做好5年档案保存规范管理 一文读懂实用档案培训干货

踩过万元罚款大坑的过来人，先给你唠唠真心话

我之前在公司管行政，刚接档案活的时候，完全没当回事，不就是堆文件吗？放角落落灰不就完了？结果呢？第三年税务局查账，要调前几年的银行对账单，我翻遍了仓库都找不到——原来上一任把本该5年保存档案提前当废纸卖了，最后公司被罚了一万八，我月度绩效全扣，那个月连喝奶茶都不敢加珍珠，说起来都是泪。

从那之后我痛定思痛，翻法规、蹲讲座，前前后后泡了好几个档案培训，把这块的坑摸得门清，今天就用我攒的梗给你掰明白，保证你看完就会，再也不用像我一样吃哑巴亏。

把5年档案保存类比成囤临期零食，一下就通了

我给你说，我学的时候突发奇想，5年保存档案这不就是超市囤零食吗？零食包装上写保质期5年，你就得在这5年里把它放好，没到期不能扔，过期了也不能随便扔，得按规矩来，是不是一下就懂了？

很多人刚上手会犯两个错：要么啥档案都想存永久，不出三年办公室就能堆成垃圾山，找个文件得挖半小时；要么啥都随便扔，用到的时候抓瞎，这不就跟你囤货一样，把快过期的扔了，把该留的坏了，出事了只能自己扛。

这些核心要点，档案培训老师掰碎了给我讲的

• 第一：先分清楚，哪些必须5年保存，别瞎分类

  我刚学的时候最头疼分类，后来上档案培训，老师直接给我划了重点，常见需要5年保存档案的就三类，我记到现在：第一类是会计类，月度季度财务报告、银行余额调节表、银行对账单，这几个都是明确要求存5年的；第二类是行政类，部门内部普通会议纪要、一般性业务通知、非核心的业务合同；第三类是人事类，普通员工的试用期考核材料、离职手续的次要存根，这些都是存5年就够了。

  别乱分类啊！我之前把需要永久存的股东决议归去5年档，找的时候差点把头发薅光，错一次你就记住了，分类错比没存更坑。

• 第二：存的地方要对，别5年没到档案先没了

  现在都是双归档，纸质加电子，对不对？纸质的别乱塞地下室啊！我之前老公司一堆旧档案放地下室，过两年回去看，潮得字都化了，虫子都把纸咬出洞了，这不等于白存？纸质要放干燥、防虫的铁皮柜，离墙离地放，就像你囤零食不能放潮湿的卫生间，一个道理。

  电子档更要注意，别存在个人U盘或者个人硬盘里！我之前有个同事把整个年度的5年保存档案存在自己U盘，后来U盘丢了，差点背了全责，档案培训老师反复强调：电子档必须双备份，公司加密服务器存一份，云端备份一份，就像你囤零食分两个柜子放，一个柜子坏了还有另一个，稳得很。

• 第三：5年到期别乱扔，销毁要走流程

  

  很多人觉得，我存够5年了，直接卖废品不行吗？当然不行！我告诉你，随便扔被查到一样罚，就像你扔临期零食，也得记下来哪天扔的扔了啥，不然人家问你要你说扔了，谁信啊？

  正确流程是啥？到期先整理造销毁清册，把要销毁的5年保存档案列清楚，然后找相关负责人审批，销毁的时候要有两个人以上监督，最后监督的人要签字，清册还要永久保存，就这几步，不难吧？档案培训里给的模板直接用，填完就完事，别偷懒省步骤。

为啥我劝你一定要蹲靠谱的档案培训？

很多小伙伴说，不就是存个文件吗？我自己翻法规不行吗？我跟你说，我最开始就是自己翻GB/T 9705那个档案规范，翻了三天，头都大了，条文写得太官方了，啥“定期保管的档案期限分为10年和5年”，哪些归10年哪些归5年，不自己学真的搞不清，我就是吃了这个亏才罚的钱。

靠谱的档案培训不一样，都是给咱们一线干活的人做的，老师也都是干了十几年档案的过来人，不会跟你念条文，直接把常见的5年保存档案给你分类整理好，把别人踩过的坑一个个给你唠，哪个地方容易错，哪个步骤不能省，说的都是大白话，你听完直接就能用，我当时上完课，回去整理档案，一下就顺了，原来这么简单，之前都是自己吓自己。

说句土味的真心话，咱们打工人干活，不就是求个稳吗？把5年保存档案这件小事做好，不挨罚不背锅，月底奖金稳稳拿，下班买菜都能多添二两牛肉，这不就是实打实的幸福吗？听起来是不是很土？但真的是我踩过坑之后最大的感悟，一件小事没做好，搞不好全月白干，真的犯不上。

过来人最后掏心窝子说几句

我做行政档案快十年了，见过太多因为档案不合规栽跟头的，很多人觉得档案就是打杂的活，不重视，真出了事，全是干活的背锅，尤其是5年保存档案这块，是出错率最高的，因为量多，分类杂，很容易搞混。

我现在带新人，第一节课就讲5年保存档案的要点，就把我当年在档案培训学的东西转授给他们，我总说，咱们干活，别嫌麻烦，该学的学，该规范的规范，花一两天上个靠谱的档案培训，把坑都提前踩一遍，以后五六年都不用操心，不比出事了再到处找关系擦屁股强？

反正话我都说到这了，我踩过的坑，能帮大家避开一个是一个，档案5年保存真不是小事，摸不清的就去蹲个靠谱的档案培训，顺顺利利干活，开开心心拿钱，这不就是咱们打工人最实在的追求嘛。