档案整理任务软件实操指南：3步完成批量标准化归档作业

1. 软件获取与安装

本软件为免费无广告的桌面端工具，下载地址为：https://www.danganzhili.com/dl/setup_v1.2.3.exe，仅官网发布的稳定版可正常使用。

1.1 安装步骤

• 双击下载得到的setup_v1.2.3.exe安装包，弹出安装向导
• 选择安装路径为D:\Dangan整理工具（避免C盘空间占用过高），点击“下一步”
• 必须取消勾选“安装附加推广组件”复选框，否则会引入无关插件
• 点击“立即安装”，等待10秒完成安装，勾选“启动软件”后点击“完成”

首次启动后进入“用户中心”，输入官方免费测试序列号：DAN20240512，点击“激活”，激活成功后进入主界面。

2. 档案标准化预配置

2.1 导入分类规则模板

需先配置标准化分类体系，模板为Excel格式，可直接复制以下内容新建文件，命名为“档案分类模板.xlsx”：

软件左侧点击“分类管理”，点击界面顶部的“导入规则”按钮，选择刚才保存的模板文件，等待5秒后分类规则加载完成，系统会自动识别所有分类编码及名称。

2.2 设置文件命名规则

统一命名是档案标准化核心，需在软件中配置规则：点击主界面顶部的“设置”→“命名规则设置”，在规则输入框中输入：{分类编码}_{创建日期_YYYYMMDD}_{原始文件名}，点击“保存规则”，系统会自动识别规则中的占位符，确保命名格式合规。

3. 批量整理实操（核心零门槛步骤）

3.1 源文件预处理

将所有待整理的档案文件复制到桌面新建的“待归档”文件夹中，必须确保该文件夹内无嵌套子文件夹，所有文件直接放在根目录。若存在子文件夹，需使用软件自带合并工具：点击顶部菜单“工具”→“合并子文件夹”，选择“待归档”文件夹，点击“开始合并”，等待1分钟完成，所有文件会移到“待归档”根目录。

3.2 批量分类归档

点击软件主界面的“批量分类”按钮，在弹出窗口选择桌面的“待归档”文件夹，点击“确认选择”，软件会自动匹配每个文件的分类编码，在安装路径下的“归档目录”中创建对应文件夹（如D:\Dangan整理工具\归档目录\001人事档案），并将文件移入对应分类文件夹，500个文件约30秒完成。

3.3 命名与完整性校验

分类完成后，点击主界面的“批量命名”按钮，选择“归档目录”，点击“确认”，软件会自动按规则重命名文件，例如人事档案文件会显示为“001_20240520_张三入职登记表.pdf”。

命名完成后，点击“完整性校验”按钮，软件会自动检查每个文件的分类编码、命名格式是否合规，校验结果用红色标注错误项（如缺失分类编码），将错误文件移回“待归档”文件夹重新操作，直到校验结果显示“全部文件符合规范”。

4. 常见异常与优化

4.1 文件被占用异常

操作中若弹出“文件被占用”提示，右键点击该文件→属性→取消勾选“只读”复选框，或关闭打开该文件的所有办公软件（如Word、PDF阅读器），重新导入后即可正常操作。

4.2 批量操作卡顿优化

若文件数量超过1000个，建议分2-3次操作，每次批量处理不超过500个文件，避免CPU占用过高导致卡顿，每次操作完成后关闭软件重启，可释放内存。

4.3 归档文件备份

完成所有操作后，点击“归档备份”按钮，选择“归档目录”，将备份路径设置为移动硬盘（如F:\档案备份），勾选“保留原文件备份”复选框，点击“开始备份”，等待备份完成，避免本地文件丢失。