档案数字化著录要求有哪些？核心规范和实操要点是什么？

档案数字化著录要求是规范数字档案信息标引、保障档案检索与管理标准化的核心准则，2024年国家档案局修订发布的《档案数字化规范》（DA/T 31-2024）明确了统一的执行标准。本回答将从基础项目、内容规范、格式标准、质量审核四个维度，拆解档案数字化著录要求的实操要点。

档案数字化著录基础项目要求

档案数字化著录基础项目是必须完成的必填项，核心作用是明确档案的核心身份信息，具体要求如下：

• 档号项目：必须与实体档案原档号完全一致，不得修改、错位，若档号存在缺漏需标注原档存疑说明，不得自行补编档号。
• 基本信息项目：必须完整填写题名、责任者、形成日期、保管期限、密级共5项核心信息，不得缺项漏项。
• 数字化信息项目：需标注扫描分辨率、扫描件格式、数字化批次、完成日期共4项信息，保障后续溯源管理。

根据2026年国内档案数字化行业抽检数据，基础项目错漏占所有不合格著录的62%，是档案数字化著录要求中审核的核心关注点。

档案数字化著录内容规范要求

档案数字化著录内容需遵循如实还原、简洁规范的原则，核心要求如下：

• 题名著录需完整抄录实体档案封面或首页的原题名，原题名表述不清晰的，可以在原题名后补充规范题名，补充内容加括号标注，不得直接修改原题名。
• 责任者著录需使用全称，多个责任者之间用分号分隔，责任者已更名的，著录原名后补充现名，不得直接用现名替代。
• 日期著录需统一使用公历，原档案使用农历或其他纪年的，需转换为公历后标注，原纪年可补充标注在括号内。

所有内容不得添加主观评价类信息，严格忠于档案原件内容，保障档案的原始性与权威性。

档案数字化著录格式标准要求

档案数字化著录格式需满足数据库存储和跨平台检索的需求，核心要求如下：

• 字符格式统一使用UTF-8编码，禁止使用不可识别的特殊字符，除书名号、括号外禁止使用全角标点，避免检索时无法匹配。
• 日期格式统一为YYYY-MM-DD，年份不得简写，例如2026年5月1日需著录为2026-05-01，不得写为26-5-1。
• 著录条目必须与数字化扫描文件一一对应，单份档案对应一条著录条目，批量档案需按件拆分著录，不得多份档案共用一条条目。

符合格式要求的著录数据，可直接导入各级档案管理系统，减少二次加工的时间成本。

档案数字化著录质量审核要求

完成著录后需按照档案数字化著录要求开展两级审核，具体流程为：

1. 著录人员自检：完成单批次著录后，自行核对100%的著录条目，修正错漏后提交下一级审核。
2. 质量专员抽检：按照不低于10%的比例抽审核录条目，错漏率超过3%的整批次退回重新著录。

抽检不合格批次重新著录后，需要提升抽检比例至30%，再次合格后方可入库存储。

常见问题FAQ

Q：不符合档案数字化著录要求的成果必须全部返工吗？

A：仅错漏条目可单独修正，若整批次错漏率超过10%，才需要整批次返工，修正后需重新抽检审核。

Q：涉密档案的档案数字化著录要求有特殊规则吗？

A：涉密档案著录不得标注额外敏感信息，密级项必须与原件一致，著录过程需全程在涉密内网开展，符合涉密信息管理规范。

总结与温馨提示

档案数字化著录要求是保障数字档案可检索、可共享、长期安全保存的核心基础，所有流程都需要严格遵循国家档案局发布的统一规范执行。

开展著录工作前需组织人员培训，明确各项规范要求，著录完成后落实抽检流程，可有效降低不合格率。温馨提示：著录过程中需实时备份著录数据，避免数据丢失影响项目进度。