档案制度建设学者必看：可落地的单位档案标准化实操指南

第一步：梳理本单位归档范围，避免漏装缺项

档案制度建设的核心基础是明确“该归什么”，直接按以下步骤落地，无需额外准备：

• 组织本单位行政、人事、业务岗共10-15人（根据单位规模调整），填写《归档范围清单初稿》，要求列清每个岗位的所有纸质/电子文件，如人事岗需列出“入职登记表、劳动合同、离职证明”，技术岗需列出“项目立项书、测试报告、验收意见”
• 将填写好的清单与当地档案局发布的法定归档文件比对，直接下载官方《机关档案归档范围和保管期限表》：http://www.daj.gov.cn/resource/archives_guide.xls，删除超出法定范围的内容，新增清单遗漏项（如涉密文件单独标注）
• 最终确认后的清单由行政部门负责人签字，纸质版存档，电子版上传至单位专属云盘

注意：清单必须明确标注每份文件的“纸质/电子”属性，电子文件需额外标注格式要求（如PDF/A标准，禁止使用Word原始格式归档）

第二步：搭建适配日常操作的档案分类框架

分类混乱会直接导致后期调档耗时翻倍，采用“年度-机构-保管期限”三级分类法，完全可直接套用：

2.1 分类规则说明

一级分类：按自然年度命名（如2024、2023），禁止跨年度归档；二级分类：按本单位常设机构划分（如行政部、技术部），临时项目单独建立二级分类；三级分类：仅分永久/30年/10年三类，无需细分其他期限

2.2 实操落地步骤

• 新建文件夹命名规则严格遵循：“年度-机构-保管期限”，示例文件夹名：“2024-技术部-30年”，电子档用统一名称，纸质档案盒脊也贴相同标签
• 所有归档文件必须放入对应三级文件夹，禁止随意放置到未命名的文件夹中
• 每月15日集中整理上月文件，避免积压到季度末一次性整理

注意：电子档案必须同步备份两份，一份存入本地硬盘，一份存入单位企业微信/钉钉云盘，禁止使用个人网盘存储

第三步：执行标准化归档操作，无模糊操作空间

归档是核心动作，每个环节必须按要求操作，不得简化：

3.1 纸质文件归档流程

• 纸质文件需去除所有金属物（回形针、订书钉），页面歪斜的用裁纸刀修剪整齐，页码统一用阿拉伯数字标注在页面右下角，正面朝上
• 按分类框架放入指定档案盒，盒内必须附《文件目录表》，列清每份文件的名称、形成时间、页码范围
• 档案盒封面填写内容：“年度-机构-保管期限-盒号”，示例：“2024-行政部-永久-01”，盒脊贴相同标签，字体统一为宋体小四，黑色激光打印

3.2 电子文件归档流程

• 将所有非PDF/A格式的电子文件转码为PDF/A，Windows系统直接复制以下命令到PowerShell执行： ``` $inputFile = "D:\待归档文件\项目测试报告.docx" $outputFile = "D:\归档文件\2024-技术部-30年-项目测试报告.pdf" $wordApp = New-Object -ComObject Word.Application $doc = $wordApp.Documents.Open($inputFile) $doc.SaveAs($outputFile, 17) $doc.Close() $wordApp.Quit() [System.Runtime.Interopservices.Marshal]::ReleaseComObject($wordApp) | Out-Null ```
• 电子文件命名按“年度-机构-保管期限-文件名称”规则命名，示例：“2024-技术部-30年-项目测试报告”
• 所有电子文件必须存入“归档专用文件夹”，禁止与个人工作文件混放，每月20日完成上月电子归档文件的整理

注意：每份归档文件必须附上对应的纸质文件扫描件，扫描件分辨率300DPI，黑白，格式为PDF，禁止彩色扫描

第四步：建立调档与销毁规范，符合法定要求

调档和销毁是最易踩坑的环节，直接按以下规则操作：

4.1 调档操作流程

• 调档人填写《档案调阅申请表》，列清调档原因、文件名称、归还时间，部门负责人签字确认
• 档案管理员核对申请表，在《档案调阅台账》上登记调档人、时间、文件编号，确认无误后移交文件
• 调档人必须在约定时间内归还，逾期未还的暂停其调档权限1周

4.2 销毁操作流程

• 仅销毁保管期限为10年的文件，永久和30年期限的文件绝对不可销毁
• 销毁前填写《档案销毁清单》，列清销毁文件的名称、数量、形成时间，由行政岗、财务岗、纪检岗共3人以上监销
• 销毁后需拍摄销毁现场照片，照片存入“档案销毁凭证”文件夹，作为归档材料留存

注意：所有待销毁文件必须用粉碎机完全粉碎，禁止直接丢弃，避免信息泄露