档案整理数据打印不清晰解决方案

一、先揪出打印模糊的3个常见源头

1. 打印机的“口粮”没跟上——粉盒/墨

你别信9块9的杂牌粉盒，亲测全是坑。便宜粉盒的碳粉颗粒大，印出来字淡、线断，还容易重影。要是粉盒亮红灯，要么换正规兼容的粉盒，要么加同型号的专用碳粉。加完粉别马上装，等10分钟让粉均匀散开。之前行政小妹加粉后急着装，刚印的档案全糊，返工花了2小时。

2. 纸不对，印得再清楚也白搭

很多人贪便宜买50g的再生薄纸，印出来会透背，正面的字发虚。归档用的纸一定要选70g以上的普通A4纸，别凑合用旧纸。我之前用50g纸印合同，后来翻的时候全半透明，根本看不清条款。

二、档案数据要做的“小手术”

1. 模糊扫描件先“救”一遍

要是你从老档案扫的电子档，别直接印。打开手机相册，找到扫描件，点「增强清晰度」，再存为PDF格式。别存JPG，JPG压缩会丢细节，PDF能保留大部分清晰度。举个例子，上个月我转2018年的体检表，扫描出来字虚，转PDF后清清楚楚。

2. 手写数据先转电子档再打印

要是档案里有手写的考勤、签收记录，先别直接印。用手机拍下来，选「文字识别」（手机相册自带），转成电子文字，整理成电子表再打印。手写的字因人而异，有人的字体连自己都认不清，转成电子档就不会出错。

三、打印时的设置“神操作”

1. 关掉省墨模式，选标准打印

不少人为了省墨开省墨模式，字会淡到看不见表格线。打印前一定要把省墨模式关掉，选「标准打印」（不同打印机名字可能叫普通模式）。要是真怕费墨，就控制打印份数，别印多余的。档案归档用黑白打印就行，彩色没必要，还费墨。

2. 调整文字大小，别太密

档案里的表格、文字别排得太密，不然印出来会挤成一团，看不清数字。字体选小四号到五号之间，行间距调1.5倍，这样印出来的档案清爽，归档也方便找。我之前把考勤表排得太密，印出来数字连在一起，后来又重新调了。

今天就花10分钟试试：先检查你打印机的粉盒是不是杂牌，再把要印的档案转成PDF，打印时关掉省墨模式。别嫌麻烦，档案是要存好几年的，要是模糊到后来找资料都看不清，那才叫头疼。就按我说的来，下次打印档案肯定清晰，再也不用返工。