数字档案馆系统维护费全流程实操 规划记录上报核销全指南

一、前期准备：明确维护费核算范畴与必备工具

这一步是避免维护费支出混乱的基础，需10分钟完成。

1.1 梳理维护费合法合规核算范畴

• 硬件维护类：服务器/存储阵列/终端设备的配件更换、上门检测、清洁除尘（单次500元以上需单独立项）
• 软件维护类：正版杀毒软件/数据库/OA对接插件的年度续费、漏洞修复升级、功能定制（定制超1万需政府采购）
• 人力运维类：第三方驻场/远程工程师的服务费、本单位运维人员的培训教材费
• 其他杂项：数据备份介质采购、机房UPS电池检测费

1.2 准备3个零门槛工具

• 官方Excel预算模板：访问国家档案局官网https://www.saac.gov.cn/，搜索「XX省/市数字档案馆维护费预算模板」下载本地对应版本
• 票据电子化管理平台（单位必配）：用本单位统一的电子票据系统（如地方财政厅的「电子票据查验报销助手」）
• 免费开源项目管理工具：Notion（个人/小团队免费，访问https://www.notion.so/直接注册），或WPS云文档（内置项目模板）

二、预算规划：30分钟生成可上报的年度维护费表

直接用官方Excel模板填，仅修改关键数据项，无自定义风险。

2.1 基础数据核对

打开模板，先在「基础信息页」用楷体GB2312三号加粗填必填项：

• 单位全称（与公章一致）
• 系统上线时间（查档案馆系统验收报告）
• 硬件配置清单（从IT资产管理员处获取最新台账）
• 软件授权到期日（查去年的采购合同）

2.2 各模块费用计算

切换到「费用明细页」，每类费用按公式填（官方模板已预设，无需修改）：

• 硬件维护费：按IT资产原值的3%-5%计算（服务器阵列按5%，普通终端按3%）
• 软件维护费：按去年采购合同金额的15%-20%计算（漏洞修复类刚需软件按20%）
• 人力运维费：驻场工程师按当地IT运维平均月薪×12×0.8（兼职或远程按需降）
• 数据备份介质：按当前数据量的3倍×蓝光光盘/SSD单价（蓝光光盘选100GB归档级，单价约30元/张）

2.3 预算提交校验

填完后点击模板右上角的「财政校验」按钮（如果模板带宏需先启用，启用路径：Excel→文件→选项→信任中心→信任中心设置→宏设置→启用所有宏→确定），校验通过后导出PDF格式。

三、过程记录：实时同步每笔维护费支出（用Notion/WPS）

建议用WPS云文档，无需下载插件，与单位多人协作更方便。

3.1 搭建维护费支出台账模板

打开WPS云文档→新建→搜索「数字档案馆维护费支出台账」→选择第一个免费官方模板→修改表头为：

• 支出日期、票据编号、票据类型（电子/纸质）、供应商全称
• 维护内容（必填硬件/软件/人力/杂项，括号补充具体操作，比如「更换存储阵列SAS硬盘1块」）
• 费用金额、报销人、审批人、归档状态（是/否）

3.2 每笔支出的强制同步动作

• 收到电子票据后，10分钟内上传查验截图到台账附件列，截图必须包含票据号码、查验时间、查验结果「有效」
• 纸质票据拍照后，用WPS OCR识别文字，粘贴到备注列，然后扫描归档到单位档案系统
• 供应商提供服务后，必须上传维护服务单（盖供应商公章）的扫描件到附件列

3.3 自动生成月度支出汇总表

在WPS云文档台账的「汇总」工作表中，用预设函数：=SUMIF(费用明细!B:B,"202X-XX",费用明细!F:F)（把XX改成当月月份），实时更新月度总支出，与预算对比是否超支。

四、上报核销：50分钟完成全流程

严格按地方财政要求操作，不随意简化。

4.1 整理上报核销材料

• 上报材料（年度/季度末用）：年度预算表（PDF盖章版）、季度/月度支出汇总表（Excel/WPS PDF盖章版）
• 核销材料（单笔超1000元用）：票据原件（纸质）/查验打印件（电子）、维护服务单原件、验收报告（单次服务超5000元用）

4.2 线上上报流程

登录地方财政厅的「预算一体化系统」→进入「项目支出管理」→选择「数字档案馆运行维护费」项目→按提示上传上报材料→提交给财务处审核。

4.3 线下核销流程

• 把整理好的核销材料交给财务处初审→财务处初审通过后盖章→送主管部门（档案局）复审→主管部门复审通过后送财政局支付中心→支付中心审核通过后拨款
• 拨款到账后，在WPS云文档台账的「归档状态」列标记为「是」，并上传拨款凭证截图到附件列

五、年终复盘：20分钟生成下年度优化建议

这一步能帮下年度维护费申请顺利通过。

5.1 对比预算与实际支出

用WPS云文档生成「预算实际对比柱状图」（选中费用明细页的预算列和实际支出列→插入→图表→柱状图），找出超支或结余最多的模块。

5.2 列出优化建议

• 超支模块：比如硬件维护费超支，建议更换已过质保期的高频故障设备
• 结余模块：比如杀毒软件维护费结余，建议下年度更换更便宜的同级别替代产品

把对比图和优化建议整理成PDF，提交给IT资产管理员和主管部门。