档案管理系统中级档案管理员全流程实操落地技能培训指南

一、培训前置准备（操作前必做）

1.1 所需工具与环境配置

本次培训使用国内政务通用开源档案管理系统V2.4版本，无需自行搭建复杂环境，直接下载windows一键安装包即可：https://gitee.com/oschina/archives-system/releases/tag/v2.4

安装强制要求：安装路径不能包含中文、空格，安装时默认勾选「自动配置IIS环境」「内置MySQL数据库」选项，安装完成后访问http://localhost:8080即可进入系统，默认超级管理员账号admin、密码123456，登录后第一时间修改为8位以上数字+字母混合密码。

1.2 核心考核指标

完成培训后需全部达到以下指标，才算合格：

• 档案录入准确率100%
• 档案检索响应时长≤1秒
• 档案借阅审批流程合规率100%
• 档案操作留痕率100%

二、核心实操步骤（分步执行即可落地）

2.1 档案批量入库操作

第一步：整理元数据模板，直接使用以下可导入系统的Excel表头，无需自行调整： 档案编号、档案名称、档案类型、保管期限、所属部门、形成日期、录入人 其中档案编号强制遵循「年度-部门代码-3位流水号」规则，例如2024-XZ-001对应2024年行政部第1份档案。

第二步：批量导入校验，操作路径：登录系统→左侧菜单【档案管理】→【批量入库】→上传整理好的Excel文件→勾选「自动校验重复档案」选项→点击「预校验」，如果出现报错，按照系统给出的错误行号修改Excel后重新上传，预校验通过后点击「确认入库」。

第三步：关联电子附件，入库后点击对应档案后的【上传附件】按钮，仅支持PDF、JPG格式，单文件大小不超过50M，上传完成后点击【附件校验】，确保附件可正常预览，无法预览的重新上传。

2.2 档案检索与调阅操作

精准检索操作：路径【检索中心】→【高级检索】，可选择档案类型、形成时间、保管期限等维度组合检索，如需检索档案正文内容，必须勾选「全文检索」选项，系统支持OCR识别后的附件内容检索，检索结果支持批量导出Excel清单。

调阅审批流程操作：选中需要调阅的档案→点击【申请调阅】→填写不少于10字的调阅事由、填写不超过30天的预计归还日期→提交后系统自动推送至部门负责人、档案管理员双重审批，审批通过后可在线预览档案，涉密档案仅支持在线只读预览，禁止下载、打印操作，系统会自动留存所有预览、操作日志，永久不可删除。

2.3 档案保管期限与密级调整操作

第一步：筛选待调整档案：路径【档案管理】→【档案盘点】→筛选保管期限即将到期/密级需要调整的档案→导出清单报上级审批，拿到纸质审批文件后扫描为PDF格式备用。

第二步：批量修改配置：在系统中勾选对应档案→点击【批量编辑】→选择需要修改的字段（保管期限/密级）→上传审批扫描件作为附件→点击确认修改，系统会自动生成修改日志，永久留存。

2.4 档案销毁合规操作

第一步：销毁前置校验：筛选出保管期限已满、无留存价值的档案→提交销毁申请→附档案清单、上级审批文件，注意：涉及人事、财务类档案需额外上传财政、人事部门审批文件，否则系统会自动拦截提交操作。

第二步：销毁执行与留痕：审批通过后，系统会生成唯一销毁单号，线下销毁档案时需拍摄销毁现场照片、视频上传至系统对应销毁单中，点击【确认销毁】后，系统会逻辑删除档案数据，所有操作日志、审批文件永久留存，不可删除、修改。

三、常见问题排查（遇到问题直接对照解决）

• 批量导入提示「档案编号重复」：检查Excel中是否有重复编号，或者系统中已经存在相同编号的档案，修改编号后重新上传即可。
• 全文检索无结果：检查附件是否是可编辑的PDF/分辨率≥300DPI的JPG，OCR识别有24小时缓冲期，刚上传的附件第二天再尝试检索即可。
• 调阅申请被系统拦截：检查调阅事由是否超过10字，预计归还日期是否超过30天，涉密档案调阅是否上传了保密审批文件，修正后重新提交即可。
• 系统登录提示「账号被锁定」：连续5次输错密码会锁定账号，等待30分钟自动解锁，或者联系超级管理员手动解锁，不要重复尝试登录。

四、实操考核自测（验证学习成果）

判断题（全对即为理论合格）：

• 1. 档案编号可以随意设置（×）
• 2. 涉密档案可以下载打印（×）
• 3. 档案销毁日志可以删除（×）
• 4. 批量导入前不需要预校验（×）

实操题（全部完成即为实操合格）：

• 1. 在测试环境中批量导入10份测试档案，关联附件，准确率100%
• 2. 完成1次档案调阅申请、审批、预览全流程操作
• 3. 完成2份档案的保管期限调整操作，留存审批附件
• 4. 完成1份测试档案的销毁申请、留痕全流程操作