用语雀搭建企业档案制度库配套学习加强全员档案管理意识

一、前期准备（5分钟零成本）

本指南使用语雀免费基础版，无需付费功能即可落地，有企业微信/钉钉账号可直接登录（推荐，后续可联动组织架构）。

步骤1：注册/登录语雀

• 访问语雀官网：https://www.yuque.com
• 点击右上角「登录」，选择「企业微信授权」/「钉钉授权」一键同步组织架构，或用手机号注册登录

步骤2：创建专属知识库空间

• 登录后点击左侧侧边栏「+ 创建」→「创建团队」（可选企业免费团队空间，适合多人协作）→ 输入团队名称「XX公司档案制度学习库」→ 勾选「免费基础版」→ 点击「创建团队」
• 进入团队后点击「新建知识库」→ 选择「知识目录」→ 输入知识库名称「正式档案制度体系」→ 勾选「仅团队成员可见」→ 点击「创建」

二、搭建档案制度结构化库（20分钟）

先梳理常见企业档案制度分类逻辑，避免杂乱，后续查找学习更高效。

步骤1：建立三级目录结构

直接复制以下内容到语雀「正式档案制度体系」知识库的根目录输入框，语雀支持Markdown目录自动识别转树形结构：

``` 正式档案制度体系 1. 基础管理类 1.1 档案归档范围与保管期限表 1.2 档案整理规范细则 1.3 电子档案元数据采集标准 2. 流程操作类 2.1 纸质档案归档审批流程 2.2 电子档案上传存储操作指南 2.3 档案借阅/销毁审批流程 3. 责任追究类 3.1 档案遗失/泄密处理办法 3.2 档案管理员岗位考核细则 4. 学习记录类 4.1 全员学习签到表模板 4.2 制度考核成绩记录表 ```

粘贴后点击输入框下方「生成目录」按钮，再点击「保存」，自动生成清晰的三级树形目录。

步骤2：上传/填写制度文件

• 点击任意三级目录（如1.1），进入文档编辑页
• 若为PDF/Word格式的现有制度：点击编辑栏「附件」图标，拖拽本地文件上传，上传后点击「插入附件预览」，保存后团队成员可直接在线预览无需下载
• 若为新撰写的简化版操作指南：直接在编辑框用Markdown编写，重点操作步骤用加粗标注，复杂流程插入「思维导图」「流程图」组件（编辑栏→更多→思维导图/流程图）

三、设置全员强制学习任务（15分钟）

语雀基础版支持「知识库全员提醒」+「文档阅读/点赞/评论统计」，可落地“强制学习+可追溯”的机制。

步骤1：添加所有团队成员

• 若用企业微信/钉钉授权创建的团队，无需手动添加，系统自动同步对应组织架构下的全员
• 若用手机号注册的团队，点击团队名称右侧「成员」→「邀请成员」→ 输入成员手机号/邮箱，勾选「普通成员」权限，发送邀请链接

步骤2：设置「阅读统计」开启状态

• 进入「正式档案制度体系」知识库，点击右上角「设置」→「高级设置」→ 勾选「开启文档阅读统计」「隐藏非团队成员阅读权限」→ 点击「保存」

步骤3：设置分阶段全员提醒（联动日历更清晰）

语雀基础版的提醒需手动按批次设置，但可配合团队日历/个人语雀日历落地：

1. 点击根目录右侧「+」→「新建日历提醒文档」（选择空白文档，命名为「档案制度第一阶段学习提醒」）
2. 在文档中编辑提醒内容：

``` 第一阶段学习内容 必学文档：1.1、1.2、2.2 学习截止时间：XXXX年XX月XX日 24:00 考核方式：文档末尾完成10道选择题 考核合格要求：正确率≥80%，评论区提交自己的分数截图+1条学习心得 ```

3. 点击编辑栏「提醒」→「新建团队提醒」→ 选择「所有成员」→ 设置提醒时间「XXXX年XX月XX日 9:00」「XXXX年XX月XX日 18:00」→ 点击「创建提醒」
4. 提醒创建后会自动同步到所有成员的语雀消息中心和个人语雀日历

四、制作可自动评分的制度考核题（10分钟）

语雀支持「文档内嵌表单」功能，可实现自动评分、成绩汇总导出，无需额外工具。

步骤1：创建内嵌表单的考核文档

• 在「4.学习记录类」下新建文档，命名为「档案制度第一阶段考核题」
• 点击编辑栏「表单」→「新建表单」→ 表单名称输入「第一阶段考核」→ 勾选「开启实时成绩统计」「开启自动评分」→ 点击「创建」

步骤2：编辑考核题目

• 进入表单编辑页，添加题型仅选「单选题」（基础版自动评分仅支持单选）
• 以1.1归档范围为例，添加一道题目：

``` 题目：以下不属于文书类档案归档范围的是？ 选项： A. 公司年度工作总结 B. 部门内部临时会议闲聊记录 C. 客户合作正式合同 D. 政府部门下发的红头文件 正确答案：B 分值：10分 ```

• 依次添加10道题目，总分设为100分，设置「提交后显示成绩和正确答案」
• 表单编辑完成后点击「发布」→「复制内嵌链接」→ 回到考核文档编辑页，点击「插入」→「嵌入」→ 粘贴链接→ 保存

五、导出学习记录与考核成绩（5分钟）

落地完成后可定期导出数据存档，形成闭环。

步骤1：导出文档阅读统计

• 进入「正式档案制度体系」知识库，点击右上角「设置」→「高级设置」→「阅读统计」→ 选择「全员阅读统计」→ 选择时间范围「XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日」→ 点击「导出Excel」

步骤2：导出考核成绩

• 进入「档案制度第一阶段考核题」文档，点击内嵌表单右上角「数据」→「成绩统计」→ 选择时间范围「XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日」→ 点击「导出Excel」

六、增强持续学习意识的小技巧（免费基础版可用）

• 设置每周1题的轻量提醒：每周一在「4.学习记录类」新建「每周档案小知识」文档，添加1道单选题表单，设置全员9:00提醒
• 开启知识库动态推送：进入知识库设置→「通知设置」→ 勾选「有新内容更新时推送全员」，后续更新制度时自动提醒