从国企档案数字化案例看档案数字化落地实用方法

你是不是在国企管档案？一到查档，就得钻堆满灰的仓库翻一下午？几十年的纸质档案，放久了发霉变脆，找个项目合同要大半天，上级还催着你半年内完成数字化归档，不然影响评级？

去年我跟着团队帮一家地方城投国企做了32万份档案的数字化，从一开始管档案的大姐愁得掉头发，到最后顺利通过省里的档案评级，全程没踩大坑，今天就把这个案例里能用的干货全掏给你，看完就能照着做。

1、开工前先做两件事，别上来就扫码

1.1 先盘点分类，砍掉没必要扫的档案

这家城投一开始就想直接开工，说钱都批了赶紧做。被我们拦住了，盘点完才发现，有近10万份是已经到期、按规定可以销毁的，还有不少重复打印的合同。

按照国企要求，先分三类处理

• 第一类：永久保存的，必须全扫
• 第二类：还在保管期的，按要求扫
• 第三类：到期该销毁的，走流程销毁不用扫

算下来直接省了十几万的加工费，还少占了很多存储空间。盘点的时候别忘了记清楚纸张大小、数量，报给服务商不会被临时加价。

1.2 提前定好数据规则，别被卡脖子

很多国企做完数字化，原始数据全存在服务商那里， later想换服务商都拿不出来，这个坑一定要避。

这个案例里我们一开始就定了两个规则，第一，原始电子档全部拷回单位服务器，服务商只加工不留备份，第二，提前定好索引规则，按部门、年份、项目分类做索引。这样以后哪怕换系统，直接导出导入就能用，不用重新录一遍。

2、加工阶段两个坑，躲开就能少返工

2.1 老旧破损档案先修复再扫描

这家城投有不少八九十年代的老项目档案，纸脆得一折就碎，有的字迹都晕开了。一开始服务商说直接扫就行，能省点修复费，我们没同意。

脆纸用纸浆补，皱纸压平，字迹糊的先描清，不然扫完根本看不清，以后查档用不了，再返工花的钱更多。别嫌修复麻烦加钱多，这点钱真不能省。

2.2 格式统一，别什么格式都收

很多小工作室扫完给你各种格式，jpg、png、pdf乱混，有的还把分辨率压得很低，打印出来全是糊的。

我们给这家城投定的标准是，文字档案全做双层pdf，能直接搜索关键词，扫描件统一存300DPI的png，不管是后期打印还是存档，都清晰能用。

3、验收别稀里糊涂签字，按这两步来

3.1 抽测合格率，不合格直接重改

验收不用全查，但是抽测要按标准来，每1000份抽10份，有一份不合格就多抽10份，不合格率超过1%，整批重改。

第一次抽测这家城投就查出3%的索引错了，就是项目编号录错了，我们直接让服务商改了三天才重新验收，不然后面找档案根本搜不到。

3.2 一定要拿两份目录

扫完所有档案，别只拿电子文件就完事，一定要管服务商要excel版和系统导入版两份索引目录。excel你自己随时能改，系统导入版直接导进你的档案管理系统就能用，不用再手工录一遍，省好几天的活。

你看，30多万份国企档案，按这个流程走，半年就顺利做完了，没有花冤枉钱，也顺利通过了评级。其实不管你是国企还是小单位做档案数字化，核心就是别着急开工，把每一步的细节定好，别被服务商忽悠着跳坑。

要是你单位最近正好要做这件事，今天就抽半小时，先把手里存的档案盘一遍，分好类，把该销毁的先清出去，别白花冤枉钱。拿不准的就把这篇存下来，一步步照着走就行。