档案管理软件系统安全隐患大怎么办

前阵子我认识一个开小猎头公司的老板，跟我吐槽差点赔到关门。他图便宜用了个免费的档案管理软件，存了上千份候选人的隐私信息，还有客户的合作合同，结果去年软件被黑客攻破，数据全漏了，候选人集体投诉，监管罚了好几万，客户也全走了。

是不是你现在用的档案系统，也有类似的问题？要么是免费小软件，要么是权限乱开，不知道哪天就出事儿。今天说的全是能直接落地的方法，看完就能改，帮你把安全隐患掐灭在摇篮里。

1 先给你的档案系统做个全面排查

1.1 先查软件本身合不合规

很多人选档案软件，只看能不能存文件，便宜不便宜，根本不管安全不安全。

那些破解版、不知名小开发商出的免费软件，本质上就是裸奔。

你要做的很简单，两步就能查清楚：

• 搜一下软件开发商的名字，看有没有公开的企业安全资质。说白了就是国家认可的安全认证，正规厂商都会挂在官网。
• 查一下有没有出过数据泄露的新闻，搜“XX软件 数据泄露”就行，有黑历史直接pass。

避坑提醒：别信“永久免费全功能”的噱头，人家不赚你的软件钱，就靠卖你存的数据赚钱，到时候亏的是你。

1.2 再查内部权限有没有乱开

我见过不少公司，全公司共用一个档案系统账号，谁都能下载全量数据。

之前有个做教育的朋友，销售离职带走了全部学员档案，就是因为权限没限制。

你现在就可以打开你家的档案系统，改两个地方：

第一，一人一个专属账号，绝对不许共用

第二，按岗位给权限，不用的权限直接关掉

比如普通员工只能看自己负责的档案，部门领导只能看本部门的，只有管档案的专人能看全量数据，员工离职第一时间锁账号。就这么改，就能防住九成内部泄露的问题。

2 花10分钟补漏洞，成本几乎为零

2.1 一定要做双备份，别把鸡蛋放一个篮子

很多人就把数据只存在软件云端，或者只存在公司本地电脑，哪出事都完蛋。

举个例子，服务商跑路了，云端你登都登不进去，硬盘坏了，本地数据直接没。

正确的做法很简单，就是做“本地+云端”双备份。

你设置成每周五自动备份，把本周新增的档案，同时存到两个地方：一个是公司专门用来存备份的移动硬盘，另一个是正规大厂商的云盘。

哪怕一个出问题，另一个肯定能调出来，根本不怕丢。

避坑提醒：备份硬盘别放在员工私人手里，统一交给行政或者档案管理员管，避免员工离职带走。

2.2 开个二次验证，拦住八成外部入侵

很多公司不注意登录安全，密码设得很简单，还从来不换，一猜就中。

现在正规的档案管理软件，都有手机验证码二次验证的功能。

你只要进去设置里点开就行，整个过程不到一分钟。

哪怕你的密码不小心泄露了，别人没有你手机的验证码，也登不进去。相当于给家门多加了一把锁，非常省心。

3 预算有限用免费软件，也有保命方法

3.1 敏感信息单独存，别全放进软件里

很多小公司确实没预算买付费软件，只能用免费的，那就要学会拆分存储。

说白了就是，身份证号、银行卡号、客户地址这种核心敏感信息，别全部录进免费软件里。

只录名字、项目名称这种非敏感信息就行，核心信息单独存在加密的U盘里，只有一两个负责人能看。哪怕软件数据泄露，也不会出大问题。

3.2 定期导出数据，别一直放在软件里

免费小软件的服务商，说跑路就跑路，说不定哪天你打开软件就登不上了。

你只要记住，每三个月把所有数据导出来一次，存到自己的硬盘和云盘里。哪怕软件用不了了，你手里也有完整的备份，不会慌。

其实档案安全这事，不是只有大公司才需要在意。小公司本来抗风险能力就差，出一次数据泄露或者丢档的事，可能大半年就白干了。

也不用你花几万块买系统做改造，今天抽10分钟，先做完第一步：查查你现在用的软件有没有合规资质，再把乱开的权限关掉。这两步做完，就能消掉八成的安全隐患。别拖着，现在就去看一眼吧。