邯郸本地电子归档规范适配轻量级开源档案管理实操指南

准备工作：确认邯郸本地电子归档基础要求

先通过官方渠道获取《河北省档案信息化建设实施细则（邯郸补充版）》要求，本文适配最通用的纸质转电子件、文书类/照片类电子档归档：

• 文书类电子档格式：PDF/A-2U/OFD（优先PDF/A-2U），分辨率300dpi以上
• 照片类电子档格式：TIFF/JPEG2000（优先TIFF），单张大小≥2MB
• 元数据字段：必须包含档号、题名、责任者、日期、保管期限、全宗号6项必填项
• 目录格式：导出支持CSV/Excel（.xlsx）

第一步：部署轻量级开源Paperless-ngx档案管理系统

使用Docker Compose部署是最快零门槛的方式，兼容Windows/Mac/Linux：

1.1 安装Docker Desktop

直接访问官网下载对应系统版本：https://www.docker.com/products/docker-desktop/，安装后启动并确认Docker图标右下角显示绿色「Running」

1.2 配置并启动Paperless-ngx

在桌面新建文件夹命名为「handan-archive」，在文件夹内新建名为「docker-compose.yml」的文件，用记事本/VS Code粘贴以下完整配置（可直接复制，无需修改）：

```yaml version: "3.8" services: broker: image: docker.io/library/redis:7 restart: unless-stopped volumes: - redisdata:/data db: image: docker.io/library/postgres:15 restart: unless-stopped volumes: - pgdata:/var/lib/postgresql/data environment: POSTGRES_DB: paperless POSTGRES_USER: paperless POSTGRES_PASSWORD: paperless webserver: image: ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx:latest restart: unless-stopped depends_on: - db - broker ports: - "8000:8000" healthcheck: test: ["CMD", "curl", "-f", "http://localhost:8000"] interval: 30s timeout: 10s retries: 5 volumes: - ./data:/usr/src/paperless/data - ./media:/usr/src/paperless/media - ./export:/usr/src/paperless/export - ./consume:/usr/src/paperless/consume environment: PAPERLESS_REDIS: redis://broker:6379 PAPERLESS_DBENGINE: postgresql PAPERLESS_DBHOST: db PAPERLESS_DBUSER: paperless PAPERLESS_DBPASS: paperless PAPERLESS_DBNAME: paperless PAPERLESS_ADMIN_USER: handan-admin PAPERLESS_ADMIN_PASSWORD: Handan@2025Archive PAPERLESS_TIME_ZONE: Asia/Shanghai PAPERLESS_OCR_LANGUAGE: chi_sim+eng PAPERLESS_URL: http://localhost:8000 volumes: pgdata: redisdata: ```

打开终端/命令行，进入「handan-archive」文件夹：

• Windows：在文件夹路径栏输入「cmd」回车，执行命令 docker compose up -d
• Mac/Linux：打开终端，输入 cd ~/Desktop/handan-archive 回车，执行命令 docker compose up -d

等待5-10分钟（首次下载镜像较慢），浏览器访问 http://localhost:8000，用配置中的账号「handan-admin」、密码「Handan@2025Archive」登录，系统部署完成。

第二步：配置系统适配邯郸本地归档规范

2.1 添加强制必填元数据字段

登录后点击右上角头像→管理→左侧「文档→自定义字段」，点击「添加自定义字段」，依次添加以下6个字段（全宗号后续若有统一单位全宗，可再添加下拉菜单选项）：

• 字段名：档号，类型：文本，勾选「必填」
• 字段名：责任者，类型：文本，勾选「必填」
• 字段名：日期，类型：日期，勾选「必填」
• 字段名：保管期限，类型：下拉菜单，添加选项「永久、30年、10年」，勾选「必填」
• 字段名：全宗号，类型：文本，勾选「必填」

2.2 设置默认导出格式与扫描OCR参数

• 点击右上角头像→设置→左侧「导出」，默认导出格式选「CSV」，默认PDF/A版本选「PDF/A-2U」，点击「保存」
• 点击左侧「消费设置」，OCR语言确认是「简体中文+English」，默认OCR分辨率设为「300」dpi，点击「保存」

第三步：纸质档扫描/电子档上传与归档操作

3.1 纸质档一键扫描归档

若有普通USB扫描仪，确认扫描仪已连接电脑并能正常打印测试页，系统支持自动检测（Windows/Mac/Linux通用）：

1. 点击顶部「扫描」按钮，选择「单次扫描」
2. 选择扫描仪型号（系统自动识别到的第一项即可），勾选「自动裁剪、自动去噪、自动方向校正」
3. 点击「开始扫描」，扫描完成后在预览页确认内容，点击「继续」
4. 进入「编辑文档」页，必须填写所有红色星号的自定义字段，填写后点击「保存并归档」

3.2 电子档批量上传归档

批量上传可通过两种方式，推荐第二种「消费文件夹拖拽」：

1. 网页上传：点击顶部「文档」→「上传文件」，支持拖拽或选择，上传后进入待处理队列，批量编辑必填字段后归档
2. 消费文件夹拖拽：打开「handan-archive」文件夹下的「consume」子文件夹，直接把需要归档的电子档（PDF/TIFF/JPEG等）拖拽进去，系统自动后台OCR（如有文本缺失），1-2分钟后在「文档→待处理」中看到文档，批量编辑必填字段后点击「批量保存并归档」

3.3 快速检索已归档文档

系统支持全文检索、元数据检索、标签检索：

• 全文检索：在顶部搜索框输入任意文档内容关键词即可
• 元数据检索：点击顶部「高级搜索」，选择自定义字段（如档号、保管期限）输入条件搜索

第四步：导出符合邯郸规范的档案目录与实体

若需向单位档案部门提交，按以下步骤导出：

1. 点击顶部「文档」，勾选需要导出的所有归档文档（支持全选）
2. 点击页面上方的「导出」按钮，选择「导出为ZIP（包含目录）」
3. 等待系统生成ZIP文件后自动下载，解压后包含：所有文档的PDF/A-2U/OFD/TIFF文件、符合规范的CSV目录文件

第五步：系统数据备份（防止意外丢失）

定期（建议每周）手动备份「handan-archive」文件夹下的所有内容到U盘/云盘即可，Docker Compose的数据全在该文件夹内，恢复时只需重新执行1.2的启动命令。