昆明档案软件零基础部署及日常实操完整上手指南

1. 准备工作

确认电脑系统符合要求：Windows 10/11 64位，内存≥4GB，剩余磁盘空间≥10GB；关闭电脑自动更新（防止安装过程中断）。

2. 软件下载与安装

2.1 下载安装包

直接访问官方指定下载地址：https://kmda.yn.gov.cn/soft/kmda-client-setup.exe，右键点击选择【目标另存为】，保存到桌面，不要修改文件名。

2.2 安装步骤

• 右键点击下载的安装包，选择【以管理员身份运行】（核心步骤，未授权会导致安装失败）
• 弹出安装向导后点击【下一步】，默认安装路径为C:\Program Files\昆明档案软件，若需改盘，选择D:\Program Files\昆明档案软件（禁止修改文件夹名称）
• 勾选【创建桌面快捷方式】，点击【安装】，等待2分钟完成安装，点击【完成】

3. 首次登录初始化

打开桌面快捷方式，弹出登录窗口，按以下要求填写（所有信息与档案局备案严格一致）：

• 机构名称：本单位全称（需与昆明市档案局备案名称完全匹配）
• 账号：通过「昆明市档案业务系统」提交管理员账号申请，1个工作日后获取，格式为admin_xxxx（xxxx为单位编号）
• 初始密码：申请时获取的8位字符密码，登录后立即触发密码修改（原密码过期时间72小时，未修改将无法登录）
• 填写完成点击【登录】，按弹窗要求设置新密码（需包含大小写字母+数字，长度≥8位）

4. 日常核心实操

4.1 档案分类配置

登录后点击左侧【系统设置】→【档案分类】：

• 点击【新增分类】，填写分类名称（如「文书档案」「业务档案」）
• 分类编码严格遵循档案局规则：三位数字编码，如文书档案为001、业务档案为002，禁止自行设定编码
• 点击【保存】后需同步上报昆明市档案局备案（未备案分类无法完成归档）

4.2 单份档案录入

点击左侧【档案管理】→【新增档案】，表单所有带字段为必填项，按要求填写：

• 档案编号：系统自动生成，请勿手动修改
• 档案题名：必须与纸质档案题名完全一致（如「2024年第1季度项目批复」，禁止简写）
• 归档日期：选择纸质档案归档年月，格式为YYYY-MM
• 上传电子扫描件：要求为PDF格式，单文件≤50MB，分辨率300DPI，用扫描仪或专业扫描APP生成（禁止用相册截图）
• 填写完成点击【提交审核】，审核通过后即为有效归档

4.3 档案快速查询

在顶部搜索栏输入档案题名关键词可实现模糊匹配，精准查询操作：

• 点击左侧【档案查询】，选择目标分类、归档日期范围，输入关键词后点击【查询】
• 查询结果仅限管理员账号可导出Excel文件（包含档案元数据，不含扫描件），导出文件命名格式为kmda-query-YYYYMMDD.xlsx

5. 数据备份与恢复

每日操作完成后必须执行备份，防止电脑故障丢失数据：

• 备份操作：点击左侧【系统工具】→【数据备份】，选择【本地备份】，存储路径选D盘或外接U盘（禁止存C盘），点击【确定】，生成备份文件命名为kmda-backup-YYYYMMDD.zip
• 恢复操作：软件出现异常时，点击【系统工具】→【数据恢复】，选择之前的备份.zip文件，点击【恢复】，等待5分钟完成后重启软件

6. 常见问题解决

• 无法登录：检查机构名称是否与备案一致，密码是否符合复杂度要求；若密码遗忘，在「昆明市档案业务系统」提交重置申请，1小时内生效
• 扫描件上传失败：检查文件格式为PDF、大小≤50MB、分辨率300DPI；若仍失败，将扫描件拆分为2个文件分别上传
• 分类无法保存：检查分类编码是否为三位数字，是否未上报档案局备案