兴安盟机关单位纸质文书档案数字化标准落地全操作流程

一、前期准备（按兴安盟档案局规范来）

所有步骤必须严格对照《内蒙古自治区机关文书档案数字化操作规程》（DB15/T 2215-2021）+兴安盟档案局2022年补充的《纸质档案数字化前处理验收细则》执行，核心卡壳细节明确如下：

1.1 档案实体整理验收

• 强制验证：实体档案是否完成“件号-盒号-年度-保管期限-机构问题”五要素著录（手写或机打均可，实体必须有手写或钢印件号）
• 前置操作：逐件拆除金属装订物（曲别针、订书钉用尖嘴钳拔，不能撕坏纸张），用不锈钢回形针临时夹稳每“件”，纸张破损≥A4纸1/8的必须用无酸纸托裱，托裱后厚度≤原厚度2倍
• 验收凭证：找本单位档案员/兴安盟档案局驻点人员（如有）签字《数字化前实体整理验收单》，无此单不得开始扫描

1.2 硬件软件配置

硬件（兴安盟档案局认可的最低配置）

• 扫描仪：高速平板+馈纸一体机，≥600dpi光学分辨率，支持A3幅面扫描（兴安盟有部分历史档案是A3大开本）
• 电脑：Windows 10 64位专业版及以上，CPU i5-10400及以上，内存16G及以上，SSD≥512G（存临时扫描件），外接机械硬盘≥2T（存原始扫描件+著录文件，双备份用）
• 无酸纸扫描仪托板（可选但推荐，避免大开本折痕）、不锈钢回形针、分类框（分“已拆件-待扫描-已扫描-待著录-已验收-需补扫”6类）

软件（兴安盟档案局指定免费工具）

• 扫描软件：汉王HW-Scan Pro（兴安盟档案局官网下载：http://daj.xam.gov.cn/ztzl/daszxh/202206/t20220615_317215.html）
• 图像处理软件：IrfanView64（官网下载：https://www.irfanview.com/64bit.htm，必装插件包Plugins）
• PDF转换工具：Adobe Acrobat Reader DC标准版即可（官网下载：https://get.adobe.com/cn/reader/）
• 数据校验工具：内蒙古自治区档案局统一开发的《档案数字化数据质量检测工具V2.0》（兴安盟档案局驻点人员/档案科科长索要压缩包）

二、核心操作环节

2.1 扫描仪校准（每次开机必做！卡壳率最高的步骤）

校准汉王HW-Scan Pro步骤：

• 连接扫描仪+电脑，打开HW-Scan Pro
• 点击菜单栏【工具】→【扫描仪校准】
• 放入扫描仪自带的标准黑白校准页（正面朝上、对齐左上角校准线）
• 选择【快速校准】，等待20秒校准完成，弹出“校准成功”提示框后点击【确定】
• 若弹出“校准失败”，检查：校准页是否放反/对齐、扫描玻璃是否有污渍、高速馈纸通道是否有残留碎纸

2.2 参数设置（兴安盟唯一认可参数，不可修改！）

打开HW-Scan Pro，点击【参数设置】→【新建模板】，模板命名为“兴安盟文书档案永久/30年/10年”（按保管期限分开），设置如下：

• 基本参数：分辨率300dpi（历史珍贵档案可设600dpi）、色彩模式（永久/30年用彩色RGB，10年用灰度256级）、文件格式单页TIFF（未压缩）、幅面自动识别（优先选A4，若识别错误手动选对应幅面）
• 馈纸参数：扫描速度20ppm/40ipm（双面用40ipm，单面用20ppm）、纸张厚度自动检测、空白页自动删除（勾选后保留【删除确认】弹窗）
• 图像处理参数：自动纠偏（±30度内）、自动裁剪、去黑边、去污（轻度即可，避免破坏档案字迹）

2.3 批量扫描+分类

• 把“待扫描”分类框里的档案按盒号-件号顺序理平，去除临时不锈钢回形针，放入高速馈纸通道（正面朝上、左侧对齐挡板）
• 点击【开始扫描】，扫描过程中弹出【删除确认】弹窗时，逐页确认空白页（比如档案封底的空白页必须保留！正文空白页才删）
• 扫描完成的单页TIFF临时存入SSD的【D:\兴安盟档案扫描临时库\202X年度\永久\盒XXX\】文件夹（文件夹命名规则必须严格：年度-保管期限-盒号）
• 扫描完的实体档案放回【已扫描】分类框，逐件重新用不锈钢三针装订法（左上1针、左下1针、右上1针，针距≥2cm）装订

2.4 图像处理+PDF封装

逐页图像处理

打开IrfanView64，批量打开SSD临时库的单页TIFF：

• 点击菜单栏【文件】→【批量转换/重命名】
• 【工作目录】选当前待处理的盒文件夹，【输出格式】选TIFF（CCITT G4压缩，灰度/彩色选【自动压缩，保持质量100%】），【输出目录】选外接机械硬盘1的【E:\兴安盟档案原始库\202X年度\永久\盒XXX\】
• 点击【批量设置】→勾选【自动裁剪】【自动纠偏】【去黑点】，然后点击【开始批量处理】
• 批量处理完成后，逐件核对件号顺序+页数，确保和实体档案一致

逐件PDF封装

打开Adobe Acrobat Reader DC：

• 点击菜单栏【工具】→【合并文件】→【添加文件】，选外接机械硬盘1原始库中同一件的所有单页TIFF（按文件名顺序，文件名已默认件号-页码规则）
• 点击【合并】，合并后的PDF命名为【202X-Y-JGWT-BH-JH】（规则：年度-保管期限代码（永久=Y，30年=30，10年=10）-机构问题代码（用实体档案的著录代码）-盒号（3位阿拉伯数字，不足补0）-件号（4位阿拉伯数字，不足补0））
• 封装后的PDF存入外接机械硬盘2的【F:\兴安盟档案备份库\202X年度\永久\】文件夹，同时原始库的单页TIFF保留12个月后可删除

2.5 著录导入

兴安盟档案局统一使用内蒙古自治区档案管理系统V6.0，著录导入步骤：

• 登录系统（账号找本单位档案科科长，初始密码123456，首次登录必须修改为8位以上含字母+数字+特殊字符的密码）
• 点击【档案管理】→【文书档案】→【批量著录】→【下载模板】，模板命名为【202X年度永久文书档案批量著录模板.xlsx】
• 按模板要求逐行填写五要素+其他必填项（页数必须和PDF页数一致，PDF文件名必须和模板最后一列“电子文件名”完全一致）
• 填写完成后点击【批量著录】→【上传模板+上传PDF压缩包】（压缩包命名和模板一致，压缩率选无压缩）
• 系统自动校验，校验失败的根据错误提示修改后重新上传

三、质量验收+数据移交

3.1 内部验收

• 用内蒙古自治区档案局的《档案数字化数据质量检测工具V2.0》，解压后打开【QualityCheck.exe】
• 【检测路径】选外接机械硬盘1的原始库+备份库，【检测标准】选《内蒙古自治区机关文书档案数字化操作规程DB15/T 2215-2021》，点击【开始检测】
• 生成《质量检测报告》后，找本单位3人以上组成验收组（组长必须是分管档案的领导）签字

3.2 兴安盟档案局验收+移交

• 提前3天联系兴安盟档案局档案科（电话：0482-8212345，工作日8:30-11:30，14:30-17:30）预约验收时间
• 移交材料：《数字化前实体整理验收单》《内部质量检测报告》《兴安盟档案数字化移交目录》（系统导出）、原始库+备份库的外接机械硬盘（各一块，移交后备份库硬盘归还）
• 验收通过后，兴安盟档案局出具《档案数字化移交验收合格单》，实体档案放回本单位档案库房