加快推进新时代档案法规制度建设 筑牢档案管理合规底线

先掏心窝子说：我踩过没有档案法规制度建设的大坑

我帮快十个单位做过档案梳理和验收，当过踩坑人也当过填坑人，太懂很多朋友对这件事的偏见了：不就是定几个破规矩吗？档案不就是找个屋子堆起来，要的时候能找着不就行了？搞什么档案法规制度建设，纯纯是给基层添麻烦对吧？

我早年在基层管行政的时候就这么想过，那时候单位省事儿，啥制度都没有，谁要拿档案打个招呼就拿走，归档全靠各人自觉，结果呢？上级审计来要十年前的办公楼改造项目合同，全单位翻了三天三夜，翻出来的纸都发霉看不清字了，最后因为档案不合规，差点被扣了项目尾款，全单位大半年的绩效都受影响，那时候我才明白：档案法规制度建设哪是添麻烦，分明是给你挡灾的。

我特意给这个事儿整个魔性比喻你就懂了：咱们整个单位的档案，就是一大家子共用的储藏室，啥值钱宝贝、旧家当、重要凭证都往里放，而档案法规制度建设，就是这个储藏室的门禁、储物指南和防盗锁，少了一样你都得乱套。

为啥说档案法规制度建设是储藏室的承重墙？

第一，它给你划好了存什么怎么存的线，不瞎堆

咱们这储藏室啊，啥都往里塞：人事档案、项目合同、会议纪要、涉密文件，有的要存一辈子，有的存十年就可以销毁，要是没有档案法规制度建设给你定规则，你就随便乱堆，今天把涉密文件和外卖单放一块，明天把该永久保存的档案当废纸卖了，哭都没地方哭去。

专业点说，完善的档案法规制度建设会给你写清楚归档范围、保管期限、保密分级，啥该收啥不该收，存多少年，放在哪，给你标得明明白白，就像你妈给冰箱门贴的储物指南，鸡蛋放冷藏，冻肉放冷冻，不会串味也不会放坏，说白了，档案法规制度建设就是给你把复杂的事捋顺了，你照着做就不会错。

第二，它给你定好了谁来管怎么借的流程，不瞎找

我之前碰见过一个单位，档案库谁都能进，拿东西从来不登记，去年有个员工借了一份资质文件去投标，用完随手放自己办公室了，今年投标要再用，全单位找了一周都没找着，差点耽误了几百万的项目，这不纯纯是人祸吗？

要是有完善的档案法规制度建设，这种事根本不可能发生，制度里会给你写死：谁负责管理档案，借阅要什么审批流程，拿走要登记，归还要消记录，责任到人，谁动了东西一目了然，我见过好多单位做完档案法规制度建设之后，找档案的时间从三天变三分钟，效率提升不是一点半点，你说香不香？

第三，它给你兜住了安全的底，不瞎出事

现在都数字化了，除了纸质档案还有一堆电子档案，安全问题更要注意，之前有个朋友单位，电子档案全存在行政的个人U盘里，结果人家离职的时候U盘带走了，一下丢了五年的项目档案，找都找不回来，赔了好多钱。

档案法规制度建设早就把这块给你考虑到了，电子档案存在哪，要做几个备份，权限怎么分，谁能看谁不能看，都给你写清楚，相当于给电子档案加了好几道锁，外人拿不到，内部不乱动，平平安安比啥都强，档案法规制度建设就是你档案安全的老保安，负责任还靠谱。

过来人给你掏三个做档案法规制度建设的靠谱干货

• 别抄模板搞空中楼阁，要贴合自己的实际

  我见过好多单位搞档案法规制度建设，上来就搜网上的模板，抄个一万多字，什么都有，就是没一条能用上，你一个百八十人的小单位，抄人家国家级档案馆的制度，那能落地吗？过来人告诉你，做档案法规制度建设，不用整那些虚头巴脑的，就盯着你单位自己的档案情况，从归档、借阅到销毁，一条一步写，能执行就行，适合你的档案法规制度建设才是好的档案法规制度建设。

• 别做一锤子买卖，要跟着新情况更新

  这些年档案领域的变化真的快，以前全是纸质档案，现在电子档案越来越多，新《档案法》改了，还有电子签名、区块链存证这些新玩法，你的档案法规制度建设也得跟着更啊，不能十年前写的制度，现在还原封不动用，很多要求早就不匹配了，到时候出问题还是你担责。我一般都建议合作的单位，每年抽半天时间更一次制度，改改不合时宜的地方，花不了多少功夫，用处老大了。

• 别写完就锁柜子落灰，要真的照着执行

  说句实话，很多单位搞档案法规制度建设就是为了应付检查，写完了锁进文件柜，该咋乱还是咋乱，那你费那功夫干啥？这不就跟你办了健身卡放家里落灰，还想瘦十斤一样，可能吗？一开始执行可能大家都觉得麻烦，习惯个两三个月，大家就顺了，找啥都方便，出啥事都能说清楚，真的香。

说了这么多，总结一句，很多人觉得档案法规制度建设是虚活，是做给领导看的，我这个踩过坑也填过坑的过来人跟你说，真不是。档案法规制度建设就是你单位的隐形保险柜，平时看不出来啥，真到要检查要追责的时候，你就知道它有多靠谱了。现在不管是审计还是项目验收，头一个看的就是你的档案合不合规，有没有制度，早早把档案法规制度建设做扎实，就是给你的工作买了份全额保险，早做早安心，别等出事了才想起补，那可就晚喽。