档案数字化质量差踩过坑的过来人教你四步彻底改善烂摊子

嘿各位同是“纸质档案转电子火葬场”蹲过坑的朋友！先握个爪，档案数字化质量差怎么办这句话我前两年微信搜过不下200次，打印过的解决方案比以前我妈塞给我的相亲失败话术还厚！结果踩过的雷能绕公司那个漏水的档案柜三圈半——要么字迹糊得像泡在奶茶奶盖里泡三天的打印纸，要么页码跳得比老板画的PPT大饼还离谱，要么漏扫了几页重要合同差点让公司赔了一辆帕萨特。不过没关系，经过半年多折腾+花了快半年工资请外援取经，我终于摸出一套能把烂摊子（质量差的电子档）和烂摊子制造机（要么设备菜要么人菜要么流程狗屎的操作）一起收拾明白的法子，档案数字化质量差怎么办，别急别急，听我慢慢唠，土味魔性梗配硬核小操作，绝不无聊绝不掺水！

第一步：先给烂摊子做个「档案体检表」——找出档案数字化质量差怎么办的根儿

档案数字化质量差怎么办，上来不能瞎砸钱换机器瞎培训人，就像你脸上冒痘痘不能上来就用最贵的祛痘膏，得先分清是上火痘还是内分泌痘还是螨虫痘对吧？给电子烂摊子做体检也是这个理，得搞个「档案数字化质量体检五件套」，一个都不能少！

• 第一检：糊脸度体检——把电子档放大到200%（手机电脑都能弄，不用找显微镜哈），如果连红头文件的“红”都晕成了红绿灯倒计时黄灯，如果连合同里的小数点都变成了小斑点狗的斑点，那就是“视力太差”的锅：要么扫描仪分辨率开得像老花眼戴100度近视镜（至少得开300dpi彩色！重要凭证开600！别省墨省得像守财奴抠硬币缝儿！），要么扫描仪镜头脏得像半年没擦的厨房抽油烟机罩子（别用纸巾擦！会留毛絮！要用镜头纸沾一点点专用清洁液轻轻蹭！蹭干净了哈口气吹都不行！怕口水沫子）
• 第二检：蹦迪度体检——把电子档翻一遍，看页码是不是蹦迪选手：1→3→6→8？那就是“顺序混乱”的锅：要么扫的时候纸质档案没码平页码顺序（码页码别用钢笔别用蜡笔别用荧光笔！要用铅笔！扫完擦掉！擦干净！不然扫描的时候会带印子！档案数字化质量差怎么办，细节细节细节！），要么自动识别页码的软件抽风了（抽风软件赶紧卸了！免费的不是不好用，是容易给你搞事，搞完事还找不到售后哭爹喊娘！）
• 第三检：缺胳膊少腿度体检——数一下纸质档案总页数和电子档显示页数对不对得上，差个十页八页那就是“大漏勺”的锅：要么扫的时候漏翻了（纸质档案码好别夹便签别别订书针！别别别！订书针会刮花扫描仪！便签会挡内容！漏翻那更是家常便饭，扫完一页赶紧核对一下！），要么自动装订成册的时候软件抽疯丢了几页（抽疯软件卸了+1）
• 第四检：歪瓜裂枣度体检——看电子档是不是歪的，歪得像比萨斜塔还好，歪得像喝了假酒的不倒翁可就不行了！那就是“手脚不稳”的锅：要么扫的时候纸质档案没放正扫描仪的定位框里（定位框线就是你的生命线！对齐对齐对齐！对齐不了可以手动微调一下软件里的旋转功能！但是自动旋转功能有时候会把横的竖的竖的横的瞎搞！建议扫完50页统一检查统一调！）
• 第五检：聋子哑巴度体检——看搜索栏能不能搜到合同里的关键词，比如“甲方乙方”“违约金”，搜半天搜不到那就是“没脑子”的锅：要么OCR识别软件没开识别功能（OCR识别就是把图片变成文字的魔法棒！免费的魔法棒有时候只会变成烧火棍！识别率低得离谱！重要文件用付费的！别省那几块钱！档案数字化质量差怎么办，识别率低就是最大的质量差！），要么纸质档案字迹本来就糊得像鬼画符（鬼画符的地方得用铅笔描红！描红描红描红！描得清清楚楚明明白白的再扫！扫完再用橡皮擦干净！）

第二步：把烂摊子制造机升级成「金牌档案流水线工人」——解决档案数字化质量差怎么办的人器流程

体检完了，根儿找到了对吧？接下来就是对症下药，把烂摊子制造机（设备菜、人菜、流程狗屎）一起升级！土味正能量来了啊：工欲善其事，必先利其器，器对了人对了，流程顺了，档案数字化质量差怎么办，那都不是事儿！冲鸭！奥利给！

升级第一part：换个「不瞎的眼睛」——扫描仪

很多公司一开始图便宜，买个几百块钱的家用打印机带扫描功能的就敢扫档案，档案数字化质量差怎么办，那能不差吗！家用扫描仪就像村口的王大爷戴的老花镜，看个报纸小字还行，看个红头文件合同凭证那就是白搭！过来人给你推荐靠谱的扫描仪哈：一般文件用平板扫描仪就行，分辨率至少300dpi彩色，自动双面扫描，自动进纸器至少能放50张；重要凭证用高速专业平板扫描仪，分辨率至少600dpi彩色，自动双面扫描，自动进纸器至少能放100张，还要有自动除尘、自动去除黑边、自动纠偏的功能！牌子的话，佳能、爱普生、富士施乐都可以，别买杂牌子！杂牌子售后找不到！

升级第二part：培训个「不笨的脑子」——扫描员

很多公司随便抓个前台或者实习生就敢扫档案，档案数字化质量差怎么办，那能不差吗！前台实习生连档案分类都不会，连页码顺序都码不对，能扫好吗！过来人给你培训个金牌扫描员哈： 得给扫描员培训档案分类知识（虽然不是档案学专业毕业的，但基础的分类得会吧？比如人事档案分几类？财务凭证分几类？工程档案分几类？不会的话去档案局官网查！免费的！还有详细的分类视频！） 得给扫描员培训操作流程（码页码、拆订书针、放定位框、开分辨率、开OCR识别、扫完一页核对一页、扫完50页统一检查统一调、最后归档！一步都不能少！一步都不能错！） 得给扫描员培训责任心（档案是公司的家底！家底要是丢了，老板会不会扣你工资我不知道，但我知道我前同事因为漏扫了一页重要合同差点被开除，还好后来我帮他在垃圾桶里找到了那张被当成废纸扔掉的复印件！不然现在他可能就在天桥底下卖红薯了！土味正能量又来了啊：责任重于泰山！认真工作的人最美！冲鸭！奥利给！）

升级第三part：整一套「不狗屎的流程」——SOP

很多公司扫档案完全是自由发挥，今天前台扫，明天实习生扫，后天保洁阿姨扫，档案数字化质量差怎么办，那能不差吗！过来人给你整一套不狗屎的SOP哈： 1. 档案接收：纸质档案送过来的时候，必须要有交接单，交接单上要有档案名称、档案总页数、交接人签字、接收人签字！ 2. 档案整理：接收人要先整理纸质档案，码页码、拆订书针、别回形针（别完拆哦！回形针会刮花扫描仪！）、去除便签、鬼画符的地方描红！ 3. 档案扫描：扫描员要按照SOP操作，扫完一页核对一页，扫完50页统一检查统一调！ 4. 档案质检：质检人员要按照「档案数字化质量体检五件套」检查电子档，不合格的打回去重扫！ 5. 档案归档：质检合格的电子档，要按照档案局的要求命名、分类、归档，还要备份至少两份！一份存在公司服务器里，一份存在移动硬盘里！移动硬盘要放在防火防水防盗的保险柜里！

第三步：把烂摊子（已扫的质量差的电子档）「回炉重造」——修复已有的烂摊子

体检完了，升级完了，接下来就是修复已有的烂摊子对吧？土味魔性梗又来了啊：浪子回头金不换！烂摊子回炉重造就是好宝贝！档案数字化质量差怎么办，已有的烂摊子也不能扔！扔了可惜！修复一下还能用！

• 修复第一招：糊脸变美颜——用PS或者免费的OCR识别软件带的美颜功能！不对不对是图像增强功能！比如对比度增强、亮度增强、去除噪点、去除黑边、自动纠偏！重要提醒：PS操作太复杂了，不会的话别瞎弄，瞎弄会把文件弄得更糊！用免费的OCR识别软件带的图像增强功能就行，比如ABBYY FineReader（有免费试用版！别买太贵的！重要文件用付费的！一般文件用免费试用版就行！），比如汉王OCR识别软件（也有免费试用版！）
• 修复第二招：蹦迪变乖乖排队——用Adobe Acrobat DC或者免费的PDF编辑器带的页码编辑功能！重新给PDF排页码！乖乖排队1→2→3→4→5→6！
• 修复第三招：缺胳膊少腿变完整大活人——找到纸质档案漏扫的那几页，重新扫描，然后用Adobe Acrobat DC或者免费的PDF编辑器带的插入页面功能，插进去！乖乖排队！
• 修复第四招：歪瓜裂枣变端正帅哥美女——用Adobe Acrobat DC或者免费的PDF编辑器带的旋转功能，统一调整！端正！
• 修复第五招：聋子哑巴变话痨小能手——用付费的OCR识别软件重新识别！识别率至少99%！话痨小能手随便搜！

第四步：建立「烂摊子预防机制」——从根源上杜绝档案数字化质量差怎么办的问题

回炉重造完了，接下来就是建立预防机制对吧？土味正能量又来了啊：预防胜于治疗！从根源上杜绝问题，比事后解决问题强一百倍一千倍一万倍！档案数字化质量差怎么办，建立预防机制，以后再也不用担心这个问题了！冲鸭！奥利给！

• 预防第一招：定期给扫描仪做「spa」——每周用镜头纸沾一点点专用清洁液轻轻蹭一下扫描仪镜头！每月用吸尘器吸一下扫描仪自动进纸器里的灰尘！spa做得好，扫描仪寿命长，扫描出来的文件质量好！
• 预防第二招：定期给扫描员做「培训和考核」——每月给扫描员培训一次档案分类知识和操作流程！每季度给扫描员做一次考核！考核不合格的扣奖金！考核合格的发奖金！土味正能量又来了啊：有奖有罚，公平公正！认真工作的人有糖吃！
• 预防第三招：定期给电子档做「体检」——每月给新扫的电子档做一次「档案数字化质量体检五件套」！每季度给所有电子档做一次抽查！抽查不合格的打回去重扫！
• 预防第四招：定期给电子档做「备份」——每月给公司服务器里的电子档备份到移动硬盘里！移动硬盘要放在防火防水防盗的保险柜里！每年还要把电子档刻成蓝光光盘！蓝光光盘也要放在防火防水防盗的保险柜里！

好了好了，唠了这么多，档案数字化质量差怎么办，你应该学会了吧？总结一下哈：先给烂摊子做体检，找出根儿；再把烂摊子制造机升级成金牌流水线工人；然后把已有的烂摊子回炉重造；最后建立烂摊子预防机制。就这四步，一步都不能少！一步都不能错！土味魔性梗配硬核小操作，绝不无聊绝不掺水！过来人的经验之谈，踩过的雷能绕公司漏水的档案柜三圈半，你要是不听我的，下次漏扫了合同赔了钱，可别来找我哭爹喊娘哈！好了，今天就唠到这儿，我要去帮公司新招的前台实习生扫档案了，下次见！拜拜！冲鸭！奥利给！