符合国家档案管理规定的档案软件选型配置实操全指南

先明确档案软件需满足的国家核心规定

目前我国档案软件合规的核心依据为2020修订版《中华人民共和国档案法》、国家标准《电子档案管理信息系统功能要求》GB/T 39784-2021，核心硬性要求如下：

• 必须支持电子档案「四性检测」：即真实性、完整性、可用性、安全性自动检测
• 必须支持符合《版式电子文件长期保存格式需求》的PDF/A格式存储与输出
• 非涉密档案需满足网络安全等级保护2.0三级要求，涉密档案需符合涉密信息系统分级保护要求
• 档案元数据必须符合《档案著录规则》DA/T 48-2009的规范要求

第一步：合规档案软件选型实操

1. 筛选合格软件范围

无需自行逐一核对资质，直接从国家认可的合格名单中筛选，查询路径：

打开国家档案局官网 https://www.saac.gov.cn → 点击顶部导航「业务工作」→ 选择「档案信息化」→ 进入「电子档案系统产品测评」栏目，即可查询全部通过国家档案局测评的合格产品，所有名单内产品都已经通过基础合规检测，可直接选型。

2. 选型现场必做验证项

邀请厂商演示时，必须完成以下3项验证，避免买到不合规产品：

• 验证四性检测功能：要求厂商导入一份修改过内容的电子文件，确认软件可以自动识别出哈希值变化，发出真实性异常告警，不允许归档
• 验证存储格式：要求厂商导出一份完成归档的文件，确认输出格式标注为PDF/A-2或更高版本，而非普通PDF格式
• 验证安全资质：要求厂商出示第三方机构出具的等保三级认证报告，有涉密管理需求的，要求出示国家保密局颁发的涉密信息系统集成资质证书

第二步：档案软件合规配置实操

1. 元数据配置

按照国家标准要求，必须配置以下必填元数据项，可直接按照下表配置，无需自行调整：

配置完成后必须开启规则：所有已归档的元数据不可随意修改，任何修改都必须自动记录操作人、修改时间、修改内容，留存不可删除的操作日志，该要求是国家规定的强制项。

2. 四性检测规则配置

开启软件内置的符合GB/T 39784标准的默认检测规则后，补充配置以下规则：

• 真实性检测：文件上传、修改操作完成后自动触发哈希值比对，不一致自动拦截归档，不允许手动跳过检测
• 完整性检测：归档前自动检查所有必填元数据是否填写完整，缺失项不允许提交归档
• 可用性检测：系统每半年自动触发一次全量归档文件可读性检测，发现文件损坏自动向档案管理员发送告警
• 安全性检测：所有文件上传归档前自动进行恶意代码查杀，查杀不通过不允许入库

3. 存储与权限配置

按照国家规定要求，必须完成以下配置：

• 权限配置：设置系统管理员、档案管理员、审计管理员三个独立账号，三个岗位权限完全隔离，禁止一人兼任多个岗位，禁止一人开通多个权限账号
• 异质备份：原生电子档案除了在线磁盘存储，必须额外备份到不可改写的异质介质，推荐使用企业级蓝光存储盘，重要档案每5年迁移一次存储介质，避免介质老化损坏
• 异地备份：必须在距离本单位100公里以外的异地机房存储至少一份完整备份，备份更新周期不超过1个月

第三步：合规验收与备案实操

1. 上线前自检

上线前按照以下清单逐一核对，全部打勾才可上线使用：

• □ 软件已纳入国家档案局电子档案系统合格产品名单
• □ 四性检测规则配置完成，不允许手动跳过检测
• □ 所有必填元数据配置完成，修改操作全程留痕
• □ 权限三员分立配置完成，无交叉权限
• □ 存储满足异质、异地备份要求
• □ 支持PDF/A格式存储与输出
• □ 已取得对应等级的安全资质认证

2. 官方备案流程

机关、国企、事业单位需要向属地档案行政管理部门备案，实操流程：

1. 整理上述自检报告、软件合格证明、安全认证报告三份材料，加盖单位公章

2. 登录属地政务服务网，搜索「档案管理系统备案」事项，按照页面提示上传电子版材料，提交申请

一般10-15个工作日即可完成备案，整个流程全程网办，无需线下跑动。

最后需要注意两个常见违规坑：一是用普通PDF替代PDF/A格式归档，普通PDF不支持长期保存，属于不合规；二是权限未做三员分立，一人兼任多个管理岗位，属于明确违规，配置时一定要避开。