做好新员工入职阶段档案制度建设 夯实企业人事管理基础

踩过坑的老HR掏心窝：这事儿真的不能瞎对付

我干HR快十年，前三年踩过最大的坑，就是没把新员工的档案制度建设当回事儿。那时候年轻，觉得不就是收几张纸塞柜子吗？多大点事儿，结果后来出劳动仲裁的时候，我翻遍整个储物柜都找不到新员工当时签的合同，整个人灰头土脸像在杂物堆里掏老鼠洞，最后公司赔了八万多，老板那脸拉得比驴还长。

那之后我才醒过神来：新员工档案制度建设哪里是走流程？这根本就是给公司人事管理埋地基啊！就像你开剧本杀店，新客人来玩你不给他记好身份、存好本，后面玩到一半找不着线索，整局直接崩，对吧？我这个过来人把坑都踩平了，今天就给你唠点实在的，全是干货，放心拿回去用。

新员工档案制度建设，核心就三步，一步都不能少

• 收材料像搜证，半件都不能漏

  玩剧本杀都知道，搜证漏了关键线索，后面全瞎。新员工档案制度建设第一步就是收材料，这步就是打底，底歪了楼肯定歪。我之前犯过心软的错：新员工说身份证丢了正在补，离职证明原单位还没寄，先入职后补行不行？我一拍胸脯同意了，结果人家干了三个月拍拍屁股走了，材料一样没补，社保交不上，退工都没法办，我跑社保局跑了三趟才搞定，腿都细了。

  过来人说句得罪人的话：新员工入职当天，该要的材料一件都不能松。身份证复印件、学历学位证验证报告、离职证明、体检报告，缺一样都得卡，别觉得我不近人情，这是规矩，也是保护你自己。哦对了，现在都兴电子档案，你别光收纸质的，扫描件一定要按「部门-姓名-入职年份」分类命名存好，别一股脑全塞一个文件夹，到时候找的时候，就像在奶茶桶里找珍珠，翻半天翻不着，急死你。

• 审材料像盘身份，蛛丝马迹不能放

  玩狼人杀盘狼，你不盯票型不扒发言能盘对吗？肯定不能啊！新员工档案制度建设第二关就是审材料，这步就是排雷，不审真的会炸。我之前就遇到过一个新员工，简历写着全日制985硕士，结果档案里拿出来的学位证是成教的，还是结业，我们招的是管培生要求全日制学位，最后业务部门气得跳脚，说我这个做人事的咋不把关。

  说真的，那时候真不是我粗心，是我没把新员工档案审核放进档案制度建设的固定流程，全靠我随缘扫一眼，可不就漏了嘛。现在我定的死规矩，谁来都不好使：所有新员工学历必须去学信网核一遍，工作经历超过三年的必须做个简单背调，离职证明必须要原单位盖章的原件，拍照打印的都不好使，必须要原件。

  说句土味正能量你别笑：今天多审一份材料，明天少掉一把头发，这话真没说错，你现在省十分钟，后面少踩十万伏的大坑，怎么算都划算。

• 存档案像藏关键本，权限规矩不能乱

  

  剧本杀的凶手本你能随便给好人看吗？肯定不行啊！新员工档案制度建设最后一步，就是存管的规矩，这个最容易被忽略，出事儿都是出在这儿。很多小公司，档案就扔在公共办公室的柜子里，谁都能翻，新员工的身份证号、家庭住址、体检报告全露着，这不光是违规，人家知道了对你公司能有好感吗？

  还有电子档案，别随便存在负责同事的个人U盘里，人要是哪天离职了，U盘带走了，或者U盘坏了，档案全没了，你哭都没地方哭。我给大家唠下我现在用的规矩，直接抄就行：档案制度建设必须写清权限，只有专门管档案的人事能看全档，其他部门要查信息必须开申请，只能看相关内容，不能碰全档；纸质档案锁专门的密码保险柜，电子档案存在加密的企业云盘，本地云端双备份，就这么简单。

  有人说我就是小公司，哪来这么多讲究？我告诉你，越是小公司越扛不住出事儿，赔八万对你小公司来说是不是大伤口？规矩才是最省事儿的，等出了事儿再补规矩，那才叫折腾。再来句土味正能量：制度建得牢，档案跑不了，没毛病吧？

为啥偏说新员工是档案制度建设的核心？

很多人觉得档案制度建设就是管老员工的旧档案，跟新员工有啥关系？错了，大错特错。新员工就是你档案制度建设的第一粒扣子，第一粒扣错了，后面全错。你想啊，每个新员工进来都按规矩走，慢慢整个档案库都是规整的，哪天你要融资尽调，哪天要处理劳动纠纷，拿出来就能用，不用临时抱佛脚熬夜补档案，熬得脸都绿了。

我之前帮朋友处理过一个事儿，他们公司十来个人，从来没弄过新员工档案制度建设，新员工来了签合同就扔抽屉，后来有个员工告公司没签合同要双倍工资，他们翻遍了都找不到合同，最后赔了十万，相当于小公司两个月的房租，你说冤不冤？这不就是当初没把新员工档案制度建设当回事儿交的学费嘛。

说实在的，我干这么多年HR，最大的体会就是，很多大麻烦都是从小细节攒出来的，新员工档案制度建设看起来是个小事儿，其实就是帮你排掉未来的大雷。我这个过来人踩过坑了，知道这事儿有多闹心，所以才掏心窝给你说，信我的，回去就整。

总结一句，都是实在话：新员工档案制度建设，早建早省心，晚建累死人，你今天花一天时间把规矩理清楚，未来十年都能踏实睡觉，怎么算都不亏。