加强档案机构设备管理制度建设 夯实档案管理安全运行基础

说起来这都是我前两年帮老家档案馆做标准化验收整改踩出来的血泪教训，今天掏心窝子给各位同行唠唠，谁都别像我那朋友一样，临验收了才抓瞎，差就差在没做好那事儿——啥事儿？档案机构设备管理制度建设呗！我给大家打个比方，你把整个档案机构的设备看作拉着档案宝贝的营运车队，制度建设就是这套车队的交规，没有交规，车队不乱套才怪，我这过来人已经帮你们把坑都踩遍了，今天就说点靠谱的干货。

先说说我亲眼见过的大坑，真的能把人坑哭

前两年我那发小在区县档案馆当办公室主任，迎接国家级档案管理标准化验收，提前半个月才拉我去帮着查缺补漏，我一进核心档案室转了一圈，后背直接冒凉气：三台恒温恒湿机，一台显示湿度快80%了，半个月没人调；门口放的档案消毒机，电源线都磨破皮露铜丝了；密集架轨道堆了半圈废纸，摇都摇不动；找负责人，一圈问下来，没人说这是自己管的。原来他们之前就是"谁有空谁管"，根本没定规矩，说白了就是没做档案机构设备管理制度建设，最后差点因为这项不合格，回去整改了一个月才过，花了比原来多三倍的精力，亏不亏？

别觉得这是小事儿，档案好多都是不可再生的，设备出问题，霉了纸质档案，丢了数字化数据，这个责任谁担得起？我后来还听说过另一个馆，服务器中了勒索病毒，好几年的数字化成果全没了，追根究底就是制度没说不能随便插U盘，啥人都能碰服务器，这不就是给坏人留门吗？所以说，档案机构设备管理制度建设真不是写个文件挂墙应付检查的花架子，是真能挡灾的护身符。

过来人给你划重点，就三步，照着做就不会错

第一步：给所有设备逐台"上户口"，落实专属责任人

就像车队每台车都要有行驶证、专属司机，做档案机构设备管理制度建设第一件事就是给所有设备登记造册，别偷懒漏人。

• 一般档案机构的设备分四类，你就照着分类理：环境管控类（恒温恒湿机、除湿机、温湿度计）、安全防护类（消毒设备、消防设备、监控）、加工存储类（扫描设备、服务器、密集架）、特殊载体类（胶片冷库、缩微阅读机），一台都不能落。

• 每台设备要写清：购买日期、维保周期、厂家联系方式、专属责任人，贴在设备显眼的地方，谁都能一眼看见。

我那发小整改的时候就是这么做的，整改完跟我说，原来他们有六台除湿机，之前一直以为只有五台，还有一台在杂物间堆了两年忘了开，你说坑不坑？上完户口，啥东西都明明白白，再也不会有"无主设备"了。

第二步：定好日常维保的"红绿灯"，出事不慌

交规里有红绿灯，做档案机构设备管理制度建设就得定好日常的检查流程，啥时候做啥，出问题找谁，写死了别含糊。

我给大家整理的靠谱流程，都是试过的：日检做小查，周检做中查，月检做大查。日检就是当班的每天下班花10分钟，看看温湿度对不对（专业参数给你们放这：纸质档案要求温度14-24℃，湿度45-60%，记住就行），设备有没有异响、漏水、漏电，登个记就行，不费啥功夫；周检就是查重点耗材，比如消毒机的滤芯够不够，密集架轨道有没有杂物；月检就是校准温湿度计，给设备清灰，检查线路。

红灯规则也要定死：谁发现问题谁填报修单，谁修，修好谁验收，全部签字留痕，别推锅。土味说一句就是"今天多签一个字，明天少打一架架"，真出事儿了你也说的清，对吧？我那发小说，整改完第一个月，日检就发现扫描机皮带松了，提前换了，没耽误当月10万页的数字化加工任务，这不就是制度给你兜底吗？

第三步：给新老设备分好"车道"，别一把抓

大部分档案机构都是新老设备混着用，老设备服役十几年，新设备刚买，能用一个规矩管吗？当然不行，这也是档案机构设备管理制度建设最容易忽略的地方。

老设备大多是机械部件，磨损大，就像开了十几年的老车，得缩短维保周期，半年就得拆检一次传动部件，该上油上油，该换件换件，别舍不得那俩维修费，真等密集架轴断了砸了档案，亏的是大钱；新设备大多是智能电子设备，比如智能密集架、云服务器，就得定期更固件、清缓存、杀病毒，制度里必须写死不准随便插不明U盘，专人专管，不然中个勒索病毒，你哭都没地方哭。

最后说两句掏心窝子的过来人实话

很多人跟我说，不就是个档案机构设备管理制度建设，至于这么费劲吗？我告诉你，太至于了，我见过太多图省事，最后出大事儿的例子，你把这项工作做扎实了，就是给你的档案上了保险，给你自己省了麻烦。

别搞那些空泛的大制度，就照着我说的三步来，都是接地气能落地的，我已经帮你们踩过坑了，照着做肯定没错。说白了，档案机构设备管理制度建设拼的不是文笔，是用心，你把每台设备都当自己家东西管，就不会出啥大问题，你说对吧？

今天就唠到这，都是干货，拿走不谢！