阿克苏地区机关企事业单位档案数字化全流程实操指南

一、前期准备：工具与合规校验

1. 免费工具准备（直接下载即可使用）

本次实操用到的所有工具均为免费正版，可直接通过以下地址获取：

• 图像处理工具XnViewMP：https://www.xnview.com/en/xnviewmp/
• OCR文字识别工具天若OCR开源版：https://github.com/ClassYang/TianruoOCR-OpenSource
• 目录整理工具WPS免费版：https://www.wps.cn/

核心合规前提：所有待加工档案必须先完成密级鉴定，涉密档案禁止私自数字化，需报送阿克苏地区档案局统一处理

2. 档案预处理实操

• 分类：按照年度-机构-问题三级分类法整理，对照阿克苏地区档案局发布的通用机构代码表给每个机构分配代码，档号格式统一为全宗号-年度-机构代码-件号，给每件档案标注唯一档号
• 拆订：拆除档案原有订书钉、胶装线等装订物，遇褶皱不平的纸张用低温熨烫机熨平，避免扫描重影
• 打码：用不干胶打码纸在每页档案右下角标注页码，空白页不标注，保留原档案顺序不变

二、数字化加工核心步骤

1. 扫描参数设置（符合阿克苏地区验收标准）

扫描参数必须严格按照以下要求设置，否则无法通过验收：

• 分辨率：普通纸质档案300DPI，工程图纸、老旧档案600DPI
• 色彩模式：普通文本用黑白二值，照片、彩色印章用24位真彩色
• 存储格式：单页图像保存为JPG格式，单页大小控制在200KB-2MB之间
• 命名规则：档号_页码，例如：001-2024-03-012_001.jpg，页码不足三位前面补0

2. 图像处理批量操作

使用XnViewMP完成批量处理，步骤如下：

• 批量校正偏斜：选中所有扫描件，点击「工具-批量转换-调整」，勾选「自动旋转校正」，设置偏斜阈值为1度，批量导出，手动调整校正失败的文件
• 去污裁边：去除页面装订孔、多余墨迹，保留页边距1cm左右切除黑边，不得裁切档案原有内容
• 质量检查：确保所有页面清晰，没有缺页、漏扫，文字可辨认

3. OCR识别与校对

使用天若OCR开源版批量生成可检索PDF：

• 打开软件选择「批量识别」，导入所有处理好的图像，设置导出格式为双层可检索PDF，导出路径与对应图像存放在同一文件夹
• 校对要求：每10页抽校2页，错字率超过0.3%（阿克苏地区验收标准）的全部重新校对，重点校对文号、人名、地名等关键信息

4. 档案目录著录

使用WPS表格整理档案目录，必须包含以下11项必填内容，缺项无法通过验收：

目录表格保存为Excel格式，命名规则为《[单位全称]XX年度档案数字化目录.xlsx》，放在数字化档案包的根目录。

三、质检与归档存储

1. 三级质检流程

• 一级自检：加工人员检查图像清晰度、命名准确性、目录完整性，不合格退回重加工
• 二级抽检：单位档案管理员抽检比例不低于10%，检查内容准确性，错漏率不得超过1%
• 三级送检：整理完成后按要求报送阿克苏地区档案局进行最终验收

2. 存储备份要求（符合安全规范）

必须落实三级备份要求，具体如下：

• 两份离线备份：分别存储在国产合格蓝光光盘和加密移动硬盘，一份放在本单位档案室，一份报送阿克苏地区异地灾备点保管，每半年读取校验一次，确保数据完好
• 一份在线备份：存储在本单位本地服务器，禁止存储在境外云平台，禁止上传到公共互联网云存储
• 打包规则：一个全宗对应一个根文件夹，每个年度对应一个子文件夹，每件档案对应一个子文件夹，存放对应图像和PDF文件

四、关键注意事项

1. 资质要求：涉及涉密档案的数字化加工，必须委托具备新疆涉密信息加工资质的单位承担，不得私自加工

2. 原档案保护：加工完成后的原纸质档案，按照原保管期限要求重新装订归档，不得丢失、损坏

如有业务规范疑问，可直接登录阿克苏地区档案局官网查询最新要求，官网地址：http://daj.aks.gov.cn/