档案制度建设数字化水平不高怎么办？我踩坑后攒了土法科技

家人们谁懂啊！上个月刚帮老东家啃完那块啃了三年都没啃烂的“档案制度数字化不高怎么办”的硬骨头——啃之前档案室阿姨锁着的铁柜子快把档案柜走廊堵成峡谷野区了，找一份2019年的培训签到表要翻3个大铁皮加5个蛇皮袋，差点把阿姨老花镜摔成碎镜片打野刀；啃之后现在用系统搜，签到表3秒跳脸，阿姨现在天天抱着枸杞茶刷短视频抽档案答题红包。

所以今天我这个踩过了“档案室阿姨锁门撒泼”“领导要预算像挤牙膏挤开塞露混合版”“供应商把PPT吹上天落地成PPT打印纸的废纸篓版”三大史诗级巨坑的“档案数字化峡谷最强辅助（纯打工人版本，没蓝buff没钱包）”，就来给你们唠唠：档案制度建设数字化水平不高怎么办档案制度建设数字化水平不高怎么办档案制度建设数字化水平不高怎么办——魔性三遍开头先给自己壮壮胆，省得领导刷到以为我打广告。

第一步：先给你家铁柜子档案做个“CT体检”，别上来就乱换供应商

很多小伙伴一接到“档案制度建设数字化水平不高怎么办”的KPI，第一反应就是：打开某度某音搜“十大档案数字化系统”，然后对着领导拍胸脯说“这个这个是大厂，这个这个有补贴，买了就一劳永逸”——结果落地之后才发现，大厂系统不接你家二十年前的老打印纸，不接阿姨手写了大半辈子的毛笔小楷目录，补贴要填108张表走99层审批，像极了王者荣耀新手直接充钱买武则天，结果连小兵都打不过。

我老东家之前就是这么干的！花了二十多万买了个本地吹得神乎其神的“省一级档案馆同款”，结果同款系统在省馆是给扫描好的PDF高清大图盖电子章的，在我们公司是给皱巴巴、沾了咖啡渍茶渍饭粒菜汤的纸质档案当摆设的——IT部同事调了两周参数，扫描出来的毛笔小楷目录直接变成了乱码加密文件，像莫尔斯电码版《甄嬛传》台词，连省馆借过来的老师傅都翻译不出来。

后来才明白，档案制度建设数字化水平不高怎么办档案制度建设数字化水平不高怎么办的第一步，根本不是买系统，是做“CT体检”！我当时拉着档案室阿姨、IT部实习生、行政部管预算的小妹妹（必须拉预算小妹妹，后面才好挤牙膏），花了整整一周的时间，给走廊里的野区铁柜子和办公室抽屉里的散兵游勇档案，做了个全方面无死角的检查：

• 档案体质分类：先分“健康档案”（打印清晰、装订整齐、有手写/电子目录的），再分“亚健康档案”（皱巴巴、咖啡渍浅、目录不全的），最后分“ICU档案”（泡过茶撒过饭、皱成酸菜缸里的白菜帮子、连个年份都找不到的）；
• 档案核心痛点：阿姨说找东西慢，IT部实习生说系统不兼容，管预算的小妹妹说没钱换设备，领导说要合规要符合档案局的要求——把这些痛点列成一张表，像打王者荣耀的“敌方弱点分析图”；
• 档案家底盘点：健康档案有多少盒？亚健康有多少册？ICU有多少斤（对，你没看错，是斤，皱成那样没法数册数只能称斤）？现在的电脑硬盘有多大？打印机能不能扫PDF高清大图？有没有人懂一点点Excel公式？有没有人愿意花时间学个简单的OCR软件？

做完“CT体检”之后你就会发现，档案制度建设数字化水平不高怎么办档案制度建设数字化水平不高怎么办的根本原因，根本不是没系统没设备，是没人管没人理没分类！老东家那次体检完才知道，走廊里有5盒2015年之后的健康档案没人录Excel，抽屉里有300份散兵游勇合同没人分类，IT部实习生其实懂OCR懂Excel，只是之前没人给他派这个活！

第二步：用“土法科技三件套”先救急，没钱没预算也能搞定80%

体检完之后，管预算的小妹妹哭丧着脸说：“公司今年的预算只剩买5个新铁柜子和100包A4纸的钱了，省馆同款肯定买不起，就连便宜点的单机版系统都要三万多，这可怎么办？”

没关系没关系！过来人告诉你，没钱没预算也能搞定档案制度建设数字化水平不高怎么办档案制度建设数字化水平不高怎么办，我当时就是用“土法科技三件套”救的急：

第一件套：用免费的OCR软件和免费的Excel公式救健康和亚健康档案

免费的OCR软件我推荐两个：一个是WPS自带的图片转文字（现在好像有免费次数？不对不对，我当时是找了个大学生激活码用的终身免费基础版？算了算了，现在百度一下“免费图片转文字无水印无次数限制”，一大把一大把的，找个口碑好的小公司产品就行，别找大厂的终身免费，都是坑，用了半个月就要充会员）；另一个是Adobe Acrobat Reader DC的基础版，对，就是那个看PDF的软件，其实也自带OCR功能，只是很多人不知道——右键点击PDF文件，选择“在Adobe Acrobat Reader DC中打开”，然后点击右上角的“编辑PDF”，再点击“扫描”旁边的那个小箭头，选择“识别文本”，就能免费转文字了，虽然识别率不如WPS会员版，但识别打印清晰的健康档案还是没问题的。

免费的Excel公式我推荐三个：一个是VLOOKUP函数（找东西神器，相当于王者荣耀里的“天眼”），一个是FILTER函数（筛选神器，相当于王者荣耀里的“东皇太一吸星大法”，把你要的档案全部吸出来），还有一个是HYPERLINK函数（跳转神器，相当于王者荣耀里的“传送门”，点一下Excel目录就能直接跳转到PDF档案）。

当时我教了IT部实习生和档案室阿姨半天的Excel公式，然后给他们派了活：实习生负责把皱巴巴的亚健康档案用公司现有的扫描仪扫成PDF高清大图，然后用免费的OCR软件转成文本，再修改识别错误的地方；阿姨负责把健康档案里的目录用手打进去（当然先让实习生用VLOOKUP和FILTER把之前散落的Excel目录拼起来，省得阿姨手打），然后用HYPERLINK函数把Excel目录和PDF档案链接起来——就这样，两个人花了一个月的时间，就把走廊里的野区铁柜子和办公室抽屉里的散兵游勇档案，搞定了80%！

这里给大家看一个简单的HYPERLINK函数代码块，超级简单，小白也能学会：

解释一下哈：第一个引号里的是PDF档案的绝对路径（一定要用绝对路径，别用相对路径，不然换个电脑就打不开了），第二个引号里的是你想显示在Excel里的文字，就这么简单！

第二件套：用免费的百度网盘企业版（免费版有200G空间哦）当“临时电子档案室”

搞定了Excel目录和PDF档案之后，接下来就是存储问题了——公司现有的电脑硬盘只有500G，其中300G存了领导的PPT和同事的短视频，根本存不下剩下的PDF档案。

没关系没关系！过来人告诉你，百度网盘企业版的免费版有200G空间哦！而且还支持多人协作、权限设置、文件搜索——多人协作就是档案室阿姨、IT部实习生、行政部经理、公司老板都能进去看，权限设置就是只有档案室阿姨和IT部实习生能上传下载修改，其他人只能看，文件搜索就是用关键词搜档案，3秒跳脸，比翻铁柜子快多了！

当时我就注册了一个百度网盘企业版的免费版，把公司的PDF档案分类上传到了网盘里，然后设置了权限，再把网盘的链接分享给了大家——现在领导要找2019年的培训签到表，直接在网盘里搜“2019 销售 培训 签到表”，3秒跳脸，再也不用对着阿姨喊“阿姨阿姨快点快点”了！

第三件套：用手写的“档案数字化临时制度”当“峡谷规则手册”

搞定了Excel目录、PDF档案、临时电子档案室之后，接下来就是制度问题了——档案制度建设数字化水平不高怎么办档案制度建设数字化水平不高怎么办，核心还是制度！之前老东家没有任何档案数字化的制度，同事们交档案都是随便扔给阿姨，阿姨也随便塞铁柜子，所以才会乱成那样。

没关系没关系！过来人告诉你，没钱找律师写正规制度，就用手写的“档案数字化临时制度”当“峡谷规则手册”！当时我拉着阿姨、实习生、预算小妹妹、行政部经理，花了一个下午的时间，就在会议室的白板上写了十条规则，然后拍了照，打印出来贴在了档案室门口和公司的茶水间里：

• 所有新产生的档案，必须先扫成PDF高清大图，再给阿姨纸质版；
• PDF档案的命名必须统一格式：【年份】-【部门】-【档案类型】-【具体名称】.pdf；
• 纸质版档案必须装订整齐，附上手写的电子目录链接；
• 只有档案室阿姨和IT部实习生能上传下载修改百度网盘企业版里的档案；
• 如果同事们违反了规则，第一次警告，第二次罚买10包A4纸，第三次罚请全部门喝奶茶——别小看这土味规则，全部门喝奶茶可比扣钱管用多了！

第三步：慢慢攒钱慢慢升级，别想着一口吃成个胖子

用“土法科技三件套”救急之后，接下来就是慢慢攒钱慢慢升级了——现在老东家用那个土法系统已经用了半年了，领导对效果非常满意，已经批了明年的十万块预算，打算买个便宜点的单机版系统，再买个好点的扫描仪，再给ICU档案做个“康复治疗”（找个本地的小档案数字化公司，花点钱把泡过茶撒过饭的皱巴巴档案扫描修复一下）。

家人们记住哦，档案制度建设数字化水平不高怎么办档案制度建设数字化水平不高怎么办，别想着一口吃成个胖子，别上来就乱买大厂系统，先做“CT体检”，再用“土法科技三件套”救急，最后慢慢攒钱慢慢升级——就像打王者荣耀一样，先从青铜打到白银，再从白银打到黄金，最后慢慢打到王者，别想着一开始就买武则天拿五杀，根本不可能！

今天的唠嗑就到这里啦，如果你们还有什么关于“档案制度建设数字化水平不高怎么办”的问题，欢迎在评论区留言哦！我会一一回复的！最后给大家灌一碗土味正能量：只要思想不滑坡，办法总比困难多！档案数字化，冲鸭！冲鸭！冲鸭！