档案制度建设和大数据档案同等重要 协同落地实操全指南

一、先完成基础档案制度梳理（核心前提）

档案制度是大数据档案应用的规则基础，没有明确制度，大数据技术无法发挥价值，按以下3步完成梳理，1天即可完成：

• 1. 梳理档案分类与编号规则

  直接套用以下分类框架，根据本单位实际调整即可：

  分类维度	一级分类示例	二级分类示例	统一编号规则
  业务类型	行政类	人事档案	[一级首字母]-[二级首字母]-[年份]-[序号]，如XZ-RS-2024-001
  业务类型	业务类	项目档案	YW-XM-2024-001
  载体类型	纸质档案	合同原件	ZZ-HT-YYYY-NN
  载体类型	电子档案	扫描件	DZ-HT-YYYY-NN

  所有分类和编号规则必须形成书面文件，全员公示，不能随意调整。

• 2. 明确全生命周期责任规则

  必须在制度中明确每个环节的责任人和完成时限，核心要求如下： 收集环节：业务办结后3个工作日内完成归档，责任人是业务经办人； 归档环节：档案管理员2个工作日内完成校验，存入系统，责任人是档案管理员； 调阅环节：按权限申请，全程留痕，责任人是申请人和审批人； 销毁环节：超过保管期限的档案，经审批后统一销毁，保留销毁记录；

  强制要求：所有电子档案必须留存MD5校验值，存入制度附件，防止档案被篡改或损坏。

• 3. 划定数据共享权限规则

  按岗位层级定权限，直接套用：普通员工仅可调阅本人相关档案；部门负责人可调阅本部门所有档案；档案管理员可操作系统全权限；单位高管可调阅所有档案，所有权限规则写入制度，嵌入后续系统配置。

二、零门槛搭建大数据档案系统（工具支撑）

不需要定制开发，不需要高额成本，用开源工具1小时就能完成部署，具体步骤如下：

• 1. 环境准备与部署

  提前准备：1台装有Docker的服务器（也可使用本地Windows/Mac电脑，配置要求2核4G以上即可），开源项目地址：https://github.com/xuyangbing/OpenSource-DMS

  

  直接复制以下命令到终端运行，即可自动完成部署：

  ``` docker run -d -p 8080:8080 --name dangan-system -v /opt/dangan/data:/data xuyangbing/opensource-dms:latest ```

  部署完成后，在浏览器输入http://你的服务器IP:8080即可访问，默认登录信息：账号 admin，密码 123456

• 2. 基础配置（10分钟完成）

  1. 登录系统后，进入「系统设置 - 权限管理」，按照之前制度划定的权限，添加对应岗位和账号，分配对应权限
  2. 进入「档案分类管理」，点击「导入分类」，下载系统提供的Excel模板，按照之前梳理好的分类编号规则填写，上传后即可自动生成分类目录
  3. 进入「系统设置 - 功能开关」，开启「OCR全文检索」「操作日志留存」「档案数据统计」三个核心功能，保存设置即可

• 3. 存量档案入库

  纸质档案：用普通办公扫描仪扫描为PDF，扫描分辨率设置为300DPI，开启扫描仪自带的OCR文字识别功能，扫描完成后按照编号规则命名，批量上传到系统对应分类，系统会自动生成检索索引

  原有电子档案：直接按编号规则整理后批量上传，系统自动校验，完成入库。

三、协同落地的核心保障动作

制度和大数据能力结合才会发挥价值，每月只需1个工作日完成以下动作即可保障运行：

• 每月1日完成合规核对：档案管理员核对系统中所有上月归档档案的MD5值，检查档案是否损坏或篡改，有问题重新归档，记录核对结果存入制度档案。

• 每季度末优化制度：导出系统的档案调阅统计报表，分析高频调阅档案类型，调整对应归档流程，比如高频调阅的项目档案，可以要求业务经办人办结当天就完成归档，缩短调阅等待时间。

• 每年底更新规则：根据单位业务变化，调整档案分类和权限规则，同步更新制度和系统配置，保证规则和业务匹配。

二者并非对立的二选一关系，制度是大数据档案的规则基础，决定了档案管理的合规性和规范性；大数据档案是制度落地的效率工具，降低了档案管理的人工成本，提升了调阅利用效率。按上述步骤操作，1周即可完成基础落地，后续只需按固定周期维护即可稳定运行，完全满足中小机构的档案管理需求。