电子信息部门档案数字化改造：解决老档案找不着管不好难题

先唠唠我当年那个破"杂物间"的糟心事

说出来你不信，我在单位电子信息部门待了快十年，前八年我们部门的档案间，跟我奶奶老家堆破烂的储物间一模一样，那叫一个热闹。什么十年前的项目验收纸质图纸、涉密设备的采购台账、历年的部门评审材料，全往架子上一塞，年头久了连放档案的木架子都压弯了腰。

以前找个档案是什么体验？就跟你在杂物间翻十年前的旧充电宝一样，你明明记得它就在这儿，挖俩小时出来一身灰，最后发现它压在最底下的旧纸箱最底层。更坑的是电子信息部门的档案，好多都是带密级的，不能随便让人乱翻，丢一张那都是大事，就问你慌不慌？

所以啊，我天天跟领导磨，说咱得搞电子信息部门档案数字化啊！这不就是给咱那破杂物间做个全屋智能整理嘛！领导一开始还舍不得那点预算，后来一次上级迎检找了仨小时没找到核心档案，当场拍板：搞，立刻搞电子信息部门档案数字化！

作为过来人，我先把踩过的坑给你列得明明白白

• 坑一：找了野路子团队，只扫不整理等于白干

  我第一次搞电子信息部门档案数字化，图便宜找了个打印店认识的小团队，人家就管给你扫成图片，啥分类啥索引全没有，一百多G的图片存在服务器里，找东西还是大海捞针，这不就是把杂物从纸箱子挪到了硬盘箱子里吗？换汤不换药啊！而且电子信息部门档案好多是带大图的工程纸，人家扫出来糊得一片，字都看不清，白瞎我好几万预算，说多了都是泪。

• 坑二：忽略密级分类，数字化反而出了大风险

  电子信息部门档案最讲究什么？密级啊！我第一次搞的时候没提前交底，人家外包把所有档案不分密级全存在一个系统里，本来只有几个人能看的涉密档案，全部门都能调，差点出了大问题，给我吓得半个月没睡好觉。所以啊，搞电子信息部门档案数字化，密级这根弦绝对不能松！

• 坑三：只做数字化不做备份，等于把所有鸡蛋放一个篮子

  我当时隔壁单位搞电子信息部门档案数字化，弄完就存在本地服务器，结果服务器中了勒索病毒，所有数字化档案全锁了，老纸档还落灰呢，等于白忙活大半年，钱花了不说，小一年的时间全浪费了，这不就是纯纯的大冤种吗？

搞电子信息部门档案数字化，靠谱流程其实特别简单

踩完一堆坑我也摸出实经验了，作为过来人，我跟你说，只要按这个流程来，电子信息部门档案数字化绝对能弄好，还不花冤枉钱，咱土话说得好："步骤走得对，干啥都不累"，对吧？

第一步：先给档案"分堆码放"，把底数先摸清楚

一开始真别急着扫，先把所有老纸档翻出来，按密级、按项目年份、按档案类型分好堆，公开的放一块，机密的放一块，项目档案、人事档案、设备档案各归各的，就跟你整理杂物间先分类一样，旧衣服放一块，旧电器放一块，别瞎堆。这里要敲黑板，电子信息部门的涉密档案一定要由单位指定的专人整理，绝对不能让外包团队碰原件，这个是红线，我给你划得明明白白了啊！

第二步：标准化扫描加工，专业的事得专业的人来干

分好类就该扫描了，电子信息部门好多超大号的工程图纸对吧？普通小扫描仪根本扫不了，得用专业的大幅面扫描仪，扫完还要做图纸矢量化处理和OCR文字识别，别弄成一坨糊图片，以后要搜关键词直接就能出来，这才叫真的电子信息部门档案数字化，不是扫完就拉倒交差。还有，破损的老档案一定要先修复再扫描，别给人家越弄越破，那咱折腾这一圈图啥呢对吧？

第三步：做好存储加密，双保险才是真的稳

扫完所有数据，不能只存在一个地方，本地加密服务器存一份，离线异地备份再存一份，就是我们土话说的"狡兔三窟"，啥停电啥病毒啥硬件坏了都不怕。密级不同的档案要做权限分级，什么级别能看什么档案，系统直接锁死，就算出问题也不会漏，安全这块绝对不能含糊，这是电子信息部门档案数字化的底线。

搞完电子信息部门档案数字化，那体验真的爽到飞起

我现在找档案是什么体验？原来找个十年前的项目图纸要仨小时，现在输入项目编号，三秒钟就调出来了，别说迎检了，就是上级临时要材料，我一分钟就能发过去，部门新来的小孩不用追着我问，自己就能找着需要的档案，我这老油条都能多摸半小时鱼，这不香吗？

好多朋友跟我说，不就是存几个档案吗，犯得着大费周章搞电子信息部门档案数字化吗？我跟你说，真犯得着。你想啊，电子信息部门攒了十几年的档案，那都是部门的核心资产啊，以前锁在档案间落灰，跟埋在地下的宝藏没区别，现在搞了电子信息部门档案数字化，直接把宝藏挖出来了，以后做新项目查以前的经验，做验收调以前的材料，哪哪都方便，那不就是给部门发展装了加速器吗？

咱说句土味实在话，一分耕耘一分收获，你把核心资产整理明白了，以后干活都顺风顺水，我作为踩过好几个大坑的过来人，真心说一句：早搞电子信息部门档案数字化，早享福，真的，谁用谁知道。