真心劝你别瞎搞档案数字化著录我掏出踩了半年的稳赢著录方法

先唠唠我为啥差点把档案室键盘砸烂

说起来都是去年的事儿了，公司赶在省档案馆评比前补三十年的老档案，给我塞了个“兼职著录大管家”的帽子——别以为大管家好听，就是坐在档案室角落吹空调外机散热（哦不对是角落连外机味儿都闻不到全是旧纸霉味混合墨水印）的人肉打字机+人肉放大镜+人肉纠错仪！

刚开始完全摸不着头脑，领导丢给我一本泛黄的《档案数字化著录规范手册》，字比蚂蚁腿还密，旁边还画着像五线谱跳错拍的表格样例——就这玩意儿，我翻了三页眼皮子打架五分钟。没办法硬上吧？档案数字化著录嘛，不就是把旧纸上面的字敲进系统里？结果敲了半个月档案数字化著录档案数字化著录敲到吐，省档案馆那边预审给我打回了一大半！

打回理由五花八门：著录项漏填日期漏年份漏月份漏具体到几号、扫描页码和著录页码对不上像穿错鞋的双胞胎兄弟、档案分类标错比如把“员工工资条分类归档”标成了“企业文化大事记收集整理”——那次我躲在楼梯间吃泡面哭了五分钟，键盘差点就被泡面汤泡成档案袋了！

哭完还得干啊，总不能丢了工作对吧？我就到处找资料找同行问，终于摸到了一套稳准狠不踩坑的档案数字化著录方法！今天掏心窝子分享给你们，保证你们以后碰档案数字化著录方法再也不用哭着吃泡面！

这套稳赢的档案数字化著录方法，其实就像整理自家衣柜

别不信！我后来琢磨透了，档案数字化著录方法档案数字化著录方法，说破天就是给旧档案“电子身份证”+“电子安家指南”，这不就跟整理自家乱七八糟的衣柜一模一样嘛？！旧衣服是档案，衣柜分层分类是著录项和分类标，衣架上贴的名字标签是著录编号，完美！接下来用衣柜整理法拆解档案数字化著录方法，保证你们一看就懂！

第一步：给旧衣服“洗干净剪线头”——档案前期预处理（著录前置哦！别漏！）

很多新手碰档案数字化著录方法直接跳过前期预处理，上来就打字，这就跟你直接把沾了火锅底料、破了洞的旧衣服塞衣柜，不仅找不着穿不着，还会把其他干净衣服弄臭！过来人血泪教训档案数字化著录前期预处理必须要做必须要做必须要做！重要的事情说三遍！

• 火锅底料篇（扫干净灰尘霉点墨水印）：别直接把皱巴巴、沾灰沾霉的档案拿去扫！先用软毛刷轻轻扫掉表面灰尘，有霉点霉斑的地方用专业的档案去霉喷雾（别用84别用花露水别用酒精！过来人踩过这三个坑！84会把纸烧黄烧破，花露水酒精挥发会让纸变脆），扫干净弄平再扫，扫出来的图片才清晰，后面著录才不会瞎猜！
• 破洞跳线篇（修补缺页粘牢折角）：折角的地方用平重物压一晚上（别用刚烧开的水壶别用装满水的水桶！过来人踩过水壶漏水的坑！水桶太重会把纸压出印子甚至压破），缺页的地方如果找不到原件就做个“缺第X页至第Y页”的白色小纸条夹进去，扫描的时候一起扫，粘牢折角压平缺页提示，后面著录和扫页码就不会错！
• 衣架标签篇（手写临时编号贴在右下角别挡内容）：碰档案数字化著录方法临时编号太重要了！就像给每袋待分类的旧衣服贴个“2024年春外套1号”“2023年秋连衣裙2号”，手写临时编号的时候用黑色中性笔别用红色别用铅笔（红色中性笔扫出来颜色淡，铅笔扫出来是模糊的灰线），贴在右下角空白处别挡重要信息，扫页码和归档的时候直接按临时编号来，快得飞起！

第二步：给旧衣服“分类分层摆好”——档案分类标引+核心项著录

前期预处理搞定了，接下来就到档案数字化著录方法的核心环节了！也就是给电子身份证填信息+给电子安家指南写地址！这里也别慌，还是用衣柜整理法！

• 分类分层篇（别瞎标别瞎摆用统一的“衣柜说明书”）：衣柜说明书就是你们当地档案馆或者你们公司给的《档案数字化著录规范手册》！别嫌它烦别嫌它字密！啃透前5页就行！啃透后你就知道“员工劳动合同”该放衣柜哪层哪格哪类！啃透前我把“员工试用期劳动合同”标成了“正式员工福利”，啃透后再也没犯过这种低级错误！标分类的时候别凭感觉别凭记忆，实在拿不准就翻手册或者问你们公司的档案管理员/当地档案馆的小姐姐小哥哥，他们都是免费的“衣柜整理顾问”！
• 核心项著录篇（身份证上的名字性别年龄不能错不能漏）：碰档案数字化著录方法核心项著录就是重中之重！什么是核心项？就是规范手册上标了★★★的项！比如全宗号、年度、保管期限、件号、题名、责任者、成文日期、页数！这些项不能错不能漏！比如题名，别只写“通知”“合同”，要写清楚“XX市XX区XX公司关于2024年春节放假安排的通知”“XX市XX区XX公司与张三签订的2024年5月1日至2027年4月30日的劳动合同”！比如责任者，别只写“公司”“人事部”，要写全称“XX市XX区XX有限公司”“XX市XX区XX有限公司人力资源部”！比如成文日期，别只写“2024.5”“2024年5月”，要写清楚“20240501”（YYYYMMDD格式哦！规范手册要求的必须用必须用必须用！）！比如页数，要数扫描出来的PDF有多少页，别数旧纸有多少页！如果旧纸夹了白色小纸条，小纸条也要算页数！过来人踩过数旧纸不算小纸条的坑！省档案馆那边直接给打回了三大箱！

第三步：给旧衣服“拍个照留个底”——著录项和扫描件核对

很多新手碰档案数字化著录方法填完核心项就万事大吉了！过来人血泪教训著录项和扫描件必须核对必须核对必须核对！核对什么？核对题名对不对、责任者对不对、成文日期对不对、页数对不对、分类标对不对！核对的时候别只看一遍！至少看两遍！第一遍边看扫描件边对着电脑录的信息核对，第二遍让同事帮你核对（旁观者清嘛！）！核对完没问题再点保存！点保存之前再检查一遍！别手抖点错删除！别手抖点错归档！过来人踩过归档后点错删除的坑！哭了十分钟才找回来！

最后再说两句土味正能量

碰档案数字化著录方法别害怕别烦躁别觉得它是负担！就像整理自家衣柜一样，整理完之后你会发现找东西特别快！碰档案数字化著录方法只要记住“洗干净剪线头、分类分层摆好、拍个照留个底”这三个衣柜整理法的步骤，再啃透当地档案馆或者你们公司给的规范手册前5页，保证你成为档案数字化著录方法的小能手！加油！你是最棒的！不！你是档案数字化著录界最靓的仔！