黄南藏族自治州机关企事业单位档案标准化整理全流程实操指南

前期准备：对齐黄南本地规范与必备物料

1. 规范适配确认

黄南藏族自治州档案整理必须严格遵循《黄南藏族自治州档案管理条例》、青海省《藏文档案整理规范》，以及黄南州档案局2023年更新的《文书档案分类编号规则》，所有规范文件可直接在黄南州档案局官方专栏查询下载：http://daj.huangnan.gov.cn/xxgk/ghxx/。涉及藏文档案的必须执行藏汉双元归档要求，所有藏文档案的题名、档号、盒面信息必须同时标注藏汉双语，不得仅标注单一语种。

2. 物料准备清单

• 统一制式档案盒：直接到黄南州政务服务中心1楼档案服务窗口采购标准A4/藏文手写专用档案盒，禁止自行打印盒面、使用非统一规格档案盒。
• 分类整理工具：打码机（选用支持藏文数字打印的得力33090型号即可）、不锈钢起钉器、无酸牛皮纸修补条、档案专用碳素笔（藏汉双语书写无晕染）、棉线装订针。
• 数字化与系统工具：高拍仪（分辨率≥300DPI，需识别藏文可选用汉王T500）、黄南州统一档案管理系统客户端，官方下载地址：http://daj.huangnan.gov.cn/xxgk/xzzx/。

核心实操步骤：全流程对齐黄南州入库标准

步骤1：档案分类与排序

严格执行黄南州统一4级分类规则：一级分类（全宗号）→二级分类（年度+保管期限：永久/30年/10年）→三级分类（问题大类：行政类/业务类/党建类/藏文专项类）→四级分类（件号）。藏文专项类档案必须单独作为三级分类，不得和汉文档案混合排序。

排序规则：同分类下档案按成文时间从早到晚排序，正文在前、附件在后，汉文文件在前、对应藏文译本在后。排序完成后拆除所有文件上的金属钉、回形针等金属物品，破损页面用无酸牛皮纸修补，小于A4的文件粘贴在A4无酸纸上，大于A4的文件折叠为A4大小，折叠时避开装订线和页码位置。藏文手写档案禁止使用热熔胶装订，必须使用棉线左侧三孔装订，避免损坏手写墨迹。

步骤2：页码与档号标注

页码标注规则：所有有书写内容的页面均需打码，正面打在右上角、反面打在左上角，空白页无需打码。藏文档案页码要同时标注阿拉伯数字和藏文数字，藏文数字标注在阿拉伯数字下方1cm处，不得覆盖文件内容。

档号编制严格遵循黄南州统一格式：全宗号-年度-保管期限代码-问题代码-件号，示例：HN-Z102-2024-Y-JY-003，其中HN为黄南州统配前缀，Z102为单位全宗号，2024为档案所属年度，Y代表永久（30年为S、10年为D），JY为教育类业务代码，003为件号。档号标注在每份文件首页右上角，藏文档案的档号需同步标注藏文版本。

步骤3：著录信息录入

打开黄南州档案管理系统客户端，单位登录账号由档案管理员向州档案局业务科申请，登录后进入著录模块，必填字段包括：全宗号、年度、保管期限、题名、成文日期、页数、件号。涉及藏文档案的，题名必须同时录入汉文和藏文，藏文题名不得使用音译代替，必须准确翻译表意。

字段填写统一规范：成文日期格式为YYYYMMDD（如20240512），保管期限代码仅可填写Y/S/D，问题代码必须从系统内置的黄南州统一分类代码库选择，不得自行创建分类代码。

步骤4：档案装盒与盒面标注

同分类、同保管期限的档案装入同一个档案盒，每盒档案件数控制在10-50件之间，避免盒体过撑或过空。盒脊标注内容从上到下依次为：全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号。藏文档案盒的盒脊和盒面必须同时标注藏汉双语内容，字体统一使用州档案局规定的藏文黑体+汉文宋体，不得自行更换字体。

装盒完成后，在盒盖内侧粘贴备考表，填写盒内档案总件数、总页数、整理人、整理日期，有缺损、补充的档案要在备考表中明确标注缺损原因、补充时间。

验收与移交：符合黄南州档案局入库要求

1. 自检必查要点

• 所有档案的分类、档号、著录信息100%匹配，无错填、漏填项
• 藏文档案的双语标注、著录准确率100%，无翻译错误、音译替代问题
• 数字化副本分辨率≥300DPI，藏文内容OCR识别准确率≥95%
• 档案盒无破损，封条粘贴完整，所有档案无涂改、金属残留问题

2. 官方移交流程

自检合格后，在黄南州档案管理系统提交验收申请，上传所有著录数据和数字化副本，待系统初审通过后，携带实体档案到黄南州政务服务中心3楼档案验收窗口提交，验收合格后领取《档案移交入库凭证》。每年的档案移交必须在次年6月30日前完成，逾期未移交的单位会被州档案局纳入年度考核扣分项。

常见卡壳问题解决方案

• 全宗号申请：直接联系黄南州档案局业务科，电话0973-8722567，提交单位统一社会信用代码即可当天申请完成
• 藏文翻译校验：可使用黄南州藏语文工作委员会官方免费翻译工具，地址：http://zyw.huangnan.gov.cn/fyjk/，翻译结果可直接用于著录
• 系统操作问题：拨打档案系统运维专线0973-8723678，工作日9:00-17:30可提供远程协助解决操作问题