鄂州档案数字化实施标准与全生命周期管理实操方案

鄂州档案数字化适用范围与政策依据

本方案适用于鄂州市域内各级党政机关、群团组织、企事业单位、基层群众性自治组织开展的纸质档案、声像档案、实物档案数字化转化工作，覆盖文书、科技、民生、历史等所有档案门类。

实施需严格遵循《湖北省档案数字化操作规程（2022版）》《鄂州市电子档案管理实施细则》相关要求，截至2024年6月，鄂州市直单位存量档案数字化完成率达62%，合规验收通过率为89%，民生领域档案数字化覆盖率优先达到94%，走在湖北省地市级单位前列。

档案数字化标准化实施步骤

前期筹备环节

实施前需完成存量档案全量盘点，按门类、保管期限、涉密等级形成完整台账，标注破损、缺页、涉密档案的具体信息。

• 结合单位档案存量、类型、应用需求编制专项实施方案，涉密档案处理规则需提前报属地保密行政管理部门备案
• 采购符合《信息安全等级保护2.0》三级要求的加工设备，禁止使用无安全认证的第三方工具完成OCR识别、元数据著录工作
• 所有参与加工的人员需完成保密培训并签订保密协议，涉密档案加工岗位人员需持鄂州市保密局核发的上岗证方可上岗

核心加工环节

加工全程需留存完整操作日志，每批次档案的出入库、扫描、校对、存储节点均需双人签字确认，做到加工全流程可追溯。

• 普通纸质档案扫描分辨率设置不低于300DPI，老旧破损档案、字迹模糊档案需先完成修复再扫描，分辨率提升至600DPI，声像档案数字化采样率不低于48KHz
• OCR识别准确率需达99.5%以上，生僻字、手写内容需人工逐字校对，著录信息需100%匹配原档案元数据
• 按鄂州市统一的电子档案目录规范完成著录，档案号、题名、形成时间、保管期限、密级为5项必填字段，不得缺项漏项

民国档案、革命历史档案等珍贵档案的数字化加工，需提前报备鄂州市档案馆，由专业技术人员现场指导开展，不得私自加工处理。

验收归档环节

加工完成后先开展单位内部自检，再提交鄂州市档案馆或行业主管部门完成合规性验收，验收内容包含数据准确性、格式合规性、安全保障性三个维度。

验收合格的电子档案需完成“本地物理服务器+政务云存储”双备份，备份介质每3年完成一次迁移检测，确保数据长期可读。验收不合格的批次需退回重加工，整改周期不得超过15个工作日，整改完成后重新提交验收。

常见风险与防控方案

信息安全风险防控

2021-2023年鄂州市累计发生3起档案数字化加工过程中的涉密信息泄露事件，均因加工人员违规拷贝数据导致，相关责任单位和人员均受到严肃处理。

• 加工现场全程无死角视频监控，所有加工设备禁用USB接口、无线网络，加工数据仅能通过内部加密专线传输
• 涉密档案必须在单位内部指定的保密场所加工，不得委托第三方机构处理，加工产生的废弃底稿需按涉密载体销毁规范统一处置

质量不符风险防控

鄂州市档案局2024年上半年抽检发现，11%的单位提交的数字化档案存在著录字段缺失、扫描件模糊、元数据不匹配的问题，直接影响档案的利用效率。

每完成100份档案加工需开展一次抽检，抽检比例不低于10%，不合格率超过2%的批次需全量返工。加工完成后可委托纳入鄂州市档案服务机构白名单的第三方检测机构出具质量报告，再报送主管部门验收。

鄂州本地落地支持渠道

有数字化需求的单位可对接鄂州市档案馆信息技术科获取免费的方案指导、规范文件下载，也可委托纳入鄂州市档案数字化服务机构白名单的企业承接加工业务。白名单企业每年更新一次，可在鄂州市档案局官方网站查询，未纳入白名单的机构加工成果不予验收通过。