实体与电子档案整理全流程保密要求及管理机制对比

档案整理保密对比的适用范畴与研究意义

实体档案指以纸质、胶片、磁带、实物为载体的档案原始或规范副本，电子档案指通过计算机等电子设备生成、传输、存储的符合归档要求的数字信息资源。本对比适用于各级党政机关、事业单位、规模以上企业等具有法定或内部保密管理需求的组织。

据国家档案局2024年《全国档案安全保密检查公报》显示，实体档案整理阶段失泄密事件占比31.2%，电子档案占比60.7%，全流程标准化保密对比是降低两类档案失泄密风险的核心基础。

整理前准备阶段的保密要素对比

人员资质与环境要求

实体档案整理前需配备持有《档案管理资格证》+《保密知识培训合格证书》（有效期3年）的专职人员，临时参与整理的外部人员需签订《保密承诺书》并全程佩戴临时涉密工作证。整理环境应选择符合GB/T 28037《党政机关公文用纸幅面和版面格式》配套保密要求的封闭或半封闭空间，配备碎纸机、文件保密柜、视频监控（覆盖所有整理操作区、存储区且无死角，存储时间≥90天）、门禁系统（仅授权人员可进入）。

电子档案整理前需配备持有《档案管理资格证》+《网络安全与保密培训合格证书》（有效期2年）的复合型人员，涉及国家秘密的电子档案整理必须由内部专职涉密人员完成，严禁外包给非涉密机构或个人。整理环境依托的终端设备需安装正版杀毒软件、防火墙、终端管控系统，禁止连接互联网或非涉密内网，数据传输需使用涉密U盘或涉密光盘刻录设备，刻录完成的涉密光盘需登记编号、密级、内容摘要、刻录人、使用人、保管人等信息。

载体接收与清点要求

实体档案载体接收时需核对移交清单与载体实物的数量、密级、完整性是否一致，密级标注不规范的载体需移交原形成部门重新标注后方可接收，载体有破损或污渍的需评估其涉密内容泄露风险并采取修复、拍照备份等措施后再进行后续操作。清点工作需由两名以上专职人员共同完成，移交清单需双方签字盖章并留存归档。

电子档案载体接收时需核对移交清单与载体数据的数量、密级、格式（符合DA/T 18《档案著录规则》、DA/T 22《归档文件整理规则》配套的电子文件格式要求）、完整性（通过哈希值校验工具确认数据未被篡改）是否一致，涉及国家秘密的电子档案需移交涉密存储介质并同步进行脱密备份（脱密操作需符合国家保密局相关规定），清点工作需由两名以上复合型人员共同完成，移交清单需双方签字盖章并留存电子及纸质双份归档。

整理实施阶段的保密要素对比

分类编目与装订要求

实体档案分类编目需严格遵循GB/T 15418《文书档案目录数据交换格式与著录规则》，密级载体需单独分类、单独编目，目录数据需标注密级、保管期限，禁止将密级目录数据与非密级目录数据混合存储在同一非涉密系统中。装订密级载体时需使用不锈钢装订针或无酸线绳，禁止使用含有磁性材料的装订工具，装订过程中产生的草稿、废页、边角料需立即使用涉密碎纸机碎至符合BMB21《涉及国家秘密的载体销毁与信息消除安全保密要求》的颗粒度（纸质文件≤1×1mm²），严禁随意丢弃或带出整理区。

电子档案分类编目需严格遵循DA/T 18、DA/T 22配套的电子文件分类编目规则，密级电子文件需单独建立文件夹、单独配置元数据（标注密级、保管期限、知悉范围），元数据需与电子文件永久关联。加密电子文件需在整理前使用合法授权的解密工具解密（解密操作需登记备案），整理完成后需重新加密并配置更高级别的知悉范围权限。

整理后移交与存储阶段的保密要素对比

载体移交与验收要求

实体档案整理完成后需移交至符合GB 50320《档案馆建筑设计规范》配套保密要求的档案库房，移交清单需标注密级、数量、存放位置，验收工作需由档案管理部门、保密管理部门、原形成部门三方共同完成，三方签字盖章后方可完成移交。

电子档案整理完成后需移交至符合DA/T 57《电子档案管理系统基本功能规定》配套保密要求的电子档案管理系统（涉密电子档案需移交涉密电子档案管理系统），移交时需同步移交元数据、哈希值校验报告、脱密备份载体（若有），验收工作需由档案管理部门、保密管理部门、信息化管理部门三方共同完成，三方签字盖章后方可完成移交。

管理机制与风险排查对比

实体档案整理保密管理机制需建立《实体档案整理保密管理制度》《涉密载体借阅使用管理制度》《涉密人员管理制度》等，每月开展一次保密自查，每季度开展一次由保密管理部门牵头的保密抽查。风险排查重点关注人员资质是否有效、整理环境是否符合要求、载体存储是否安全、碎纸机是否正常运行、监控设备是否覆盖无死角。

电子档案整理保密管理机制需建立《电子档案整理保密管理制度》《涉密存储介质管理制度》《电子档案管理系统权限管理制度》等，每周开展一次系统安全漏洞扫描，每月开展一次数据完整性校验，每季度开展一次由保密管理部门、信息化管理部门联合牵头的保密抽查。风险排查重点关注人员资质是否有效、终端设备是否连接违规网络、病毒库是否及时更新、哈希值是否发生变化、权限配置是否合理。