适配本地归档规范的轻量南通档案管理软件快速搭建入门指南

一、工具选择与环境准备

本文选用Mayan EDMS社区版作为基础，该工具完全开源、支持文档权限管理、批量上传、全文检索、标签分组，且支持自定义元数据适配《江苏省机关团体企业事业单位档案管理规定》及南通本地归档细节要求。

1.1 系统环境要求

• 操作系统：Windows 10/11 专业版/企业版（64位）、Ubuntu 20.04/22.04 LTS（64位）
• CPU：2核及以上
• 内存：4GB及以上（推荐8GB+）
• 磁盘：至少10GB剩余空间（需预留归档文件存储区）

1.2 Windows环境安装步骤

这里采用Docker Desktop部署，避免手动配置Python、Redis、PostgreSQL等依赖的麻烦。

1. 安装Docker Desktop：访问官网下载对应Windows版本安装包：https://desktop.docker.com/win/main/amd64/Docker%20Desktop%20Installer.exe，安装时勾选“Use WSL 2 instead of Hyper-V”（如无Hyper-V硬件虚拟化权限，需先开启Windows功能中的“适用于Linux的Windows子系统”“虚拟机平台”，重启后再安装）。
2. 拉取并启动Mayan EDMS：打开CMD或PowerShell，执行以下命令（复制后直接回车）： ```bash docker run -d --name mayan-edms -p 80:8000 -v mayan_data:/var/lib/mayan -v mayan_postgres:/var/lib/postgresql/14/main mayanedms/mayanedms:4.4.10 ```
3. 验证启动状态：等待3-5分钟（首次拉取镜像需下载约2GB文件），访问浏览器输入localhost，看到Mayan EDMS登录页即成功。

二、适配南通本地归档规范的元数据配置

2.1 登录系统

初始登录账号：admin，初始密码：admin，首次登录后强制修改为8位以上含字母、数字、特殊字符的密码，如：Nantong@2024。

2.2 创建自定义元数据类型（以文书档案为例）

南通本地文书档案通用元数据包含：全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、密级、归档章编号、主题词、备注。

1. 进入设置→元数据→元数据类型，点击右上角“添加元数据类型”。
2. 创建第一个元数据“全宗号”：
   • 标签：全宗号
   • 内部名称：fonds_number
   • 数据类型：文本
   • 必填项：是
   • 显示顺序：1
   • 点击“保存”
3. 按以下参数依次创建剩余元数据：
   • 年度：内部名称year，数据类型数字，必填，顺序2
   • 保管期限：内部名称retention_period，数据类型选择“选项”，选项列表添加“永久”“30年”“10年”，必填，顺序3
   • 室编件号：内部名称room_item_number，数据类型文本，必填，顺序4
   • 责任者：内部名称creator，数据类型文本，必填，顺序5
   • 文号：内部名称document_number，数据类型文本，非必填，顺序6
   • 题名：内部名称title，数据类型文本，必填，顺序7
   • 日期：内部名称document_date，数据类型日期，必填，顺序8
   • 页数：内部名称page_count，数据类型数字，必填，顺序9
   • 密级：内部名称security_level，数据类型选项，列表添加“绝密”“机密”“秘密”“内部公开”“对外公开”，非必填，顺序10
   • 归档章编号：内部名称archive_number，数据类型文本，非必填，顺序11
   • 主题词：内部名称keywords，数据类型文本，非必填，顺序12
   • 备注：内部名称notes，数据类型文本框，非必填，顺序13

2.3 创建元数据集合

将上述创建的文书档案元数据打包，方便后续批量关联文档：

1. 进入设置→元数据→元数据集合，点击“添加元数据集合”。
2. 标签：南通文书档案元数据，内部名称nantong_wenshu_metadata。
3. 在“可用元数据类型”栏，按住Ctrl键选中之前创建的所有元数据，点击“→”添加到“已选元数据类型”，点击“保存”。

三、创建南通本地常用的文档库与目录结构

3.1 创建根级文档库

1. 进入文档→文档库，点击“添加文档库”。
2. 标签：南通XX单位（可替换为实际单位名称）文书档案，内部名称nantong_xx_wenshu_archives，点击“保存”。

3.2 关联元数据集合

1. 在刚创建的文档库右侧，点击操作→关联元数据集合。
2. 选中“南通文书档案元数据”，点击“保存”。

3.3 创建目录树（以南通归档年度分类为例）

1. 进入文档库详情页，点击右上角操作→添加文件夹。
2. 标签：2024，点击“保存”。
3. 进入2024文件夹，继续添加子文件夹：永久、30年、10年。
4. 后续每年重复此步骤，创建新年度文件夹及对应保管期限子文件夹。

四、批量上传与元数据批量填写（解决卡壳最多的环节）

4.1 批量上传本地扫描件

Mayan EDMS支持批量上传PDF、JPG、PNG、TIFF格式的文件，扫描件建议统一转成可全文检索的PDF（带OCR层）：

1. 进入目标文件夹（如2024→永久），点击右上角上传文档。
2. 点击“选择文件”，按住Ctrl选中本地2024年永久保管的所有带OCR的PDF，点击“打开”。
3. 在下方“元数据预设”栏，若本次上传的文档年度、保管期限相同，可先填写公共元数据：全宗号填实际单位的（如南通某教育局全宗号320600-JYJ）、年度填2024、保管期限选永久，点击“下一步”。
4. 系统会自动生成队列，等待上传完成（可在右上角头像旁的“队列”图标查看进度）。

4.2 批量编辑剩余元数据

逐个编辑元数据效率低，可用Mayan EDMS的“批量操作”功能：

1. 进入上传文档所在的文件夹，点击页面顶部的全选文档（如仅需选部分，勾选对应文档左侧的复选框）。
2. 点击底部弹出的“批量操作”栏中的编辑元数据。
3. 系统会按文档列表顺序展示每个文档的元数据编辑框，公共元数据已保留，仅需填写室编件号、责任者、题名、日期、页数等个性化内容，填写完成后点击“全部保存”。

五、全文检索与权限配置（收尾落地关键）

5.1 全文检索验证

Mayan EDMS首次部署后会自动开启OCR识别后台任务（Docker容器中包含Tesseract OCR引擎），上传后1-2分钟内即可实现全文检索：

1. 点击页面顶部的搜索栏，输入任意关键词（如“南通教育局2024年招生计划”），按回车。
2. 系统会展示匹配的文档，点击文档标题可查看详情及全文预览。

5.2 基础权限配置

为避免无关人员查看档案，需创建普通用户并分配对应文档库权限：

1. 进入设置→用户→用户，点击“添加用户”，填写用户名（如wenshu_dangan）、密码（如NantongWenshu@2024），点击“保存”。
2. 进入文档→文档库，找到目标文档库，点击右侧操作→权限。
3. 在“用户”栏，选中刚创建的wenshu_dangan，点击“→”添加到“已选用户”。
4. 在“可用权限”栏，勾选“查看文档库”“查看文档”“下载文档”“添加文档到文件夹”“编辑文档元数据”，点击“→”添加到“已选权限”，点击“保存”。