档案制度建设流程不合理怎么办？过来人分享实用整改方法

先唠唠我踩过的坑，档案制度建设流程不合理真坑人

我之前在地方国企行政岗待了四年，专门管档案这块，刚接这个活的时候，原有的流程乱得一塌糊涂，我当时的体感就是：你三个月没收拾的出租屋衣柜，想找件冬天的羽绒服出门，翻得满床都是衣服，最后发现它被压在换季被子底下——这就是档案制度建设流程不合理的真实日常。

那半年我掉的头发能绕办公桌一圈，每次审计来查档，我提前三天就开始睡不着，找一份十年前的项目合同能翻一下午仓库。说真的，档案制度建设流程不合理，哪怕你整个部门都是天天加班的卷王，也架不住流程卡脖子，白忙活半天不出活。我作为踩过坑的过来人，今天把整理好的方法掏给你们，都是亲测好用的。

整改第一步：先摸清楚，你的档案制度建设流程到底哪不合理

很多人一听到要改流程，上来就瞎砍瞎改，改完比原来还乱，就像你看衣柜乱，直接把一堆乱衣服塞到另一个柜子，换汤不换药，该找不到还是找不到。我刚改的时候也踩过这个坑，上来瞎调了两个环节，结果半个月找不到一份重要的投标合同，差点被领导开掉，后来才摸出正确的路子。

• 像翻衣柜一样全倒出来，全量盘一遍现有流程

  不管你觉得乱成啥样，先把现存所有环节一笔一画捋出来：谁收集材料、谁整理分类、谁签字归档、谁负责调阅，每个环节在哪里卡壳、出过什么错，全部记下来。比如很多单位都是收集环节烂尾：各部门随便交，没有时间要求也没有格式标准，收上来的材料，Word有doc有docx还有转成pdf的，扫描件歪歪扭扭字都看不清，这就是典型的流程节点没设计好，百分百是档案制度建设流程不合理的重灾区。

• 找用流程的人唠，别自己闷头拍脑袋

  你是定制度的，不代表你最懂哪里不合理，天天调档案的业务部门、审档案的审计部门、管借阅的前台，每个人都有一肚子苦水，你挨个去聊五分钟，比你自己想三天有用。我当初聊完才发现，最大的问题是调阅流程要找三个领导签字，业务部门赶着投标调一份合同，要等一天才能拿到，这不就是你想拿外套出门，要找你妈拿钥匙、找你爸开柜门、找你媳妇拿衣架，折腾半小时你都迟到了，这流程能合理才见鬼了。

整改第二步：重构流程，把歪路掰回正道

捋完问题就该改了，我还是拿衣柜举例子，乱的衣柜怎么收拾？不就是分挂区、叠放区、抽屉区，当季的放伸手就能拿到的地方，过季的放顶柜压箱底，不常用的锁抽屉，这个逻辑放到改流程一模一样。

核心就是一句话：分级分类定权责，每个节点闭环。我们原来所有档案调阅都要总经理签字，不管是普通的行政通知还是涉密的项目合同，全都要大老板签字，后来我们改了：普通公开档案部门负责人签字就能调，内部机密档案要分管副总签，核心涉密档案才要总经理签，一下子调阅速度快了80%，业务部门都夸我们终于干了件人事。

再比如收集环节，原来我们是年底一次性收齐一整年的材料，很多部门年初的材料都丢了，交上来缺东少西，后来我们改成：项目结项10天内必须归档，部门月度材料次月5号前交，不符合格式标准的直接打回去重交，就像你买了新衣服，当场剪吊牌挂好，别扔沙发上堆着，堆到年底又成乱窝子。这里说句土味正能量：只要流程卡得严，乱档也能变整齐，只要节点捋得顺，找档案从来不费劲，真的，这话不是瞎扯，我亲测有用。

说到这再提一句，如果你现在正遇到档案制度建设流程不合理，别光喊痛不动手，先把核心节点捋顺，比啥都强。

过来人掏心窝子：这几个坑千万别踩

我踩过的坑都给你们列出来，省得你们再掉进去：

• 别上来就砸钱买系统，顺序反了全白搭

  很多人一听说档案制度建设流程不合理，第一反应就是花几十万买个高端档案管理系统，觉得买完问题就解决了，其实大错特错。流程没捋顺，你给猪窝装个金柜门它还是猪窝，我前任领导之前就干过这事，花五十万上了系统，流程还是原来的烂流程，最后系统用得比原来还麻烦，钱花了还被上级骂。我整改的时候，先花两周把流程捋顺了，才根据我们的流程选了个适配的小系统，才花了不到五万，用得比原来那个贵的顺一百倍。

• 别搞完美主义，小步试错比一步到位强

  很多人想一下子弄出个完美的制度，全公司推翻重来，结果大家都不适应，一堆人抵触，最后推行不下去，不了了之。就像你一下子要把整个衣柜全重新收拾，收拾到一半累瘫了，最后还是乱得跟原来一样。不如先改最卡脖子的环节，比如先改调阅流程，大家尝到甜头，找档案确实快了，再改收集归档流程，没人会抵触，都愿意配合。我们当初就是这么改的，顺顺利利就推下去了。

• 别改完就不管了，定期复盘调整才长效

  档案制度不是一建了之的，公司业务在变，规模在变，流程也要跟着变，就像你衣柜一年四季都要换，冬天挂大衣，夏天挂裙子，不能一年四季都是那一套摆放。我们现在固定每半年复盘一次，看看最近哪个环节又卡了，哪里又出现新的问题，随时调，所以一直用得顺顺的。

其实说白了，档案制度建设流程不合理说难也难，说简单也简单，你就把它当成收拾自家衣柜，别整那些花里胡哨的虚头，先全理一遍，再分门别类归好，常用的放近点，不常用的放远点，定期收拾收拾，就再也不会出现找东西翻半天的情况了。我从当初天天加班找档案，到现在半天就能干完一周的活，全靠这套方法，真的，踩过坑的过来人不会骗你，按这个步骤来，保准你能捋顺，干完就能摸鱼喝奶茶，再也不用因为档案的事熬夜加班了。