机关企事业单位档案整理入库标准化操作全步骤指南

档案入库前置准备工作

工具与物料筹备

所有操作需符合国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）要求，提前配备标准A4档案盒、归档章、油性打码器、无酸装订条、除湿防虫剂、RFID电子标签（数字化场景可选）、涉密档案专用管理终端等工具。涉及电子档案归档的场景，需提前调试档案管理系统权限，确保元数据字段配置与本单位全宗管理规则匹配。

档案移交核验

对接档案移交部门收取待归档文件及移交清单，逐件核对文件件数、落款签章、涉密标识等核心信息，要求文件缺件率不得高于0.5%，涉密文件未标注密级的直接退回移交部门整改。核验无误后双方在移交清单签字确认，清单留存期限与本次归档档案最高保管期限一致。

核心整理标准化操作

分类与唯一编码赋码

采用“年度-保管期限-机构（问题）”三级分类规则，保管期限划分为永久、30年、10年三类，特殊行业可根据监管要求增设专项保管期限。为每一件归档文件赋予唯一识别编码，编码包含全宗号、年度码、保管期限码、顺序号四个字段，编码重码率需控制为0，避免后续检索出现错配。

文件规整与修复

逐页检查待归档文件，破损页使用无酸纸托裱修复，幅面大于A4的文件沿边折叠为标准A4尺寸，折叠位置避开文件核心文字信息。所有文件需拆除回形针、订书钉、长尾夹等金属附属物，防止氧化生锈污染档案载体。完成规整后使用打码器在文件右上角标注页码，空白页无需打码。

装订装盒与电子关联

单份文件厚度小于2cm的使用无酸装订条左侧装订，厚度超过2cm的分册装订。装订完成后按编码顺序装入标准档案盒，每盒盒脊标注全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号信息。同步开展数字化扫描的场景，纸质文件扫描分辨率不低于300DPI，存储格式统一为PDF/A格式，电子文件与对应纸质档案编码绑定，关联准确率需达到100%。

入库核验与上架管理

入库前质量抽检

按待入库总批次10%的比例开展抽检，核验维度包含分类准确性、编码唯一性、装订规范性、电子关联匹配度四项。抽检不合格率超过3%的批次，需对全批次档案重新核查整改。某省直机关2023年归档12000件政务档案，按该抽检规则执行后，最终入库合格率达99.8%，顺利通过国家档案局一级档案室验收。

库位分配与上架

按保管期限划分档案库存放区域，永久保管档案放置在恒温恒湿管控区域，区域温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。档案盒按编码顺序上架排列，相邻档案盒间距不小于2cm，方便后续调取。涉密档案需单独存放至密码锁保密柜，不得与普通档案混合存放。

系统录入与核验

将档案编码、保管期限、库位号、电子附件等元数据全部录入档案管理系统，录入完成后开展全量检索测试，随机抽取2%的档案编码检索，检索结果匹配率需达到100%。涉密档案录入需在涉密单机环境下操作，不得接入公共网络，防止信息泄露。

入库后运维与风险防控

每季度开展一次档案库房巡检，检查档案是否存在虫蛀、霉变、褪色等问题，发现问题第一时间开展修复。电子档案每半年完成一次异地异质备份，备份介质存放环境温度不超过20℃，避免介质损坏导致数据丢失。档案调阅严格执行权限管控，涉密档案调阅需经单位保密委员会审批，调阅记录留存期限不低于对应档案的保管期限。