输快10倍。

避坑提醒：导回去之前记得先备份原数据，别填错了把原来的信息冲没，到时候哭都找不到地方。

3. 软件本身功能不行，换个方式交也能过审

3.1 附一页手工补充说明，别直接说软件不行

很多小公司用的是好几年前买的便宜软件，功能不全，确实出不了详细报告。

这种情况你别直接跟审计说“我软件不行出不来”，那人家肯定判你不合格。

你可以这么做：把软件能出的部分导出来，再做一页A4纸的补充说明，把软件没出的核心信息列清楚，盖上公章就行。

我之前接触过的一个客户这么做，审计直接通过了，根本没为难。

3.2 临时用在线工具生成，不用重新录数据

要是时间够，你又不想手工做，可以把现有档案数据导出来，找个正规的在线档案审计报告模板，直接导入生成，十来分钟就出详细报告。

避坑提醒：要是公司档案有涉密内容，别用这个方法，老老实实做手工补充说明就行，别乱往网上传涉密数据。

其实档案管理软件审计报告不详细，九成都是没调对设置，不是软件真的不行。你先去看看导出字段勾全了没，再换换审计专用模板，大部分问题这两步就解决了。

要是真缺原始数据，就按核心项批量补，别瞎忙活浪费时间。就算软件真的不行，也有备选方法能交差。

你现在打开你的档案管理软件，花十分钟调一下导出设置，下次出报告直接就能用，根本不会再出漏项缺项的问题。