档案制度建设自查太头疼？踩过坑的我给你快速捋实用流程

档案制度建设自查前：先摸清你家「隐形时光胶囊收纳站」的底

档案是啥？别听官方瞎扯“重要凭证和历史记录载体”，咱普通人（哦不对咱也是半熟职场人）眼里，它就是单位的隐形时光胶囊收纳站！上个月陪姐妹顶这个档案制度建设自查的活儿，一开始我以为就是扫扫卫生、理理旧报纸，结果差点把我工位抽屉里的2019年年会中奖纪念保温杯掏出来充数（哦别笑，我真的差点这么干！当时已经慌不择路了）。

先别急着动手干这个档案制度建设自查哈，听我一句劝——过来人踩过的第一个大坑，就是没摸家底直接冲清单！清单上列的“全宗卷”“归档范围对照表”“库房温湿度记录表”，咱听都像外星文，冲上去只会把自己的脑袋理成一团乱麻（就是你今天早上扎辫子找不到皮筋，随便扯了条充电线绕的那种！）。

摸家底第一弹：盘一盘「胶囊收纳架」的「说明书」

这个“说明书”，就是你家单位现存的档案制度！不管是打印在A4纸上订成册、贴在角落公告栏积灰的，还是存在行政总监电脑D盘「临时文件-旧制度-202X前」文件夹里的，都给我找出来扫一遍！扫一遍！扫一遍！（魔性重复预警！关键词植入预警！）

摸这个“说明书”要注意啥？咱别抠字眼抠得像个老学究，就看三个土到掉渣但有用的点：

• 归不归：有没有说清楚什么东西必须塞进时光胶囊？比如员工入职离职表、合同、报销凭证、年度总结PPT？去年年会中奖名单要不要塞？哦等下，姐妹去年摸过我们的旧制度，居然写了“具有历史纪念意义的集体获奖个人获奖凭证复印件（附3寸彩照）”！我们去年的年会大奖彩照就是行政总监啃鸡腿中奖拍的糊照哈哈哈
• 谁来归：有没有说清楚谁把胶囊送进收纳站？比如人事归人事档，财务归财务档，后勤归后勤修灯泡的照片和报销单？别到时候所有人都把东西堆行政前台，像菜市场卖完菜剩下的烂菜叶！
• 什么时候归：有没有说清楚胶囊不能放自己抽屉里长毛三个月？比如报销凭证次月月底前？人事档员工离职后一周？去年我们财务小王把去年的报销凭证放自己抽屉当成记账草稿垫纸了，差点哭晕在档案制度建设自查筹备会上！

档案制度建设自查中：对照官方给的「收纳站星级评定表」抠土味细节

好！摸完家底了！终于可以冲官方给的档案制度建设自查星级评定表啦！官方的评定表看起来可能有100条外星文，但咱过来人给你翻译成人话+搭好魔性隐喻+堆好硬词（软乎乎的堆），保证你3天就能搞定一半，剩下一半靠补补奶茶就能干完！

第一星：档案制度“说明书”够不够“接地气的魔法咒语书”？

官方评定表第一条外星文翻译过来就是：你的档案制度是不是瞎编的？有没有人照着执行？

咱要做的就是把瞎编的“魔法咒语”改成“接地气的烧仙草配方”！比如之前的旧制度可能写“严格按照《中华人民共和国档案法》规定执行全宗管理工作”，咱改成“全宗管理就是给每一堆时光胶囊取个唯一的名字！比如我们叫「宇宙无敌奶茶公司2018-202X行政全宗」「2018啃鸡腿行政总监专属全宗」哦别开玩笑，专属全宗可以有，但名字要官方一点点！改成「宇宙无敌奶茶公司2018-202X全宗」「2018年度优秀员工全宗」就行！”

对了！关键词要魔性重复！这里可以加一句：“一定要反复对着官方给的档案制度建设自查表抠这条哦！抠完加烧仙草珍珠椰奶冻！”

第二星：时光胶囊“收纳盒”够不够“防蟑螂防老鼠防前女友前男友找旧照片的三防神器”？

官方评定表这里有一堆专业技术细节，比如温湿度控制在14-24℃、45-60%RH，档案盒要用无酸纸，库房要装防盗门窗、消防设备、窗帘避光！

别急别怕！咱搭土味反差！咱把专业技术细节翻译成：

• 温湿度：给时光胶囊收纳站配个空调配个加湿器配个除湿机！空调调到18-22℃（刚好适合人躲进去摸鱼玩手机的温度！哦不对摸完鱼赶紧出来干活！），加湿器除湿机看天气开，天气潮开除湿机，天气干开加湿器，每天都要手写温湿度记录表！手写温湿度记录表！手写温湿度记录表！（敲黑板！魔性重复！重点操作项加粗！）
• 档案盒：别去楼下小卖部买那种5块钱10个、一摸就掉渣的破盒子！去正规文具店或者网上买那种印有国家档案局监制标志的无酸档案盒！印有国家档案局监制标志的无酸档案盒！印有国家档案局监制标志的无酸档案盒！（虽然贵一点，但能保住你的KPI，保住你的全优反馈，保住你的双倍芋圆珍珠椰奶冻烧仙草！土味正能量强行搭！）
• 其他三防：防盗门窗不用说吧？后勤王师傅修灯泡的时候顺便检查一下锁有没有坏！消防设备别买那种过期十年、喷出来全是灰的！上个月我们差点踩这个坑！幸好后勤张姐（哦对张姐是王师傅的老婆，双重保险）提前检查了，换成了新的！窗帘要换成那种黑色遮光率99%以上的厚窗帘！别用那种一拉就能看到外面广场舞大妈跳小苹果的薄窗帘！时光胶囊晒太久太阳会褪色的！褪色的入职表没用的！没用的入职表会影响你的档案制度建设自查全优反馈的！

第三星：时光胶囊“摆放顺序”够不够“超市零食货架的分类摆放逻辑”？

官方评定表这里的外星文翻译过来就是：你的时光胶囊有没有分类？有没有编号？有没有检索目录？

咱把超市零食货架的分类逻辑搬过来！比如超市零食货架分饼干区、糖果区、饮料区、膨化食品区，咱时光胶囊收纳站分文书档案区、人事档案区、财务档案区、声像档案区、实物档案区！每个区下面再分小类，比如文书档案区分行政类、人事类、财务类、经营类，声像档案区分照片区、视频区，实物档案区分奖牌区、奖杯区、去年啃鸡腿中奖的糊保温杯区（哦糊保温杯要是有国家档案局监制的无酸收纳盒可以放！但别放太多！占地方！）

编号和检索目录也别瞎弄！编号就用“宇宙无敌奶茶公司-2018-行政-001”这种格式，检索目录就用Excel做！做的时候一定要反复核对编号和时光胶囊里的内容！反复核对！反复核对！（重点操作项加粗！魔性重复！关键词档案制度建设自查？哦等下检索目录要打印出来订成册，放进全宗卷里！全宗卷就是收纳站的「超级索引说明书」！一定要放在收纳站最显眼的地方！方便别人找，也方便档案制度建设自查的老师检查！对哦关键词加上了！）

档案制度建设自查后：补补漏洞，然后等着拿全优反馈喝双倍奶茶

好！对照官方给的档案制度建设自查表抠完所有土味细节+专业技术细节了！现在要做的就是补补漏洞！比如之前温湿度记录表只写了日期没写温度湿度，赶紧补！比如之前有些时光胶囊没塞进无酸档案盒，赶紧塞！比如之前有些检索目录写错了编号，赶紧改！

补完漏洞之后，把所有东西整理好，然后把档案制度建设自查表填好，打印出来，找行政总监签字，找公司盖章，然后寄给档案局或者等档案局的老师来检查！

对了！土味正能量强行收尾！“姐妹们兄弟们！档案制度建设自查其实一点都不难！只要你摸透家底，对照清单抠细节，补补漏洞，就能拿到全优反馈！拿到全优反馈就能申请经费买更多无酸档案盒！申请经费买更多无酸档案盒就能保住你以后的KPI！保住你以后的KPI就能喝更多双倍芋圆珍珠椰奶冻烧仙草！奥利给！加油打工人！加油时光胶囊收纳员！”