实用档案整理装订方法分享 新手看完就能直接上手

我跟你说啊，之前单位临时丢给我一堆年度档案让整理装订，我那时候纯纯一个门外汉，连档案要去钉都不知道，折腾了两天整出来的东西被打回返工，差点把办公桌给掀了。前前后后踩了快十个大坑，我才摸出一整套顺溜的流程，今天把压箱底的靠谱档案整理装订方法全掏给你，你直接抄作业就行，不用自己碰得头破血流。

第一步：分拣去杂，就像给火锅挑料，硬东西全得捡出去

很多人一开始上来就想着装订，大错特错！这第一步分拣去杂，可是标准档案整理装订方法里的打底活，打底打不好，后面全白干。

具体咋做？其实不难，就像你吃毛肚火锅挑出里面的竹签、硬骨头一样，先把所有文件里的回形针、订书钉、别针这些金属物件全拆干净，一个都别留。我当初偷懒，觉得就几个小钉子，不占地方也不影响，结果放了半年去翻，钉子锈得一塌糊涂，把纸都染成黄褐色了，好好的档案直接废了，最后又重新打印整理，悔得我直拍大腿。

拆完金属就该分类了，按保管期限分堆：永久、30年、10年，再按不同的部门或者项目分，就像你收拾衣柜把上衣裤子袜子分开叠一样，分完类再把文件边边角角对齐，凸出来的小角折进去或者裁整齐，别像个漏馅的包子一样支棱着，丑不说后面打孔装订都麻烦。

第二步：编码排序，就像给外卖贴单号，错了根本找不到

编号位置别瞎放，标准要求记牢就行

分好类就得给每个文件排号了，这一步也有讲究，正规档案整理装订方法里，页码的位置是固定的：有字的页面才打码，空白页直接跳过，单面印刷的就打在页面右下角，双面印刷的正面打右下角、反面打左下角。

别嫌麻烦图省事随便打在左上角，我当初为了省时间瞎打，结果送去档案馆入库，人家扫描仪扫不到页码，直接给我退回来，一百多本我重新打了一遍码，手都酸得拿不起筷子，这坑我帮你踩过了，你就别往里跳了。

哪怕只有一页纸也要打码哦，就像你上学哪怕是走读也要有学号对吧，排好序再核对一遍，有没有缺页漏页错顺序，核对完再进行下一步，稳得很。

第三步：装订成册，就像给粽子缠线，松了散了全白搭

这一步可是整个档案整理装订方法的核心，常用的就两种方法，适合不同的情况，你按需选就行：

• 三孔一线法：传统老方法，结实耐用成本低

这是现在档案馆最认可的方法，操作起来一点不难，就像串糖葫芦一样。首先给对齐的文件在装订边量好位置：距离左边纸边1.5厘米，三个孔的中心距离各8厘米左右，用专用的三孔打孔器一压，孔就打好了，然后用蜡线从中间孔穿进去，再绕两边穿过来，在背面拉紧打结就搞定了。

这种方法扎紧了之后，放个几十年都不会散，成本也低，一个打孔器也就几十块钱，能用好多年，适合几十页的常规档案，新手练个两三次就能熟练，比你拼100片拼图简单多了。

• 热熔胶装法：厚档案专属，整齐好看有面儿

如果你碰到那种上百页的厚档案，三孔一线就不太好打了，这时候用胶装就对了，就像给吐司抹匀花生酱，整本书粘得平平整整，比超市卖的杂志还好看。

如果你只是偶尔做一次，完全没必要自己买几千块的胶装机，拿去外面的图文打印店，几块钱一本就能搞定，比你自己买设备划算一百倍，我当初差点脑子一热买了小型胶装机，后来问了打印店价格，当场就清空了购物车，这过来人经验够实在吧？

第四步：装盒入档，就像给快递贴地址，最后一步别偷懒

你以为装订完就完事了？不对不对，完整的档案整理装订方法最后一步还要装盒。装订好的档案要按顺序放进档案盒，然后把盒面的信息填清楚：单位名称、年度、保管期限、档号，一项都别落，就像你寄快递要写清楚收件人地址，不然扔到档案室的大仓库里，谁都找不到，这不几个小时的活全白干了？

还有个小细节，一盒别塞太满，八成满最合适，就像你吃自助别硬塞，塞太满不仅盒盖盖不上，以后拿出来翻也不方便，给纸张留点点空间，也能放得更久。

讲完了你看，其实档案整理装订方法根本就不是什么高大上的难题，也不是只有专业人士才能做好，只要按步骤来，新手也能整得漂漂亮亮。我当初那个连作业本都订不整齐的手残党，现在一天能整二十本，摸鱼的时间都多了不少。

说句土味的大实话，干啥活都是这样，方法找对，少遭罪多成事，你整完看着一摞整整齐齐的档案摆在那，那成就感，比你喝到加冰的全糖奶茶、刮彩票中了十块钱还爽对吧？我踩过的坑都给你列得明明白白，你照着来肯定没问题，冲就完事儿了！